Légal & Réglementation

Logiciel de caisse conforme : vos obligations pour 2026

Mise en conformité 2026 : votre logiciel de caisse passe-t-il le test ? Inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage… l’administration fiscale ne laisse rien au hasard. Pour vous aider à y voir clair, nous avons décrypté les 4 critères de conformité que doivent respecter les solutions qui s’offrent à vous. Suivez le guide.

8 avril 20266 min de lecture

Pascal Jousset

Pour être conforme, votre logiciel de caisse doit respecter certains critères techniques et sa conformité doit pouvoir être justifiée. Loin d’être une simple contrainte, cette obligation peut aussi constituer un levier de performance et de modernisation pour votre entreprise. Suivez nos conseils pour assurer votre conformité !

Un outil garant de la sécurité des données
L’obligation d’utiliser un logiciel conforme
Les 3 étapes de votre mise en conformité
Un levier de modernisation et de transparence

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Un outil garant de la sécurité des données

Un logiciel ou système de caisse est un système informatique enregistrant les données relatives aux règlements de manière extra-comptable. En d’autres termes, il empêche toute modification ou suppression de données une fois qu’elles sont enregistrées.

Son rôle : lutter contre la fraude à la TVA et la falsification des paiements.

4 critères de conformité à respecter

Comme le dispose l’article 286-I-3 bis du Code général des impôts, le système de caisse doit respecter 4 conditions pour être conforme.

Inaltérabilité : les données relatives aux paiements ne peuvent pas être altérées après leur validation.
Sécurisation : le système garantit la sécurité des données d’origine, des éventuelles modifications et des justificatifs (tickets de caisse, factures, etc.).
Conservation : les données sont conservées pendant une durée minimale légale et dans un format qui permet leur lecture par l’administration.
Archivage : les données doivent être enregistrées selon une certaine périodicité, au maximum tous les ans ou tous les exercices. Leur intégrité doit également être garantie dans le temps et l’archivage doit être horodaté et scellé.

Le choix entre deux solutions de conformité

En tant que professionnel, vous avez le choix entre deux solutions pour respecter votre obligation d’usage d’un logiciel de caisse conforme :

Utiliser un logiciel certifié par un organisme accrédité : seuls le certificat Afnor NF525 délivré par Infocert et le certificat LNE délivré par le Laboratoire national de métrologie et d’essais sont reconnus par l’administration.

Utiliser un logiciel accompagné d’une attestation individuelle de conformité délivrée par l’éditeur : à défaut d’un logiciel certifié NF525 ou LNE, vous pouvez utiliser un logiciel pour lequel l’éditeur a lui-même fourni une attestation individuelle attestant la conformité de l’outil.

Pour rappel, la loi de finances pour 2025 prévoyait de supprimer la possibilité d’utiliser un logiciel accompagné d’une attestation de l’éditeur : seuls les logiciels certifiés NF525 ou LNE auraient alors été autorisés. La loi de finances pour 2026 est finalement revenue sur cette mesure. Il reste donc possible d’utiliser un logiciel accompagné d’une attestation de conformité délivrée par l’éditeur.

L’obligation d’utiliser un logiciel conforme

Depuis le 1er janvier 2018, l’utilisation d’un logiciel de caisse conforme est obligatoire pour les entreprises remplissant trois critères :

être assujettie à la TVA ;
réaliser des transactions avec des particuliers ;
utiliser un logiciel ou un système de caisse.

7 500 €

C’est le montant de l’amende à laquelle vous vous exposez si vous n’utilisez pas un logiciel dont la conformité ne peut pas être justifiée.

Cette obligation concerne tous les secteurs d’activité, y compris la vente en ligne. Toutefois, vous en êtes exempté dans plusieurs situations, notamment si :

vous êtes en franchise en base de TVA ;
vous avez uniquement des clients professionnels ;
vous effectuez uniquement des opérations non soumises à la TVA ;
vous n’utilisez pas de logiciel ou de système de caisse.

Bon à savoir : si vous utilisez un logiciel unique à la fois pour la caisse, la gestion et la comptabilité, seules les fonctions de caisse enregistreuse doivent être conformes et non l’intégralité du logiciel.

Les 3 étapes de votre mise en conformité

Vérifier la preuve de conformité de votre logiciel actuel

Vous pouvez tout d’abord demander une preuve de conformité du logiciel à votre fournisseur. Le document doit porter spécifiquement sur la version que vous utilisez. Ce premier réflexe vous permet de savoir si vous disposez d’un système :

certifié NF525 ou LNE ;
ou accompagné d’une attestation individuelle de conformité délivrée par l’éditeur.

Conservez ce justificatif afin de pouvoir le présenter en cas d’éventuel contrôle fiscal. Dans le cas d’une attestation de conformité délivrée par l’éditeur, vérifiez qu’elle est conforme au modèle fixé par l’administration (BOI-TVA-DECLA-30-10-30).

Changer éventuellement de logiciel

Si le fournisseur ne vous fournit pas de justificatif ou seulement une attestation que vous jugez insuffisamment sécurisante, il peut être pertinent de migrer vers un logiciel certifié LNE ou NF525. Pour choisir une solution appropriée, il est conseillé de :

comparer les éditeurs certifiés via le moteur de recherche Infocert ou le site du LNE ;
vérifier la certification pour la version que vous allez utiliser ;
vérifier la compatibilité du logiciel avec vos autres outils (caisse tactile, TPE, etc.) ;
évaluer le coût d’installation et d’usage car il peut exister différentes formules : licence, abonnement, etc.

Optimiser vos usages

Vous devez enfin adopter certaines règles d’utilisation pour optimiser l’usage du logiciel et être prêt en cas de contrôle.

Contrôler régulièrement les opérations via des procédures quotidiennes.
Définir une périodicité d’archivage (journalière, mensuelle, annuelle, etc.).
Former les équipes à la bonne utilisation du logiciel et aux opérations interdites.
Documenter vos procédures et conserver des preuves à produire en cas de contrôle.

Un levier de modernisation et de transparence

Pour votre commerce physique ou votre e-commerce, l’usage d’un logiciel de caisse certifié ou accompagné d’une attestation de conformité délivrée par l’éditeur présente de nombreux avantages :

mieux protéger vos transactions (encaissements, remboursements, etc.) et en garantir la traçabilité de bout en bout ;
garantir votre conformité et rester serein en cas de contrôle fiscal ;
réduire le risque d’erreur et gagner en performance grâce à des fonctionnalités dédiées (sauvegarde, export, recherche, etc.).

Autre bonne raison de réaliser cette transition : en utilisant un logiciel conforme, vous disposez également d’une base plus solide pour répondre à vos futures obligations de facturation électronique et de e-reporting.

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