Impuesto de Sociedades: cumple con los requisitos formales para deducir los gastos

El trabajo del contable, en ocasiones, va más allá del registro contable de los gastos de las empresas, asemejándose al de detective, ya que no todos los gastos que se pagan, ni todas las facturas que pasan por encima de su mesa, son gastos que se puedan deducir en el Impuesto de Sociedades, debiendo hilar muy fino y saber si estos gastos han sido necesarios para la obtención de ingresos, sin que tengan la consideración de liberalidad.

Si la empresa ha tenido un buen ejercicio y ha cerrado con beneficio, la deducibilidad de los gastos cobra mayor importancia, ya que se pueden dejar de deducir cantidades importantes de gastos por una deficiente documentación de estos.

Requisitos que deben de cumplir los gastos para ser deducibles en el Impuesto de Sociedades

No todos los gastos son deducibles, sino solo aquellos que cumplan los criterios y requisitos determinados por la Ley del Impuestos sobre Sociedades (TRLIS), que son los siguientes:

• Deben de estar contabilizados, imputándose contablemente en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio o en una cuenta de reservas si así lo establece una norma legal o reglamentaria, a excepción de lo previsto respecto de los elementos patrimoniales, que puedan amortizarse libremente y demás supuestos en los que la normativa expresamente indique que no es necesaria su imputación contable.
• Que estén justificados. Es imprescindible que el gasto se encuentre debidamente justificado: factura completa, nóminas, recibos, escritura pública, etc. La factura deberá cumplir los requisitos recogidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Facturación.
• Que se imputen en el ejercicio correspondiente. Como norma general, los gastos deducibles se deben imputar en el período impositivo en que se devenguen. En el TRLIS se recogen, entre otras, dos excepciones que permiten imputar fiscalmente los ingresos y gastos en el período impositivo en el que se hayan contabilizado, siempre que de ello no se derive una tributación inferior a la que hubiere correspondido si se hubiera imputado en el período de su devengo. Las excepciones son las siguientes:

– Los gastos contabilizados en la cuenta de pérdidas y ganancias en un período impositivo posterior al de su devengo.

– Los ingresos contabilizados en la cuenta de pérdidas y ganancias en un período impositivo anterior al de su devengo.

• Que haya una correlación con los ingresos. Para poder ser considerados deducibles, los gastos deben estar enfocados directamente a la obtención de ingresos, sin que tengan la consideración de liberalidad, en cuyo no caso no serían deducible.

Por lo tanto, solo tendrán la consideración de gastos fiscalmente deducibles a efectos del Impuesto sobre Sociedades aquellos gastos contables que correspondan a operaciones reales, estén correlacionados con la obtención de ingresos, estén debidamente contabilizados, hayan sido imputados temporalmente en el ejercicio correspondiente, salvo las excepciones previstas, y estén debidamente justificados.

Gastos fiscalmente no deducibles en el Impuesto de Sociedades

La normativa del Impuesto sobre Sociedades recoge expresamente como gastos no deducibles en su artículo 15 las siguientes partidas:

• La retribución de los fondos propios de la sociedad: reparto de dividendos, fondos de pensiones, primas de asistencia a juntas, etc.
• Gastos derivados del propio Impuesto de Sociedades.
• Multas y sanciones, tanto penales como administrativas.
• Pérdidas en el juego.
• Los donativos y liberalidades tampoco son deducibles con carácter general. No obstante sí serían deducibles los gastos por atenciones a clientes o proveedores, aquellos que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa, los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios y los que se hallen correlacionados con los ingresos.

No obstante, los gastos por atenciones a clientes o proveedores serán deducibles con el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo.

No se consideran liberalidades las retribuciones a los administradores por el desempeño de funciones de alta dirección, u otras funciones derivadas de un contrato de carácter laboral con la entidad.

• Los gastos desproporcionados derivados de la extinción de la relación laboral, común o especial, o de la relación mercantil, cuando excedan de ciertos límites.
• Los gastos financieros devengados en el período impositivo derivados de deudas con entidades del grupo según los criterios establecidos en el artículo 42 del Código de Comercio.
• Los gastos de servicios correspondientes a operaciones realizadas, directa o indirectamente, con personas o entidades residentes en países o territorios calificados como paraísos fiscales, o que se paguen a través de personas o entidades residentes en estos, excepto que el contribuyente pruebe que el gasto devengado responde a una operación o transacción efectivamente realizada.
• Los gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico.
• Los gastos correspondientes a operaciones realizadas con personas o entidades vinculadas que, como consecuencia de una calificación fiscal diferente en estas, no generen ingreso o generen un ingreso exento o sometido a un tipo de gravamen nominal inferior al 10%.

El correcto registro de los gastos, de cara a deducirlos en el Impuesto de Sociedades, es muy importante, debiendo cumplirse con los criterios y requisitos reglamentariamente establecidos, ya que dejar de incluir gastos deducibles puede supondrá un mayor pago de Impuesto de Sociedades, aunque por otro lado, si se deducen gastos que no cumplen los requisitos legales o expresamente calificados no reducibles, nos arriesgamos a ser penalizados con multas por parte del fisco, que pueden llegar a ser muy elevadas.