L’intelligence collective, booster de sortie de crise

La sortie de crise est une perspective variable selon le secteur d’activité au sein duquel on évolue. Mais ce qui est clairement partagé entre toutes les organisations, c’est l’impact de l’intelligence collective sur la capacité d’adaptation au changement de leur environnement.

En outre, parier sur l’intelligence collective ne présente pas seulement un intérêt à court terme, dans la perspective de la sortie de crise. Il s’agit aussi d’un investissement pour le long terme. Ainsi, on estime que « les entreprises qui valorisent l’engagement personnel de leurs salariés augmentent leur productivité de 21 % et la satisfaction de leurs clients de 10 %¹. »

Pour mobiliser l’intelligence collective et bénéficier de l’engagement de tous dans l’accélération et la fortification de la sortie de crise, il faut bien comprendre ce qui est en jeu :

• Discerner en quoi l’intelligence collective est une ressource pour la sortie de crise
• Identifier les prérequis de l’intelligence collective
• Disposer des meilleurs outils pour focaliser l’intelligence collective vers les priorités de l’entreprise

La sortie de crise, un défi à la mesure de l’intelligence collective

Les conséquences sanitaires et économiques de l’épidémie de Coronavirus réclament aux entreprises une forte capacité d’adaptation au changement de leur environnement. Or, cette adaptation est d’autant plus rapide et porteuse de perspectives positives que le changement émane des acteurs eux-mêmes.

De fait, les ETI et PME ont intérêt à s’appuyer sur l’intelligence collective de leurs salariés pour trois raisons :

• L’engagement des femmes et des hommes a prouvé son efficacité lors de la phase de réaction urgente aux premiers effets de la pandémie
• Le besoin d’agilité pour sortir de la crise concerne les métiers de l’entreprise dans leur ensemble
• La profondeur du changement attendu rend indispensable la contribution de chacun

L’engagement des salariés a déjà prouvé son efficacité

La brutalité avec laquelle la pandémie a affecté le fonctionnement des organisations les a d’abord placées dans un état de sidération. Mais, très vite, les entreprises ont su imaginer des stratégies de contournement pour restaurer leur supply chain, ajouter les services indispensables à l’exigence de distanciation et bien sûr organiser le travail à très grande échelle.

Dans la plupart des cas, une forme d’auto-organisation s’est mise en place pour inventer un fonctionnement inédit, compatible avec l’urgence de la réaction. Très clairement, l’intelligence collective a été la solution pour organiser très vite la continuité d’activité.

Il n’est donc pas douteux que les salariés de l’entreprise sauront aussi créer ensemble les conditions de la transformation des processus de manière à hâter et à sécuriser la sortie de crise.

Le challenge concerne tous les métiers de l’entreprise

L’intelligence collective est d’autant plus susceptible de faire aboutir la nécessaire transformation du fonctionnement de l’organisation que tous les métiers sont concernés par l’enjeu d’adaptation. En effet, chaque service doit faire face à un renouvellement de ses interlocuteurs, à une refonte des pratiques dictées par l’exigence de protection des acteurs à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise et à une réinvention des facteurs de succès.

Chacun ressent que la sortie de crise se joue d’abord dans une façon nouvelle d’aborder le marché et d’orienter les processus.
Par exemple, on peut facilement imaginer l’ampleur de la transformation à opérer dans les métiers de la logistique pour accompagner la dissémination des acteurs du commerce en ligne.

Trois clés déterminent la réussite d’organisations confrontées à un contexte inédit :

• L’écoute et la compréhension des nouveaux besoins des clients
• La capacité à tirer parti autrement des savoir-faire de l’entreprise
• L’apprentissage express de nouvelles compétences

Pour réussir cette transformation, la convergence des priorités et la coordination des multiples processus est indispensable. C’est pourquoi 59 % des dirigeants misent d’abord sur l’efficacité opérationnelle pour préserver leur chiffre d’affaires².

Une remise en cause en profondeur des pratiques est indispensable

La souplesse nécessaire pour faire évoluer le modèle économique au rythme de l’évolution du contexte de l’entreprise demande un effort considérable à tous les acteurs.

Recourir à l’intelligence collective et à la mobilisation de tous les métiers plutôt qu’à l’incantation venue d’en haut est le plus sûr moyen d’accomplir la transformation indispensable et surtout de maintenir les efforts dans le temps.
Chacun dans son métier est en effet le mieux à même d’identifier les solutions à la fois adaptées et inédites qui, conjuguées, transformeront l’entreprise au rythme et à la hauteur de l’exigence de la situation.

Les conditions pour que l’intelligence collective soit la clé de la sortie de crise

Intelligence collective et sortie de crise : une compréhension commune des enjeux

Le contexte est inédit et l’avenir incertain. C’est dire si l’exercice de l’intelligence collective ne dispose que de peu de références pour se focaliser « naturellement » sur les priorités qui s’imposent pour favoriser la sortie de crise.

C’est pourquoi il importe que l’entreprise fasse l’effort préalable :

• D’identifier les leviers de croissance
• De construire une vision commune de la situation
• De partager indicateurs et feuille de route

Ce n’est que si tout le monde est d’accord avec le diagnostic et s’approprie les objectifs que l’intelligence collective peut opérer avec efficacité.

Intelligence collective et sortie de crise : un fonctionnement en réseau

La deuxième condition à l’efficacité de l’intelligence collective est qu’elle puisse fonctionner dans un environnement où les acteurs sont à distance. Le télétravail, l’internationalisation des équipes et la dispersion des sites imposent que l’organisation puisse s’appuyer sur un système d’information robuste et adapté.

Les acteurs doivent pouvoir accéder aux tableaux de bord, échanger des informations et construire des stratégies communes métier par métier en toute fluidité. En effet, l’intelligence collective se nourrit de points de vue différents et d’interactions répétées.

L’enjeu est de canaliser l’intelligence collective pour la mettre au service des problèmes les plus critiques identifiés par l’entreprise. La perception de chaque collaborateur est cruciale et chacun doit se sentir utile et reconnu pour s’engager pleinement dans l’invention d’un nouvel avenir.

Intelligence collective et sortie de crise : une gouvernance efficace

L’intelligence collective, bien qu’irriguée de positions de départ éventuellement divergentes, se construit à travers une convergence progressive et maîtrisée des points de vue. L’hétérogénéité des regards induit la richesse du débat mais l’unanimité de la prise de décision produit l’impact de l’exécution. À plus forte raison quand l’enjeu est la sortie de crise et la transformation durable.

C’est pourquoi l’intelligence collective de l’entreprise doit reposer sur une gouvernance précise, qui repose sur trois règles simples :

• Le droit à chacun de s’exprimer et d’être entendu
• L’animation du débat et la transparence de la prise de décision
• Le respect de la décision prise et son exécution ordonnée dans chacun des périmètres

La transformation digitale au service de l’intelligence collective

On l’aura deviné, la transformation digitale est le levier naturel de la transformation durable des entreprises. La distance des acteurs, la divergence éventuelle des fuseaux horaires et bien sûr les exigences de la confidentialité des échanges appellent une réponse robuste et efficiente.

Modéliser le présent et l’avenir

Pour une organisation invitée à s’adapter rapidement et en profondeur, la perception en temps réel des mutations de son environnement et sa capacité à les traduire en indicateurs pertinents sont fondamentales.

C’est pourquoi l’entreprise gagne à pouvoir s’appuyer sur des solutions digitales :

• Intégrant des technologies avancées de modélisation
• Susceptibles de proposer aux acteurs des simulations construites à partir d’hypothèses
• Capables de représenter graphiquement et de façon pédagogique indicateurs et tableaux de bord

En effet, l’intelligence collective se nourrit de la capacité de tous les acteurs à participer, quels que soient leur position dans l’organigramme et leur capacité d’abstraction. Le digital est là pour permettre à chacun de comprendre et de contribuer.

Unifier le système d’information

La transformation digitale de l’entreprise doit aussi viser à unifier son système d’information. Le silo est l’adversaire acharné de l’intelligence collective !

Une sortie de crise reposant sur une transformation de la promesse de valeur n’a de sens que si tout le monde reçoit en même temps les informations et agit selon les mêmes déterminants. Ainsi, un dirigeant sur 2 (51 %) considère que la transformation digitale doit améliorer le partage d’informations stratégiques³.

Donner à chaque acteur une claire conscience de sa contribution

Des indicateurs et des représentations modélisées de l’activité aident à faire comprendre à chaque acteur les attendus de sa mission et la valeur de sa contribution propre à la performance collective.

Cette faculté pédagogique est un bénéfice important de la transformation digitale en faveur de l’intelligence collective. En effet, si chacun visualise mieux son impact et sa raison d’être au sein de l’organisation, son engagement au sein de la communauté sera plus naturel et plus efficace.

Accompagner la mise en œuvre de la feuille de route

Une fois les décisions prises et partagées au sein d’une feuille de route éclairante, une solution digitale performante balise la mise en œuvre des actions de transformation.

En particulier, le logiciel va puissamment contribuer à deux endroits :

• Produire des indicateurs déclinés par métier et périmètres pour engager tous les acteurs autour des mêmes références
• Donner la possibilité de communiquer régulièrement sur des succès rapidement obtenus (quick wins) pour soutenir la motivation des acteurs et valider en flux tendu la stratégie partagée

En conclusion, faire confiance à l’inventivité des collaborateurs est un bon placement pour favoriser la sortie de crise. Bien mieux, l’intelligence collective constitue une ressource permanente à la disposition de l’agilité des entreprises.

Pour autant, l’intelligence collective ne se décrète pas. Elle dépend de la confiance ressentie par les acteurs et de leur envie de s’engager pour construire un destin commun.

Mais une fois l’adhésion des salariés acquise grâce à un management approprié, la capacité à analyser l’existant, à partager l’information en temps réel et à disposer de tableaux de bord pédagogiques est la deuxième condition de succès.

Par exemple, avec Sage X3, les entreprises disposent d’un véritable booster d’intelligence collective, donnant au partage de l’information la dimension mobile et de temps réel à la hauteur des enjeux d’agilité d’aujourd’hui.

La mobilisation des collaborateurs est un atout incontestable en faveur de l’adaptation au changement. D’autres articles de Sage Advice proposent des leviers pour réussir cette mobilisation :

• Sortie de crise : la réinvention passe par le Cloud
• Comment augmenter l’engagement de vos collaborateurs ?
• Fonction RH : cinq mutations qui s’accélèrent

¹Institut Gallup
²Global CEO Survey/PWC – 2020
³Enquête OpinionWay pour Sage – oct. 2020