Comment organiser la continuité de votre activité ?

L’organisation de la continuité d’activité des entreprises est le défi de cette deuxième semaine d’état d’urgence sanitaire et économique. En effet, la probable durée de la crise du Coronavirus commande de sécuriser son schéma de continuité d’activité.

L’enjeu de la continuité d’activité est de réussir à la fois à résister à l’onde de choc propagée par l’épidémie de Coronavirus et à inventer un fonctionnement collectif durable. Chaque situation d’entreprise est évidemment particulière mais des règles simples peuvent être appliquées par l’ensemble des organisations.

Dans le contexte de l’épidémie de Coronavirus et compte-tenu des mesures prises à ce jour par le gouvernement dans le cadre du plan d’urgence sanitaire et économique, l’organisation de la continuité d’activité s’appuie sur trois principes :

• La nécessaire protection des collaborateurs de l’entreprise
• Le besoin de trouver un fonctionnement collectif équilibré pour plusieurs semaines
• L’indispensable maîtrise de sa trésorerie

Continuité d’activité : protéger les collaborateurs

Maintenir chez eux les collaborateurs en risque

Deux catégories de personnel ont été ciblées par les pouvoirs publics comme devant impérativement être confinées chez elles :

• Les parents d’enfants de moins de 16 ans
• Les collaborateurs considérés comme en risque : femmes enceintes et personnes atteintes de certaines maladies chroniques listées par le Haut Conseil de la santé publique

Une solution doit être trouvée avec chacun des collaborateurs relevant de ces deux catégories pour respecter votre obligation de sécurité :

• Recours au télétravail
• Prise de congé ou de RTT en concertation
• Mise en arrêt maladie

Favoriser le télétravail

Le télétravail, lorsqu’il est possible, permet à l’entreprise de pratiquer sa continuité d’activité et/ou de service en supprimant tout risque de contamination pour ses collaborateurs concernés.

Le télétravail est un déplacement du poste de travail au domicile de vos salariés. Ce n’est pas une formule magique : pour fonctionner sur une période longue auprès de personnes qui n’y sont pas habituées, le télétravail doit être organisé autour de trois précautions :

• Une connexion Internet qui le supporte
• L’accès distant aux fonctions essentielles de l’entreprise
• Un code de bonne conduite pour préserver la vie personnelle

Garantir la sécurité des collaborateurs qui restent en poste

Les conséquences pour la minorité de personnes gravement touchées par l’épidémie de Coronavirus sont extrêmement sérieuses. Il appartient d’autant plus à l’employeur de mettre en œuvre des précautions sanitaires pour protéger ses salariés.

Les précautions minimales à mettre en œuvre, indépendamment de procédures spécifiques au métier de l’entreprise, sont de trois ordres :

• La mise à la disposition de vos salariés d’équipements individuels de protection
• L’aménagement des espaces
• La mise en place d’une organisation adaptée

Continuité d’activité : organiser le fonctionnement collectif

Garder le lien entre tous les salariés

Une entreprise est une communauté soudée par l’exercice collectif d’une mission, des pratiques orales de transmission de l’information et des rites conviviaux.

La crise du Coronavirus met à mal cette organisation informelle et distend les liens entre les collaborateurs :

• Quand certains sont confinés et d’autres pas
• Du fait de la distanciation sociale obligatoire et des gestes barrières
• Malheureusement parfois en raison de la maladie qui touche un membre du personnel

Pour assurer sa continuité d’activité, votre entreprise se doit de maintenir un lien social entre tous ses collaborateurs quelle que soit leur situation et de recréer une communauté engagée autour de principes communs :

• Rappeler l’importance de la poursuite de l’activité, en insérant la contribution de l’entreprise dans une chaîne de valeur indispensable au fonctionnement collectif
• Rappeler l’importance de la guerre sanitaire : confinement pour les plus fragiles et gestes barrières pour les autres
• Remercier la mobilisation pour assurer la continuité d’activité de l’entreprise dans un contexte de tension psychologique et de difficultés réelles

Trouver de la dynamique dans la robustesse de son écosystème

Votre entreprise agit dans une logique de chaîne de valeur. Elle est entourée de fournisseurs et de partenaires et s’adresse à des clients.

Dans un contexte de crise comme celui de l’épidémie de Coronavirus, la solidité du lien qui vous relie à votre écosystème est déterminant pour surmonter la difficulté d’aujourd’hui et pour préparer le rebond de demain.

• Assurez-vous régulièrement de la santé et du moral de vos interlocuteurs habituels, clients et fournisseurs
• Pour ceux dont la capacité à fonctionner est fortement dégradée, cherchez avec eux des solutions pour les aider à restaurer leur dynamique d’entreprise
• Pour ceux qui comme vous sont en situation de maintenir une activité, renforcez votre relation pour redéfinir ensemble une stratégie gagnante
• Mobilisez-vous ensemble autour d’une cause partagée en relation avec la situation sanitaire, susceptible par exemple de faciliter la tâche des soignants ou de venir en aide aux populations les plus exposées

Conserver les moyens du pilotage et de la prise de décision

Plusieurs facteurs convergents ont pu bouleverser la chaîne de commandement et les processus de contrôle et de validation :

• Dispersion éventuelle de certaines équipes poursuivant leur tâche en télétravail
• Absence de certaines personnes ressources en raison de l’épidémie
• Ralentissement des processus du fait de la réorganisation pour se conformer aux gestes barrières
• Suppression de procédures de validation en lien avec les exigences de distanciation sociale

La mise en place d’un plan de continuité d’activité soutenable pour encore plusieurs semaines impose de s’assurer que les processus essentiels de gestion de l’entreprise sont en place. Et de les restaurer dans un format adapté à la situation si ce n’est pas le cas.

Conserver la capacité de pilotage de l’entreprise pour accompagner la poursuite de l’activité est in dispensable :

• Fluidité de la circulation et du partage des informations
• Prise de décision
• Transmission des consignes
• Recueil des alertes
• Sécurité des données
• Visibilité sur la performance de l’entreprise

Continuité d’activité : maîtriser la trésorerie

Adapter la structure de coûts à la situation

Les pouvoirs publics ont rendu possible l’allègement des charges pour les entreprises les plus impactées par la crise du Coronavirus, avec :

• le report de charges sociales
• le report de charges fiscales
• l’accès aux mesures d’activité partielle

De même, des facilités d’accès au crédit dans des conditions bonifiées sont ménagées pour les entreprises en difficulté temporaire.

Ces ressources sont disponibles pour renforcer votre capacité à fiabiliser votre continuité d’activité dans le temps sans dégrader votre relation inter-entreprises.
Ainsi, la solidarité nationale se mobilise pour préserver la fluidité des relations clients-fournisseurs et permettre à l’activité économique de perdurer normalement là où elle le peut.

Fiabiliser le recouvrement

La solidarité inter-entreprise est une condition de votre continuité d’activité. En effet, elle est indispensable, on l’a vu, pour maintenir en état de fonctionner la chaîne de valeur au sein de laquelle s’insère votre activité.

Mais elle doit aussi s’exercer dans le domaine des paiements. De même que vous mettez tout en œuvre pour honorer vos engagements auprès de vos fournisseurs, éventuellement en bénéficiant d’un coup de pouce des pouvoirs publics, il convient que vous fassiez comprendre à d’éventuels clients négligents qu’il est de votre intérêt commun que chacun procède de même.

En conclusion, l’organisation de la continuité d’activité des entreprises est vitale dans la perspective d’une situation de crise sanitaire et économique appelée à durer quelques semaines.

La situation évolue au jour le jour, les mesures d’accompagnement se précisent et se renforcent mais surtout, les acteurs économiques réagissent. Certaines ruptures critiques vont sans doute être résorbées. Quand d’autres tensions risquent d’apparaître à leur tour. Le schéma de continuité d’activité que vous mettez en place dans votre entreprise doit donc être robuste mais savoir rester souple.

Enfin, c’est une évidence mais votre schéma de continuation d’activité n’est valable que le temps de la crise aigüe entraînée par l’épidémie de Coronavirus. Tout en maintenant votre activité à flot grâce à l’engagement de tous et à la solidité de votre organisation de continuité d’activité, il faudra aussi anticiper le retour à la normale pour vous épargner un nouveau choc de sortie de crise.