Qué libros se tienen que legalizar en el registro mercantil

Una vez finalizado el ejercicio social, la próxima etapa del calendario del cierre contable la tenemos el 30 de abril, con la legalización de los libros contables.

• Conoce en este artículo qué libros tienes que legalizar en el Registro Mercantil
• Te explicamos cómo legalizar telemáticamente tus libros de contabilidad.

Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios se deben de cumplimentar en soporte electrónico y deben ser presentados para legalizar en el Registro Mercantil.

La presentación en el registro debe realizarse por vía telemática, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

¡COMPÁRTELO! Estos son los libros contables que una empresa debe legalizar en el Registro Mercantil por vía telemática.

Los libros contables se legalizan para que no se puedan alterar los apuntes contables con posterioridad a su legalización, por lo que su valor es probatorio frente a tribunales u organismos públicos.

Una vez legalizados los libros su custodia es responsabilidad del empresario.

¿Qué libros se tienen que legalizar en el Registro Mercantil?

Todo empresario deberá llevar los siguientes libros, que deberán ser legalizados en el Registro Mercantil.

• Un libro de inventarios y Cuentas Anuales (Art. 25 Código de Comercio).
• Un libro Diario (Art. 25 Código de Comercio).
• Un libro de actas de las Juntas generales y de los órganos colegiados de la sociedad (Art. 26 Código de Comercio y 106 RRM).
• Un libro Registro de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas).
• Un libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas) (art. 27 y 28 CCo).
• Libro Registro de contratos (Sólo Sociedades Unipersonales) (art. 16 LSC).

¿Cómo legalizar telemáticamente los libros de contabilidad?

El artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre de 2013, bautizado como la “Ley de Emprendedores”, modificó el procedimiento de legalización de los libros oficiales, de manera que ya sólo se pueden legalizar los libros una vez cumplimentados en soporte electrónico.

Para la legalización telemática a través del programa Legalia, debemos tener un certificado reconocido (firma digital) y se debe de estar abonado como usuario de la página del Colegio de Registradores.

Una vez rellenados todos los datos de los libros, hay que entrar en la plataforma de envío de la página del Colegio de Registradores, accediendo con certificado, y luego seguir los pasos que se detallan en el manual de ayuda de para la presentación telemática de libros.

Una vez recibidos los libros en el Registro, este procederá a su tratamiento, enviando vía telemática una acreditación de haber procedido a su legalización en la fecha que se indique en su presentación. O bien se le hará saber, del mismo modo, que la presentación se ha calificado como defectuosa, si fuera el caso.

¿Qué consecuencias puede acarrear a una empresa no legalizar los libros contables o hacerlo fuera de plazo?

En el caso que la legalización se solicitase fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro fichero de legalizaciones. 

Sin embargo, la no legalización de los libros contables no trae consigo sanciones, por lo que salvo que los libros sean requeridos por alguna parte interesada en algún pleito, su no legalización puede no traer consecuencias para la empresa.  No obstante, como es una obligación mercantil, es aconsejable cumplir con la normativa y proceder a su legalización.

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Además, para facilitar la creación de los libros a legalizar es conveniente contar con un buen software contable.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.