[#Sage On Air] Facture électronique : le lien digital qu’il manquait à vos datas pour performer

Le 5 juillet dernier, à l’occasion des journées DAF de Daf Mag, Sabine Ducrot-Ciss et Catherine Maameri sont intervenues sur la future obligation de facturation électronique. Au-delà des contours de la réforme, les deux expertes sont revenues sur l’intérêt du e-invoicing pour optimiser l’exploitation de la data et les processus financiers.

Retour sur leur intervention.

Quels sont les enjeux liés à la dématérialisation des factures ?

Progressivement obligatoire à partir de 2026, la facturation électronique va entraîner « la transformation d’un document papier en fichier de données qui, lui, aura l’énorme mérite d’être lisible par la machine » comme l’explique Sabine Ducrot-Ciss, Product Marketing Director Sage France. Et tout l’enjeu est bien d’identifier « la façon dont on va pouvoir utiliser les bénéfices de cette réforme au service des métiers et, dans un premier temps, de la finance ».

Mais avant d’en tirer parti, il est primordial d’avoir conscience du volume d’informations que l’obligation d’e-invoicing représente. Catherine Maameri, Regional Financial planning and analysis Director Sage France, le rappelle, chez Sage « nous gérons environ 300 000 factures par an, soit 25 000 par mois. Cela donne un nombre de règlements clients à gérer à hauteur de 90 000 transactions par mois ». Conséquence ? « Demain, la gestion permanente du traitement de l’information sera encore plus prioritaire ».

Facturation électronique : le risque de manquement est-il aujourd’hui central ?

Pour Catherine Maameri, la réponse est oui, d’autant plus que Sage a fait l’objet « d’un audit de la DGCCRF qui a mis en exergue des manquements sur le délai de règlement ». Au-delà « des actions correctives pour pouvoir pallier ces manquements », cela a mis en évidence les enjeux qui pèsent sur la trésorerie. « Si on a des retards dans le délai de traitement de nos factures, cela ne porte pas à conséquence si la facture est peu importante ». Mais dans le cas contraire, la gestion globale de la trésorerie peut être mise à mal.

« La facturation électronique sous-entend aussi une réflexion sur notre manière de gérer ce flux d’informations, le traitement et nos processus du début jusqu’à la fin, de la commande jusqu’au règlement ». Catherine Maameri pose d’ailleurs la question légitime : « comment contrôler toute cette data ? », puisqu’elle soulève le problème de la sécurité, particulièrement d’actualité dans la mesure où la cyberfraude a considérablement augmenté depuis l’épidémie de Covid-19.

Cette réforme constitue-t-elle uniquement une nouvelle contrainte ?

Sabine Ducrot-Ciss le rappelle : « les nouvelles réglementations sont vécues dans un premier temps comme une contrainte, pourtant la gestion de la data représente une immense opportunité ». Soulignant qu’il n’existe « aucune organisation qui ne cherche pas à en savoir plus, à être prédictive, à en apprendre un peu plus sur son marché, sa concurrence, son activité intrinsèque ». Mais attention, la facture électronique apporte un nombre considérable de nouvelles informations. C’est pourquoi, il faut « y aller pas à pas et ne pas être trop gourmand. On va identifier les critères et les indicateurs principaux qui vont nous permettre de nous améliorer, mais aussi de délivrer un meilleur service à nos clients et à nos fournisseurs ».

D’un point de vue plus technique, il faut d’ailleurs savoir que, dans le cadre de la transmission des e-factures, il existe « quatre statuts obligatoires qui seront déjà des premiers éléments d’analyse et de segmentation, ainsi que plusieurs statuts optionnels ». Cela offre de nouvelles possibilités d’analyse pour améliorer la qualité de service et les processus : c’est là qu’il convient d’exploiter le potentiel de la data. « Fini l’extraction manuelle chronophage, car nous aurons accès à une donnée en temps réel qui nous permettra de réagir immédiatement » souligne d’ailleurs Sabine Ducrot-Ciss.

Revenant sur l’audit de la DGCCRF, Sabine Ducrot-Ciss rappelle aussi que celui-ci a « permis d’améliorer un certain nombre de processus, d’identifier des délais inacceptables, mais aussi de pouvoir interagir en temps réel sur des actions à mener ». Cette optimisation des process passe toutefois par « la création de KPI ou d’indicateurs métiers qui vont permettre, par exemple, d’évaluer l’évolution du nombre de factures rejetées ».

Comment Sage se prépare-t-il à la facturation électronique ?

Le cas de Sage est un peu particulier, car il est « à la fois impacté en tant que fournisseur de logiciels et en tant que société, comme n’importe quelle société, par cette réforme » souligne Sabine Ducrot-Ciss. C’est pourquoi, Sage sensibilise l’intégralité des équipes sur cette réforme, délivre des formations et travaille énormément en workshop. C’est en effet l’occasion de partager en interne de nombreuses bonnes idées.

Pour sa part, Catherine Maameri rappelle l’importance des équipes opérationnelles sur le terrain : « ce sont elles qui connaissent les couacs, savent comment interagir et apporter de nouvelles idées. C’est une manière de travailler autrement et d’accélérer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ». Face à toute cette data, ces KPIs, ces e-reportings, la question est de savoir « comment les équipes Sage peuvent contribuer à l’analyse, au traitement et à l’enrichissement de notre valeur ».

Afin de respecter l’obligation généralisée à venir, les équipes sont déjà sensibilisées et formées. Sage termine également un audit et une cartographie de ses processus internes. Catherine Maameri précise : « Nous mettons en place des contrôles adéquats pour nous assurer de notre conformité et de la fluidité des process. Nous instaurons aussi des plans d’action pour être prêt pour le lancement de la facturation électronique ». Et à Sabine Ducrot-Ciss de conclure, en réponse à la question de la rédaction de Daf Mag, en insistant sur le fait que la facture électronique va aider les DAF dans la gestion du risque, car « l’instantanéité de l’information offre un levier de rapidité d’action qui est phénoménal, permettant d’interagir plus rapidement et de mieux gérer les risques ».

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Article initialement publié le 31/08/2023. Dernière mise à jour le 25/10/2023.