Aspectos significativos del segundo borrador del Reglamento de Facturación Electrónica

En esta entrega de la serie de artículos de la campaña «Get Ready. La nueva factura», y como parte del equipo de Legal Changes Ambassadors de Sage, analizamos los cambios clave que introduce el segundo borrador del Reglamento de Facturación Electrónica, con un impacto directo en asesorías, despachos profesionales y pymes de todo el país.

• El segundo borrador del Reglamento de Facturación Electrónica ya está disponible para consulta y revisión.
• Analizamos los puntos clave que marcarán el futuro de la digitalización empresarial en España.

Ya ha salido a la luz pública el segundo borrador del Reglamento de Facturación Electrónica sometido a trámite de audiencia pública. Hasta el 7 de abril de 2025, se podían hacer matizaciones y propuestas a la Administración por parte de los agentes económicos, sociales y tecnológicos para mejorar el texto inicialmente propuesto. 

Una vez finalizado el plazo y tras un, esperemos, breve periodo de tiempo, tendremos Reglamento de desarrollo por el que empezarán a contar los plazos para la obligatoriedad de la extensión de la factura electrónica en el entorno B2B.

El nuevo Real Decreto sobre la factura electrónica obligatoria representa un hito en la modernización de las transacciones comerciales en España. Esta medida busca: 

• fortalecer la economía; 
• reducir la morosidad;
• y avanzar en la digitalización empresarial. 

A continuación, analizamos sus aspectos clave y el impacto esperado.

COMPARTE ¡Ya está aquí el segundo borrador del Reglamento de Facturación Electrónica! En este artículo te contamos los puntos clave que no puedes perderte. 

CONTENIDO DEL POST

Importancia de la factura electrónica

Las pequeñas y medianas empresas (Pymes) constituyen el 99% del tejido productivo español y dependen de una liquidez adecuada para su sostenibilidad. 

Además, la morosidad comercial ha sido un problema recurrente, afectando la rentabilidad y supervivencia de muchas de ellas. 

Con la obligatoriedad de la factura electrónica, se busca mejorar la transparencia en los plazos de pago y fomentar una cultura de cumplimiento empresarial.

Además, esta iniciativa refuerza la lucha contra el fraude fiscal y simplifica las obligaciones del IVA, mejorando la calidad de los datos tributarios. También impulsa la digitalización, optimizando la gestión administrativa y reduciendo costes operativos para las empresas.

Ámbito de aplicación y excepciones

La factura electrónica será obligatoria en todas las transacciones entre empresarios y profesionales en España. Sin embargo, se contemplan excepciones para facturas simplificadas y operaciones en las que el destinatario no tenga sede en el país. También podrán establecerse exenciones temporales o definitivas por orden ministerial.

Funcionamiento dual del sistema de factura electrónica

El nuevo sistema se estructurará en dos modalidades:

• Plataformas privadas que cumplan con los requisitos del Real Decreto.
• Solución pública gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, que servirá también como repositorio de facturas.

Los empresarios podrán elegir entre ambas opciones o combinarlas. En caso de usar plataformas privadas, deberá enviarse una copia electrónica a la solución pública en formato UBL (Universal Business Language). Este es un formato estándar para documentos comerciales en formato XML. 

Interoperabilidad y seguridad

Las plataformas privadas deberán garantizar la conversión entre distintos formatos de factura (CII, UBL, EDIFACT, Facturae) y permitir su intercambio con otras plataformas. Además, se establecen requisitos estrictos de seguridad, incluyendo certificaciones como ISO/IEC 27001.

Estados de la factura y obligaciones de información

Los destinatarios estarán obligados a informar al emisor sobre la aceptación o rechazo de la factura, así como del pago efectivo. 

Por otro lado, esta información deberá remitirse en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo fines de semana y festivos nacionales. Además, el pago deberá comunicarse obligatoriamente a la solución pública.

Supervisión y control de la morosidad

La AEAT compartirá información sobre plazos de pago con el Ministerio de Economía y el de Industria. Periódicamente, se elaborará un listado de empresas que incumplan los plazos establecidos, reforzando la transparencia y la rendición de cuentas.

Beneficios de la factura electrónica

1. Mayor transparencia: permite conocer en tiempo real el estado de los pagos y plazos de cumplimiento.
2. Reducción de costes: elimina gastos en papel, impresión y envío de facturas físicas.
3. Menos errores: disminuye la posibilidad de errores humanos y facilita la automatización de procesos.
4. Sostenibilidad: contribuye a la reducción del uso de papel y promueve prácticas ecológicas en la gestión empresarial.

Calendario de implementación según el segundo borrador del Reglamento de Facturación Electrónica

Una de las novedades más importantes radica en el plazo de inicio de la obligación. La transición hacia la factura electrónica será gradual como estaba inicialmente previsto, sin embargo, no empezará a contar desde la publicación del Reglamento, será la Orden Ministerial la que ponga el cronómetro en inicio. Es decir, los plazos siguen quedando de la siguiente forma:

• Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: un año después de la aprobación de la orden ministerial.
• Resto de empresas y profesionales: dos años después de la aprobación de la orden ministerial.

La entrada en vigor dependerá de la obtención de una excepción en la normativa comunitaria del IVA o de que esta deje de ser necesaria.

Desafíos y consideraciones

Si bien la factura electrónica ofrece numerosas ventajas, también presenta retos:

• Adaptación tecnológica: algunas empresas pueden enfrentar dificultades en la transición a sistemas digitales.
• Capacitación del personal: es esencial formar a empleados en el uso de nuevas plataformas de facturación.
• Coste inicial: aunque la digitalización reduce costes a largo plazo, su implementación inicial podría representar una inversión significativa. 

Cabe resaltar en este punto, que las Administraciones Públicas pondrán a disposición fondos vía subvención para facilitar en la medida de lo posible una ayuda en los costes de formación y adaptación tecnológica que exige la digitalización. 

Estas ayudas podrán ser conocidas, como por ejemplo el Kit Digital o el Kit Consulting, si bien es cierto que nacerán otras con fondos europeos, nacionales, autonómicos o de corporaciones locales. 

A modo de síntesis, sabemos que la implementación de la factura electrónica B2B marca un antes y un después en la gestión empresarial en España. Esta medida mejorará la eficiencia operativa, reducirá la morosidad y fortalecerá el control fiscal. Las empresas deben prepararse para adaptarse a este nuevo sistema, asegurando su cumplimiento y aprovechando los beneficios de la digitalización.

Es fundamental seguir de cerca el desarrollo de la analizada norma, ya que su aprobación determinará los plazos de implementación definitiva de la factura electrónica en el ámbito empresarial.

CONTENIDO RELACIONADO

Sigue leyendo para descubrir más estrategias de los Legal Changes Ambassadors de Sage sobre cómo preparar tu asesoría para la nueva era de la facturación electrónica.

• Facturación electrónica y software de doble uso, hacia un nuevo escenario
• Verifactu, ventajas y desventajas del Gran Hermano tributario
• Colaboradores tecnológicos para el cumplimiento normativo
• Asesor fiscal, figura clave en el proceso hacia la facturación electrónica