Por qué necesitas un contable a la hora de implementar un ERP en tu empresa

En este post reflexionaremos sobre los cambios que aporta implementar un ERP tanto para la empresa como para el equipo contable/financiero.

• El área financiera de una empresa actúa como catalizadora del cambio y supone beneficios para todos los departamentos.
• Descubre por qué la figura del contable o financiero es vital en el proceso de implementar un ERP en la organización.

¡TUITÉALO! Te contamos la importancia de la perspectiva financiera a la hora de implementar un ERP en tu empresa.

Si eres el/la responsable del área contable-financiera de tu empresa, estás de enhorabuena. ¿Por qué? Porque vas a pasar de pedir a recibir. Porque vas a liderar un cambio vital para para tu empresa, pero, sobre todo, para ti y tu equipo.

Es el cambio, el cambio continuo, el cambio inevitable, el factor dominante de la sociedad actual», dijo Isaac Asimov.

Hay muchísimas más frases, de muchos personajes de la historia, que hablan sobre el cambio sea del tipo que sea. Pero Asimov, como humanista, científico y visionario futurista, es quien más utiliza, en muchas de sus obras, el concepto del cambio como elemento clave en el progreso de la Humanidad.

Y es que la gestión del cambio es un tema apasionante, extenso, del que podríamos estar hablando horas y horas.

En las empresas, es importante y vital tener asumida la gestión del cambio de forma permanente. Si no es así, el tren de la competitividad pasa de largo y el estancamiento puede llevar al fracaso.

Dentro de esa gestión del cambio en una empresa, está el usar las mejores herramientas para dar respuesta a las necesidades de ese cambio. Implementar un ERP o sustituir un ERP por otro que aporte nuevas mejoras al cambio, es, per se, uno de los cambios que más afectaran a toda la organización.

Adquirir o cambiar un ERP puede llegar a ser un proceso difícil y doloroso, pero convivir con un sistema de gestión ineficiente puede convertirse en el peor de nuestros enemigos.

La figura del contable como punto clave para implementar un ERP

• Su visión global de la empresa.
• Por tener que aportar datos vitales.
• Porque tiene que anticiparse a posibles situaciones de riesgo.
• Por ser muchas veces el nexo dentro de la organización.
• Etc.

Estas son las claves por las que el /la contable o el/la responsable financiera es la persona idónea para liderar la gestión del cambio ligado a implementar un ERP o Cloud ERP.

Aunque eso conllevará un gran cambio por sí mismo en sus actividades y atribuciones habituales, funciones actuales y futuras, modus operandi, etc. En lenguaje coloquial diríamos, que “le ha tocado la china” o hasta “le ha tocado la lotería”. Eso ya se verá.

Es el momento en el que hay que aprovechar para integrar la máxima información posible generada por todos los departamentos y que deban nutrir a necesidades para la gestión contable/financiera, tesorera, analítica, impositiva, estadística, etc.

Hay que ser “egoísta” en este sentido y llegar a reclamar que las funcionalidades del ERP a implantar ayuden al área contable/financiera para pasar de pedir a recibir y con ello, a dejar de hacer tareas repetitivas, manuales, usar excesivamente el Excel, etc. Es decir, aportar valor añadido desde una perspectiva más analítica y productiva.

Como conocedor/a de la empresa, la figura del contable tendrá que exigir que el ERP aporte ese plus de productividad, de análisis, de visión global de la situación de la empresa. Habrá que solicitar disponer de indicadores de negocio o KPI’s claves, que ayuden a ese plus de mejora.

Habrá que ser participativo en el análisis e implantación del ERP y, además, hacer partícipes a todos los integrantes de la empresa, dirección incluida. Quién mejor que la figura del/la contable para aunar a los responsables y a los empleados en una causa común y transformadora en positivo para la empresa.

Está claro que para el área contable/financiera se le viene encima un gran cambio, que a la vez deberá saber liderar y asumir:

• Tendrá que evolucionar hacia nuevos roles y tareas como la generación de informes específicos para dirección.
• Elaborar y optimizar nuevos circuitos de gestión.
• Actuar más como analista y asesor informativo.

Es un excelente momento para potenciar áreas tan importantes como las predicciones de tesorería (tendrá información más rápida, más exacta y fiable) y en las de seguimiento de presupuestos. Todo ello, con todas las perspectivas de análisis posible.

Nuevos roles, nuevas funciones, responsabilidades más exigentes, etc., todo un extraordinario y apasionante reto.

Beneficios para toda la organización

Según el nuevo estudio Pequeñas empresas, grandes oportunidades de Sage, un 56 % de los encuestados prevén que la cifra de inversión en tecnología aumente hasta en un 20 % en 2022. En primer lugar, para mejorar su relación con los clientes (38 %), para mejorar la gestión del tiempo (37 %) y para diversificar la oferta (32 %).

Cabe también indicar que más de un 55% lo relacionan a la mejora de la productividad y deciden adoptar un programa ERP ligado al ROI: la rentabilidad futura que vas a obtener.

Eso queda muy bien decirlo, pero es un concepto tan subjetivo, tan personal de cada organización, que es complejo detallarlo de forma generalista. Lo que sí está claro es que cambiar por cambiar, sin más, no lleva a nada. En los propósitos de la gestión de cambio deben estar muy claramente evaluados los motivos para ese cambio y que lo que se persigue al final es hacer el trabajo más rápido, fácil y mejor para toda la organización.

Propósitos de la gestión de cambio

Entre los muchos beneficios que aporta a toda la empresa, destacaremos:

• Disponer de bases de datos compartidas entre todos los departamentos de la empresa.
• Mejorar procesos operativos de toda índole (cada caso es cada caso).
• Evitar cuellos de botella optimizando los circuitos de aprobación de documentos.
• Automatizar tareas manuales repetitivas.
• Facilitar la integración entre la cadena de suministro, producción y ventas evitando roturas de stock.
• Impulsar la comunicación y coordinación a nivel interno y externo.
• Tener acceso a nuevos y mejores informes analíticos y de negocio.
• Aumentar la seguridad y consistencia de los datos.
• Etc.

Beneficios para el departamento contable

Y en especial, entre los muchos beneficios para el equipo contable/financiero:

• Cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales y normativas.
• Visión contable analítica con roturas por zonas, departamentos, secciones, delegaciones, etc., sin “despeinarse”. Es decir, a un simple golpe de clic y sin necesidad de usar Excel.
• Disponer de trazabilidad de la información. Sea contable, de gestión, etc., vamos, desde donde se inicie hasta su final. No tener que pedir datos. Ser autosuficiente.
• Olvidarse de muchas rutinas manuales diarias o habituales (entrada de asientos, cálculos especiales, listados varios, etc.) El ERP lo hará por nosotros sin tener que estar pendientes.

Pero, sobre todo, si se ha hecho bien el trabajo de acompañamiento en el análisis y puesta en marcha de la solución, es saber que toda la información que se genera y dispone es única y correcta. En definitiva, que tus informes, recomendaciones y decisiones estén sustentadas en datos contrastados. No sabes la tranquilidad que eso significa. Eso sí que es productividad.

Los ERP’s como herramientas de aplicación y seguimiento del cambio

Ya hemos dicho anteriormente que implementar un ERP es un gran cambio dentro del cambio. Y que, por lo tanto, necesita de un “maestro/a de orquesta” para coordinarlo todo.

Y hablando sobre la gestión del cambio y de su aplicación, nos hemos centrado sólo en una de sus consecuencias: adoptar soluciones. Un ERP es eso: una solución que aporta respuestas de mejora dentro de todo lo que se haya decidido hacer en ese gran, medio o pequeño cambio en nuestra empresa.

La importancia de realizar el seguimiento

Una vez superadas las fases de análisis e implantación del sistema, habiendo terminado la curva de aprendizaje, realizada la adaptación a los nuevos procesos internos y también a diferentes escenarios de uso, se espera que, todo ello, haya producido mejoras sustanciales en relación con los objetivos de ese cambio, ¿no?

Pues ahora lo que toca es hacer un seguimiento o evaluación de lo conseguido. Porque el éxito de ese cambio está en “medir” si realmente ha valido la pena el esfuerzo, inversión, etc., y si se han conseguido las metas previstas.

Y es, de nuevo, la figura del/la responsable contable/financiero quien debería llevar a cabo las tareas de evaluar el retorno del impacto sobre las decisiones y medidas adoptadas.

Qué debes medir y cómo

Veamos algunas de las acciones que se deberían llevar a cabo tras implementar el ERP:

1. Evaluar el cumplimiento de los requerimientos de mejora en las que el ERP debía de dar respuesta.
2. Evaluar que los procesos internos no sólo se han sostenido, sino que han mejorado y que la organización ha aumentado en eficacia.
3. Evaluar si aún habiéndose cumplido los objetivos, quedan proyectos de mejora y valorarlos tanto por su cantidad o por el índice de mejora que supondrían.
4. Escuchar/encuestar o llevar a cabo un estudio de desempeño de los integrantes de la organización (también extensible a los clientes). Será un valor muy importante para conocer sus puntos de vista al respecto.
5. Comunicar internamente los éxitos y los fracasos de todo este proceso de cambio.

Para el punto 1 y 2 el ERP puede aportar mucha información si lo hemos tenido en cuenta en su fase de despliegue. Ya que, si se han creado indicadores o KPI clave para analizarlo, nos ayudarán a medir si la ejecución de ciertas actividades vitales del negocio, nos aportan los resultados que esperábamos.

Es decir:

• ¿Mejoramos en tiempo de respuesta en la entrega de pedidos?
• ¿Reducimos en costes logísticos?
• La información interna, ¿es más ágil, accesible o rápida ahora?
• Cualquier colaborador… ¿puede dar respuesta sobre un dato a un cliente o proveedor?
• ¿Cumplimos mejor y en tiempo y forma con las obligaciones legales y normativas?
• ¿Hemos logrado ser más eficientes en el área contable/financiera?

Retos en la medición de resultados

Para el punto 3 ya es más difícil que el ERP nos aporte información al respecto. Tenemos que analizar cada uno de los requerimientos tanto del proyecto de cambio como los solicitados en el proceso de implantación. Así como chequear lo realizado o conseguido y lo que no.

En resumen, habrá que investigar qué funcionalidades han quedado en stand-by o en proceso de desarrollo. También saber en cómo nos afectan, es decir, si son vitales o no. Más que nada para evitar esfuerzos innecesarios o colaterales. Y, en su caso, abordar los que aporten mejoras sustanciales.

El punto 4 es crucial. El conocer cómo ha mejorado o no el desempeño de nuestros colegas, desde la cercanía y transparencia, es saber realmente cómo late nuestra empresa, nuestra organización. Y hay mucho para luego sacar conclusiones.

Tan importante es cómo evaluarnos internamente, que comunicarlo externamente a nuestros clientes, proveedores y colaboradores externos con el fin de que sepan que nos preocupamos por mejorar y cambiar para ofrecer mejores servicios. Por ello, preguntar a clientes, realizando encuestas o aprovechando en cada interacción (visitas, llamadas telefónicas de servicio, WEB, etc.), no sólo nos aportará valiosa información, sino que nos posicionará como una empresa que avanza.

Y sí, nuevamente la comunicación es vital en el punto 5. En este caso la interna. Y aquí, nuevamente el ERP nos puede ayudar a ello usando su plataforma comunicativa. El ser transparentes, es una máxima.

En definitiva, hay que informar tanto de lo positivo como de lo tan positivo. Con rigor, con datos, con fundamento. Sin ser vehementes, pero acertados exponiendo lo positivo, ni hacernos el “harakiri” con aquello que no hayamos podido conseguir.

Hay que recordar que la gestión de cambio es continua, y que siempre hay margen de mejora.