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Passer au cloud : Opex versus Capex

Digitalisation & Tendances

Passer au cloud : Opex versus Capex

Passer au cloud : Opex versus Capex

L’utilisation du cloud devient une solution de plus en plus prisée des entreprises – un tiers de celles-ci utilisent déjà au moins un outil cloud. Et pour cause, les avantages sont nombreux quand une entreprise choisit de basculer vers une infrastructure, une plateforme et des logiciels qui ne sont plus hébergés sur ses propres sites. Le modèle des infrastructures comme un service (infrastructure as a service, Iaas) ou des logiciels comme un service (software as a service, Saas) remplacent avantageusement, dans bien des cas, la solution traditionnelle  on premise  (sur site). Sachant que nombre d’entreprises optent pour une solution hybride.

Opex ou Capex ? À l’heure du choix, l’approche financière peut se révéler tout à fait pertinente, en complément des réflexions d’ordre technique et stratégique. Le principe, avec le cloud, c’est de basculer des dépenses qui relevaient jusqu’alors de l’investissement (capital expenditure ou Capex) vers des dépenses d’exploitation (operational expenditure ou Opex). Alors que la crise sanitaire a précipité la transition numérique de nombreuses entreprises, les enjeux comptables méritent réflexion.

Opex ou Capex ?

Traditionnellement, les dépenses IT des entreprises étaient assumées comme des Capex, c’est-à-dire des investissements dans l’infrastructure (ordinateurs, serveurs, copieurs…) et dans des applications (logiciels). À ce titre, elles représentaient des immobilisations et étaient amorties sur plusieurs années – en général sur le nombre d’années correspondant à la durée de vie présumée desdits matériels. Les consommables (papier et encre pour les imprimantes, maintenance, mises à jour des logiciels…) relevaient, elles, des dépenses de fonctionnement ou d’exploitation (Opex), charges permettant d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, qui apparaissent dans le bilan comptable et sont déduites des sommes soumises à l’impôt sur la société.

Opter pour des solutions « as a service » plutôt que pour l’investissement, c’est exactement comme choisir de louer sa flotte de véhicules (leasing) plutôt que de l’acheter. L’entreprise bascule alors ses coûts liés à l’infrastructure et à ses applications vers son budget de fonctionnement. Cette stratégie est aujourd’hui largement adoptée pour des activités qui ne constituent pas le cœur de métier de l’entreprise.

Le basculement de Capex vers Opex est le principe général quand on passe au cloud. L’opération nécessitera bien sûr la conduite d’une analyse fine avec son expert-comptable. Car, si elle ne saurait constituer la motivation principale du choix du « as a service », elle n’en reste pas moins un élément important de la décision et nécessite de faire preuve de quelques précautions.

Les avantages du passage à l’Opex

Le premier enjeu est probablement celui de la baisse des dépenses. Le simple calcul arithmétique consistant à comparer l’achat d’un logiciel d’un côté, la location de l’autre, n’est pas suffisant pour évaluer la différence réelle de coût. Il convient en effet d’évaluer quel est l’usage exact d’un logiciel par ses collaborateurs, pour ne louer que ce qui est nécessaire à l’activité de l’entreprise. Attention, en l’occurrence, à ne pas tomber dans le syndrome bien connu des clients des salles de sport, qui paient un abonnement sans utiliser le service ! Les opérateurs sont en mesure de fournir des tarifications très détaillées, sur lesquelles il faut donc se pencher malgré la complexité des offres de service.
En ce qui concerne les matériels, l’économie provient du fait que vous disposerez d’une infrastructure adaptée à vos besoins à chaque instant, ni surévaluée ni sous-dimensionnée. La maintenance est externalisée, les mises à jour automatiques… Les avantages financiers de la transition numérique sont bien réels.

La souplesse du modèle Opex est notamment financière : pas de frais d’entrée, pas de frais de résiliation, une facturation directement liée à votre consommation, pas d’engagement de durée de votre part ni de volume d’utilisation, pas de licence pour le cloud – il en reste toutefois à régler pour l’usage des logiciels, même en mode Saas. Pour autant, le transfert de l’IT vers le « as a service » implique une évolution des reportings financiers, avec l’apparition de nouvelles charges, l’augmentation des coûts d’exploitation…

Le passage du Capex vers l’Opex réduit les capitaux immobilisés, ce qui, pour une jeune société ou pour une PME devant disposer d’un parc informatique important, constitue un atout majeur. Libre à l’entreprise d’orienter alors ses actifs disponibles vers des investissements plus profitables, vers l’innovation et la conquête de nouveaux marchés, plutôt que de les flécher vers des dépenses au profit de ses services support.

Un pilotage plus fin de l’IT

Ceux qui voient le verre à moitié vide alertent sur le fait que des dépenses d’exploitation sont moins prévisibles que des dépenses d’investissement. Ceux qui voient le verre à moitié plein assurent qu’il est possible de piloter finement la gestion de manière à éviter les mauvaises surprises et mettent surtout en avant le fait que le modèle Opex garantit une bien meilleure souplesse de l’entreprise, une capacité à s’adapter très vite à toute nouvelle opportunité ou, inversement, à réduire la voilure en cas de crise. Le « as a service » rime avec flexibilité, évolutivité, réversibilité mais aussi résilience.

Il garantit enfin une meilleure transparence des dépenses puisque chaque facture correspond à un service fourni pour répondre à un besoin précis, alors que l’achat d’un logiciel par exemple ne permet pas d’identifier avec autant de précision dans quelle mesure il est parfaitement adapté. Ce qui contribue finalement à battre en brèche l’idée reçue que l’informatique est toujours trop chère.

Adapter l’entreprise

Le basculement vers l’Opex implique, cela dit, de prendre quelques précautions dans la manière de gérer les équipes. Dans la nouvelle organisation de l’entreprise qu’implique la transition vers le cloud, des collaborateurs peuvent se trouver en situation d’engager l’achat ou plus exactement la location de services qui, jusqu’alors, étaient l’apanage de la DSI ou du service achats. La mise en place d’un catalogue de services IT, la formation ou la sensibilisation des équipes et la nomination d’une personne responsable des coûts constituent des solutions pertinentes pour éviter que la bonne idée de départ ne se transforme en mauvaise expérience.

En conclusion, le passage de l’entreprise vers le cloud, les plateformes et services à distance, permettent de transférer des coûts de la colonne investissement (Capex) à la colonne fonctionnement (Opex), ce qui se traduit par une diminution globale des coûts et par une amélioration du fonctionnement général. La transition numérique est, on le voit, l’occasion d’une transition financière.

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