5 raisons de dématérialiser ses factures fournisseurs

Selon la Direction Générale des Finances Publiques, la dématérialisation des factures fournisseurs génère une économie moyenne de 6,30 euros par facture qui entre. Ce potentiel d’économie constitue en soi une excellente motivation pour dématérialiser ses factures fournisseurs. Mais ce n’est pas la seule. Ou plutôt, cinq facteurs se cumulent pour in fine induire le montant d’économies qui justifie selon la Direction Générale des Finances Publiques de dématérialiser ses factures fournisseurs :

• Automatiser la saisie des données dans sa solution de gestion financière
• Fluidifier le circuit de validation et responsabiliser les acteurs
• Accélérer la clôture des comptes
• Renforcer la relation avec ses fournisseurs
• Sécuriser l’archivage et faciliter les recherches ultérieures

Dématérialiser ses factures fournisseurs, une saisie automatisée

Les données indispensables¹ à l’enregistrement de l’opération sont reconnues par la fonction de reconnaissance de caractères intégrée dans la solution. Les meilleures applications, comme Sage FRP 1000 Dématérialisation, reconnaissent au moins 85 % des montants, des dates et des numéros de facture sans intervention humaine. Une solution avancée de dématérialisation des factures fournisseurs sait aussi automatiquement identifier les factures dans les boîtes mail ou serveurs FTP. Dématérialiser ses factures fournisseurs donne par ailleurs l’avantage de l’automatisation des contrôles de sécurité :

• Détecter les doublons
• Vérifier les RIB
• Valider la conformité des dates d’échéance

Les factures entrantes, reconnues et validées, sont enfin déversées dans la suite financière. La fonction comptable ou administrative intervient seulement par défaut dans le processus de saisie, en cas d’anomalie détectée par l’application ou d’impossibilité de lecture. Sage FRP 1000 Dématérialisation vient ainsi étendre le fonctionnel de la suite financière Sage FRP 1000.

Une validation fluidifiée

Les acteurs impliqués dans le circuit de validation des factures fournisseurs sont souvent dispersés, sous l’effet de deux facteurs :

• La centralisation de la réception et du traitement des factures à travers des centres de ressources partagés
• Le travail à distance, en mobilité ou en télétravail

C’est pourquoi la fluidification de la validation est le deuxième intérêt à dématérialiser ses factures fournisseurs. En effet, les acteurs associés à la validation de chaque facture sont notifiés dès qu’elle est saisie dans la plateforme de digitalisation et donc disponible au partage. Ils sont ainsi invités à se prononcer dans l’ordre prévu par la gouvernance et dans des délais impartis sur la conformité de la facture. Cette digitalisation du circuit simplifie le travail des valideurs, qui accèdent depuis n’importe quel support connecté à la plateforme de dématérialisation. Et elle les responsabilise, en traçant chacun de leurs commentaires éventuels.

Une clôture accélérée

La dématérialisation des factures permet de rendre chaque facture disponible en comptabilité avant même la signature éventuelle du bon à payer. Cette gestion en parallèle donne la possibilité à la fonction comptable d’alimenter en temps réel la fonction de reporting. Au moment de la clôture mensuelle ou trimestrielle, c’est bien 100 % des factures fournisseurs parvenues dans la période qui sont comptabilisées. Au fil du processus de validation, les factures prises en charge dans la comptabilité sont définitivement acceptées ou alors rejetées en paiement. Dématérialiser ses factures fournisseurs est un levier de fast closing, garantissant une anticipation des charges la plus exacte possible à tout moment du processus.

Une relation fournisseurs renforcée

La quatrième bonne raison à la dématérialisation est la certitude du respect des délais de règlement contractuels. Et même la souplesse de pouvoir décider d’anticiper une échéance sans pour autant déroger aux contrôles de conformité de la facture concernée. La confiance entre les parties est renforcée par le respect automatisé des échéances et la relation peut s’approfondir sur des bases saines. Au passage, le respect des délais de paiement étant un critère important de la réputation RSE des entreprises, la notation se trouve optimisée grâce à la dématérialisation.

Un archivage sécurisé

Une solution de dématérialisation d’entreprise scelle et horodate chaque facture entrant dans le système, en conformité avec la norme eIDAS². Cette procédure donne valeur probante à chacune des pièces conservées, établissant de manière irréfutable qu’aucune facture intégrée au sein du système d’information n’a pu être falsifiée Les plus performantes des solutions offre la possibilité d’associer avec la facture les pièces jointes éventuelles, comme le devis par exemple. Dans le cas de Sage FRP 1000 Dématérialisation, toute facture fournisseur est accessible en deux endroits :

• Sage FRP 1000 Dématérialisation, qui assure l’hébergement des données structurées de facturation fournisseurs
• La suite financière Sage FRP 1000, en cliquant sur le lien de la facture

En conclusion, dématérialiser ses factures fournisseurs transforme l’entreprise en profondeur, en plus de lui faire faire faire des économies. En effet, l’organisation tend vers davantage de collaboration, davantage d’intelligence collective et davantage de valeur ajoutée au sein de l’écosystème fournisseurs. Mais le résultat le plus spectaculaire aux yeux des ETI, avant même la diminution des coûts de traitement, est le bénéfice pour la planète : 90 % des ETI³ placent la RSE comme la contrepartie la plus intéressante à la dématérialisation des factures. De plus, pour les solutions les plus avancées, comme Sage FRP 1000 Dématérialisation, l’entreprise optimise l’ensemble de sa chaîne de valeur en constituant une suite financière étendue et partagée. Améliorer l’efficacité globale de sa chaîne de valeur financière est un enjeu pour toutes les organisations. D’autres articles de Sage Advice proposent des éclairages intéressants pour avancer dans cette direction :

• La fonction finance sponsor des succès de l’entreprise
• DAF : devenez le copilote de la Direction générale
• La fonction finance au cœur des logiques responsables de l’entreprise
• Retours d’expérience : pourquoi migrer son pilotage financier dans le Cloud ?

¹ Date de l’émission de la facture ; Identité du vendeur ou du prestataire de services ; Numéro de facture ; Somme totale à payer hors taxes ; Somme totale à payer toutes taxes comprises ; Montant de la TVA ² Le règlement eIDAS établit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques ³ OpinionWay – octobre 2018