Transformación digital: ¿cómo llevar a cabo la gestión financiera en la era tecnológica?

La era digital ha llegado para transformar tu negocio definitivamente: descubre qué herramientas necesitas para que tu empresa no se quede atrás.

Detente a pensar por un instante cómo era tu jornada de trabajo hace una década y cómo es hoy en día.  Para comenzar, no había smartphones ni aplicaciones, y el acceso remoto a contenidos era un privilegio de pocas personas.

La transformación digital también está afectando a la gestión financiera.

El SII, la factura electrónica, la muerte del papel en el trato con la administración pública, el intercambio electrónico de información con tus clientes, proveedores y bancos, la obtención de información relevante para poder tomar decisiones, y así podríamos citar cientos de ejemplos, si todas estas nuevas tareas no están automatizadas y los usuarios las tienen que gestionar manualmente tareas rutinarias que no aportan valor añadido se pierde un tiempo precioso en la empresa que repercute en su competitividad.

Bienvenido a la era de la centralización de la información

• Ya han quedado atrás aquellos tiempos en que las empresas trabajaban internamente como silos aislados. Antiguamente, cada sector tenía su base de datos, generaba sus propios informes y, a no ser que hubiese una necesidad imperante, los datos no se cruzaban. Las empresas modernas operan bajo una base de datos única, accesible para todos los sectores, aunque en distintos niveles jerárquicos.
• Gracias a esta centralización de la información se pueden obtener más cruces de datos e informes detallados en tiempo real, como nunca antes se había visto. El mayor mérito de las empresas de éxito no reside en la recopilación o el almacenamiento de esa información, sino que reside en la capacidad de conseguir comprenderla, decodificarla y tomar las mejores decisiones basadas en esos datos.

Una visión centralizada

• Recuerda que los silos son cosa del pasado. Como el acceso a la información es global y puede realizarse desde cualquier lugar, los gestores tienen que trabajar con estas cifras, analizando las perspectivas de negocio en función de la coyuntura del mercado. ¿Es mejor un enfoque agresivo o conservador? ¿Es mejor hacer inversiones o pisar el freno? Decisiones como estas no son sencillas, pero existen ayudas para poder tomar la decisión correcta.
• Esto hace además que quien gestiona la información tenga que conocer «de todo un poco», es decir, que tienen una necesidad cada vez mayor de tener acceso a una visión centralizada. Una elección dentro del marketing puede afectar al sector de I+D y, en consecuencia, también a las políticas de recursos humanos a medio y largo plazo. Es necesario pensar todo bien para que exista coherencia e integración.

Menos es más: cada detalle importa

• La idea de que «menos es más» se puso de moda cuando Apple, bajo la dirección de Steve Jobs, apostó por el minimalismo en sus productos, disminuyendo incluso la cantidad de funciones disponibles en la cartera para los consumidores. En otras palabras, lo que queremos decir es que tenemos que hacer más consumiendo menos recursos.
• Bajo el punto de vista financiero, esto se traduce en un control más estricto de las partidas de producción, reduciendo la mano de obra necesaria, los gastos de materiales, el tiempo de almacenamiento de las existencias, los plazos de producción y los recorridos en las rutas de distribución. Es prácticamente imposible hacer todo esto de forma eficiente sin contar con la ayuda de programas de software específicos.

Acceso remoto a la gestión financiera

• Entre todos los aspectos que pueden beneficiarse de la automatización en tu empresa, la gestión financiera es sin duda uno de los más importantes. Los programas de software específicos, como Sage X3, permiten registrar todas las operaciones de entrada y salida, ofreciendo a los gestores una visión global del flujo de caja en tiempo real.
• Además de ser una manera más eficiente de enviar información  a tributos, tasas e impuestos, evitando el pago de sanciones innecesarias derivadas de los atrasos, también es una forma inteligente de calcular los activos disponibles para inversión y de comprender cuál es la mejor manera de tratar los gastos diarios para poder optimizar los ingresos.

Una solución web siempre a tu alcance

Disponer de una solución web te permite obtener tres beneficios:

1. primero, poder interactuar cuando y donde quieras, movilidad absoluta, no estarás sujeto a ninguna oficina.
2. segundo, incremento de productividad, reduciendo las posibilidades de cometer errores;
3. tercero, la automatización de tareas hará que tus colaboradores pasan a actuar de forma más analítica, dejando de lado un trabajo operacional más rutinario.

La suma de estos factores, además de los beneficios que aporta disponer de una plataforma web , hace que todos los profesionales que se encargan de las finanzas de la empresa puedan acceder a esa información en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren o del dispositivo que tengan entre manos. Un simple smartphone puede resolver el problema, lo que reduce drásticamente los costes operacionales.

Ha llegado la hora de que transformes tu empresa

Cuando surgen nuevas tecnologías en el mercado, aquellos que tienen la oportunidad de tener acceso a la misma en un primer momento acaban obteniendo una ventaja competitiva. Esta ventaja puede aumentar la facturación y reducir los costes para desmarcarse de la competencia.  Sin embargo, a medida que pasa el tiempo los costes de acceso a las tecnologías se reducen, más empresas se suman a la nueva tecnología y los márgenes de beneficio disminuyen.

Necesitas tener claro dónde se encuentra tu empresa en esta ecuación. ¿Tu empresa está en condiciones de estar por delante de las demás, destacando como empresa innovadora? ¿Tu empresa está en condiciones de ser una «early adopter», es decir, una empresa que adopta las nuevas tecnologías después de su lanzamiento (y está dispuesta a asumir los riesgos subyacentes)? ¿O tu compañía está desfasada y va detrás de la competencia para poder alcanzar su ritmo?

Independientemente de tu respuesta, cuando se trata de adopción de nuevas tecnologías, es necesario actuar con rapidez. La solución que resulta más eficaz hoy en día puede ser superada mañana mismo. Por este motivo es necesario estar conectado con las novedades y adoptar las tecnologías que tienen sentido para el desarrollo de tu negocio.

Para ello, es necesario realizar planificaciones y estudios continuamente, pero se trata de un camino sin retorno: la transformación digital ha venido para quedarse.