ERP Cloud/SaaS ou ERP on-premise : quel ERP choisir pour votre entreprise ?

Lorsque vous allez mettre en place votre nouveau système de gestion des ressources de l’entreprise (ERP), l’une des premières options qu’il va falloir choisir concerne son implantation : souhaitez-vous le déployer on-premise, c’est-à-dire sur le site de votre entreprise, ou dans le cloud ? La plupart des éditeurs proposent les deux formules, mais de plus en plus d’entreprises optent pour la version cloud, soit l’ERP SaaS.

ERP : définition en trois questions

Que signifie ERP ?

Avant de choisir un ERP, il faut déjà appréhender cet outil et ce qu’il offre comme possibilités. Pour bien le comprendre, commençons par décliner cet acronyme. ERP, trois lettres pour Enterprise Resource Planning. Même les moins anglophones d’entre nous parviendront à traduire cette terminologie dans la langue de Molière : planification des ressources de l’entreprise. Restons dans les acronymes pour expliciter également PGI, qui y est souvent associé. PGI signifie Progiciel de Gestion Intégrée. Finalement, ERP et PGI désignent la solution logicielle utilisée par les entreprises, mais dans deux langages distincts.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Cette précision linguistique ne suffit toutefois pas à comprendre ce que recouvrent concrètement ces outils numériques. Si vous souhaitez obtenir pour le terme ERP une définition, le dictionnaire ne vous sera d’aucune utilité. Un ERP est donc un logiciel qui permet de gérer efficacement l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise. Sa force réside dans l’intégration de toutes les fonctions de gestion. Le logiciel ERP est en effet capable de coordonner gestion des stocks et commandes, comptabilité, relation client, gestion commerciale, chaîne logistique…

Quels sont les deux types d’ERP ?

Les entrepreneurs qui souhaitent s’équiper d’une telle solution sont confrontés à un choix : ERP on-premise vs Cloud. En clair, l’ERP on-premise correspond à un achat de licence pour une installation sur les serveurs du site. Il s’agit du format historique de ce type de logiciel, mais nous verrons que la tendance est plus favorable à l’ERP SaaS, pour Software as a Service, à traduire par « logiciel comme service ». Ce progiciel est hébergé via le cloud, et l’entreprise s’acquitte d’un abonnement pour bénéficier d’un service tout inclus et de ses mises à jour régulières pour une performance optimisée.

Pourquoi choisir un ERP ?

Pour disposer d’une base de données unique

Tous les utilisateurs de PGI vous le diront : les avantages des ERP sont nombreux. Ils se sont même rendus indispensables tant dans les PME que dans les grandes entreprises. Ils permettent en effet de centraliser dans une base de données unique toutes les informations relatives aux tâches quotidiennes des divers collaborateurs de l’entreprise.

Pour respecter les contraintes législatives

Ces solutions innovantes sont de plus en plus performantes et assurent en outre un respect de la réglementation financière. Par exemple, lors de la production de bulletins de paie, les potentielles nouvelles législations seront intégrées, et vos services comptables et ressources humaines ne pourront pas appliquer de méthodes devenues incorrectes. C’est donc un bon moyen de rester ou de revenir dans le strict cadre légal.

Pour booster les ventes

Utiliser un logiciel ERP donne accès à un grand nombre d’informations en temps réel, ce qui garantit une meilleure rationalisation des diverses opérations effectuées dans les services d’une entreprise. La gestion commerciale s’en trouve ainsi facilitée. À titre d’exemple, un commercial se connecte depuis le domicile d’un client et constate si le produit qui requiert l’attention du client est disponible, en commande ou définitivement épuisé. Tous les services sont ainsi coordonnés dans un seul et même but : vendre plus. Le gain de temps est aussi intéressant pour tout collaborateur qui pourra se concentrer sur son cœur de métier.

Pour s’adapter aux velléités des collaborateurs

Opter pour un progiciel de gestion intégrée offre ainsi à l’entreprise la possibilité de mettre en place une organisation ajustée impliquant une meilleure maîtrise des coûts, grâce à la mise à disposition d’informations homogènes et synchronisées en permanence. Et à l’heure où le télétravail est de plus en plus plébiscité par les employés des services support, l’ERP joue un rôle déterminant dans le lien entre tous les collaborateurs d’une entreprise, même disséminés aux quatre coins du globe.

Pour identifier les pistes de progrès

Les données et statistiques qui vous seront automatiquement fournies pourront également être exploitées pour définir des axes d’amélioration. Un plus par rapport aux concurrents qui ne disposeraient pas de tels outils.

Les avantages de l’ERP en résumé

Centraliser l’ensemble des outils nécessaires à la gestion d’une entreprise dans un unique logiciel de gestion, c’est ce que permet l’ERP (Enterprise Resource Planning). Ce progiciel peut intégrer différentes fonctionnalités : une solution de gestion des commandes, une solution de gestion des stocks, un module comptabilité, un autre de gestion e-commerce, ou de commerce BtoB ou BtoC… C’est à chaque entreprise de déterminer ce qu’elle souhaite mettre en place. Pour l’entreprise, il est synonyme de performance et d’optimisation des processus, des coûts et des ressources. Il offre aussi une cohérence et une homogénéité des informations. On évite ainsi de faire plusieurs fichiers article ou client, par exemple.

ERP on-premise vs cloud : le match

Jusqu’à récemment, le déploiement de l’ERP on-premise, c’est-à-dire sur site, était la norme. Il représente, selon l’étude Syntec Numérique/IDC de 2019, 78 % du marché français. Cependant, l’ERP SaaS connaît une progression fulgurante : +24 %. Mais pour mieux comprendre l’ampleur du phénomène, traversons l’Atlantique. Le Panorama Consulting Solutions révèle que l’ERP Cloud, qui représentait 27 % des ventes de PGI en 2017, est devenu l’ERP majoritairement sollicité en 2018 avec un taux de 64 %, contre 36 % pour l’ERP on-premise. Comment expliquer une telle évolution ?

Dans le dispositif on-premise, le logiciel est donc installé localement, sur les ordinateurs et serveurs de l’entreprise. Ce qui n’est pas le cas du déploiement dans le cloud où ce sont les serveurs du fournisseur, situés à distance, qui hébergent l’ERP.

À l’heure où la mobilité devient la norme dans la manière de travailler, le cloud remporte l’avantage. On peut en effet accéder à l’ERP via un simple navigateur web avec accès Internet, c’est-à-dire de quasiment partout, à n’importe quelle heure, et non pas seulement à partir de l’ordinateur du bureau. Et cet accès peut être accordé et personnalisé à tout collaborateur de l’entreprise.

Zoom sur l’ERP SaaS

Pour bien choisir, il faut décrypter les avantages et les inconvénients des ERP. Commençons par étudier les spécificités du progiciel de gestion intégrée version cloud. C’est l’ERP SaaS qui utilise le cloud ou le nuage pour désigner la mise à disposition des données par Internet, s’opposant à la version historique on-premise.

Une solution logicielle qui s’adapte à la vie de l’entreprise

Premier avantage, ce logiciel s’adapte aux besoins de votre entreprise. C’est le cas bien sûr lors de l’activation du service, mais ce sera également possible au fur et à mesure de l’évolution de votre société. Une solution plus souple donc, idéale pour les jeunes entreprises amenées à croître au fil des ans. Vous bénéficierez en effet d’un programme sur mesure parfaitement enclin à gérer vos informations, qu’elles soient peu ou extrêmement nombreuses et quel que soit le nombre d’utilisateurs de la solution. Des besoins complémentaires peuvent apparaître de façon impromptue, et le mode de gestion en temps réel vous permettra de bénéficier d’une réactivité record.

Logiciel et mobilité

Internet partout tout le temps. Nous le vivons aujourd’hui et, demain, avec le déploiement de la 5G, les performances des logiciels via Internet seront encore plus grandes.

Un chef d’équipe de production en usine, un commercial en rendez-vous clientèle, une opératrice au service comptabilité dans les bureaux administratifs de l’entreprise, un livreur sur les routes… Tous vos personnels qui pourront accéder à Internet auront la capacité de se connecter à l’ERP. Ils pourront à l’envi vérifier la disponibilité de produits en temps réel, consulter les statistiques de ventes, contrôler le niveau de production attendu, se saisir des données sociales de la compagnie. Bref, une interdépendance permanente que ne pourra pas proposer l’achat d’une licence d’un ERP on-premise. C’est le cloud et la sauvegarde hors des serveurs de l’entreprise qui offre cette incroyable flexibilité, instrument en passe de devenir indispensable dans nos sociétés modernes.

« Anytime, anywhere, any device » : des données accessibles tout le temps, partout et depuis n’importe quel terminal connecté à Internet. C’est ainsi que l’on pourrait résumer la force de l’ERP SaaS. Un enjeu majeur pour garantir la puissance du système d’information des entreprises.

De plus en plus de sécurité pour l’ERP Cloud

La sécurité des données est aussi un élément important dans le choix de la mise en place de l’ERP. Celui-ci va en effet contenir vos données financières, probablement vos secrets commerciaux, mais aussi des informations sur les employés, les listes de vos clients… bref, beaucoup de données sensibles à protéger.

Si un doute pouvait subsister sur la sécurité des données lorsqu’elles sont envoyées et stockées à distance, ce n’est plus de mise aujourd’hui. Les fournisseurs ont en effet fait de grands progrès avec la mise en place de normes très strictes pour garantir cette sécurité. Des garde-fous souvent plus importants que ce que peut se payer une entreprise seule pour ses propres serveurs. Une évolution qui explique l’engouement pour l’ERP SaaS dans les pays occidentaux.

Après une certaine méfiance vis-à-vis des solutions en cloud, ce type de progiciel de gestion intégrée a fait ses preuves en matière de sécurité. Il est même devenu plus sûr, dans le sens où les entreprises ne peuvent assumer les coûts considérables liés à la cybersécurité alors que les offres d’abonnement ERP intègrent ce service. Et les éditeurs sont bien conscients que la sûreté des données est une priorité pour les entreprises. Ne pas assurer cette protection serait dévastateur pour son marché. Ainsi, avec des protocoles de cryptage ou encore des systèmes de détection d’attaque, les données sauvegardées en cloud sont moins exposées que celles installées dans les serveurs d’une entreprise, qui comptent moins de barrières techniques à franchir pour les pirates du web.

Des différences de prix entre ERP Cloud et ERP on-premise

Côté tarification, là aussi le cloud fait un meilleur score. Le prix d’une version sur site comprend généralement un droit de licence (basé le plus souvent sur la taille de l’entreprise ou le nombre d’utilisateurs simultanés) auquel s’ajoutent des frais récurrents pour le support, la formation, les mises à jour et la sécurité. Sans compter l’installation de serveurs supportant le nouveau dispositif si vous n’en disposiez pas ou si votre espace est insuffisant. Ce qui peut représenter un gros investissement pour l’entreprise lorsqu’il y a tout à mettre en place. Tandis que dans le cas d’une installation cloud, le prix basé sur un abonnement mensuel ou annuel comprend l’utilisation du logiciel et des serveurs, voire souvent l’assistance, la formation et les mises à jour. Ce qui permet de mieux maîtriser un budget de fonctionnement connu à l’avance, sans avoir à investir.

Un meilleur pilotage de la supply chain

Vous ne savez toujours pas quel ERP choisir ? Un argument par l’exemple pourrait orienter votre choix. Avec la transformation digitale et l’intelligence artificielle, le commerce et l’e-commerce notamment ont beaucoup évolué ces dernières années. Les attentes des consommateurs sont de plus en plus grandes en termes de délais de livraison et de flexibilité de réception des colis. Aussi, les flux logistiques se tendent, et la gestion de la supply chain devient plus complexe. Face à la concurrence internationale, il convient d’adopter les outils les plus sophistiqués pour optimiser son activité. En optant pour l’ERP Cloud, une entreprise apporte une réponse forte à ses collaborateurs et indirectement à ses clients. Le logiciel intégré permettra d’évaluer l’efficacité de la chaîne logistique, en repérant les points irritants et en identifiant les pistes d’amélioration, et ce en continu.

Ce type de solution permet – c’est très net – de réduire les coûts. Plus les données sont fiables et disponibles en temps réel, plus les stocks pourront être optimisés et anticipés. Cela évite le surstock, coûteux en termes logistique et financier. Les procédés permettant de sélectionner les meilleurs fournisseurs pourront aussi être améliorés, et vous pourrez maîtriser au plus juste votre fonds de roulement grâce à l’agilité ainsi acquise.

Enfin, ce type de logiciel sera précieux pour la gestion de la relation client, devenue clé pour les entreprises. Les clients n’hésitent plus à donner des avis aussi bien négatifs que positifs après une transaction. En cas de dysfonctionnement, votre ERP identifiera les problématiques, et vos équipes pourront apporter des réponses aux clients afin d’améliorer leur expérience.

Cet article a été initialement publié le 09/09/2019 ; dernière mise à jour le 11/09/2020.