Gestion Financière

Gestion de restaurant : comment optimiser le contrôle des coûts ?

Gérer un restaurant devient plus simple avec Sage Intacct : automatisation des coûts, reporting en temps réel et conformité intégrée à la facture électronique, pour une gestion optimisée et sécurisée.

La gestion de restaurant est confrontée à des difficultés inédites. Un seul chiffre : le secteur HCR (Hôtel Café Restaurant) a enregistré 8 714 faillites en 2024¹. 

Il s’agit d’un niveau particulièrement élevé qui illustre la pression combinée :

• de l’inflation ;
• de la hausse des salaires ;
• du ralentissement de la demande. 

Le suivi de la performance en temps réel sécurise la gestion de restaurant. En particulier dans le cas de restaurants multi-établissements, où le risque est démultiplié. Saviez-vous qu’une réponse logicielle est aujourd’hui à la hauteur ? 

Les défis de la gestion de restaurant

Des marges étroites et une concurrence intense

Avec un taux de marge moyen constaté de 5 % en France¹, la fragilité est forte pour les établissements. Ainsi, de fortes variations de coût menacent en permanence l’équilibre de la gestion de restaurant.

De son côté, la pression concurrentielle reste forte, ce qui oblige à une réactivité maximale :

• surveillance de l’évolution des marges ;
• réactivité maximale au moindre écart de performance.

Une performance variable d’un établissement à l’autre

Dans le cas d’un contexte multi-établissements, gérer un restaurant est encore plus exigeant. En effet, les exploitants doivent : 

• connaître précisément les résultats de chaque site ;
• identifier rapidement ceux qui sous-performent;
• comprendre les causes de la sous-performance.

Et plus le réseau grandit, plus il devient difficile de rassembler les données. Cette dispersion d’informations rallonge aussi les clôtures mensuelles et rend la gestion financière beaucoup plus lourde.

La fragmentation du système d’information

Dans beaucoup de situations, la gestion en restauration s’apparente à un jeu de piste. Car les informations de gestion sont dispersées entre des systèmes et des outils métiers déconnectés :

• les ventes ;
• la livraison ;
• la paie ;
• les achats ;
• la production de rapports opérationnels.

Or, cette fragmentation impose des exports manuels et un retraitement sous Excel^®. Cela complique la gestion de restaurant pour deux raisons :

• ralentissement de la détection des écarts ;
• limitation de la capacité de pilotage de la performance.

La mise en place de la facture électronique

Enfin, le passage à la réforme de la facture électronique ajoute au défi de la gestion d’un restaurant.

En effet, cette réforme ajoute aux défis du quotidien des obligations :

• dans les transactions interentreprises (achats et ventes) ;
• dans les transactions avec les particuliers (ventes).

La réforme, applicable à partir de septembre 2026, implique le choix d’une plateforme agréée par la DGFiP. Et suppose de pouvoir s’appuyer sur un logiciel de gestion conforme. 

La digitalisation, levier clé pour une gestion de restaurant performante

Nayla HABER est en charge des stratégies de croissance chez Sage. Elle part besoins des marchés pour apporter des réponses nouvelles. En matière de gestion de restaurant, voici ce qu’elle observe.

« Un restaurant travaille généralement avec 20 à 40 fournisseurs actifs. Les achats génèrent environ 100 à 250 factures par mois et par site. La moyenne s’établit autour de 214 factures mensuelles, selon des benchmarks sectoriels. Ce volume, combiné à la diversité des formats de factures et aux circuits d’approbation multisites, est source de difficulté. Il rend le codage, le rapprochement et le contrôle des coûts matière particulièrement complexes. Surtout lorsque les processus ne sont pas harmonisés et automatisés. ».

Quels sont les indicateurs clés pour bien gérer un restaurant ? 

• le revenu par heure de siège disponible (RevPASH) ;
• le résultat brut d’exploitation brut (RBE) ;
• l’excédent brut d’exploitation (EBE) ;
• le coût des marchandises vendues (CMV) ; 
• la taille moyenne de l’addition.

Ces indicateurs fournissent des informations précieuses sur l’activité de chaque établissement. Agrégés, ils permettent de piloter la performance économique d’un restaurant multi-établissements.  

Les cinq atouts d’un logiciel adapté à la gestion de restauration

Sage Intacct est un logiciel de gestion financière qui répond aux enjeux de la gestion de restaurant y compris d’établissement multisites. 

1. Reporting en temps réel 

Sage Intacct offre des reportings et des tableaux de bord personnalisables qui affichent en temps réel les indicateurs opérationnels et financiers : 

• ventes ;
• marges ; 
• coûts ; 
• performance par site.

Les équipes pilotent ainsi leur activité à partir de données fiables, déjà comptabilisées et centralisées dans le système.

Grâce à son API ouverte, Sage Intacct se connecte facilement à n’importe quel logiciel :

• outil RH ;
• système de livraison ;
• plateforme d’achats.

Cette connectivité élimine les exports manuels et garantit un reporting précis et cohérent.

2. Gestion native d‘un restaurant multisites

Sage Intacct est conçu pour les affaires qui grandissent vite. La croissance se pilote en quelques minutes :

• ajouter une nouvelle entité ;
• créer un nouveau site ;
• lancer une nouvelle marque ou un nouveau service.

Et ce sans recréer toute l’organisation financière à chaque fois. En effet, toutes les données sont automatiquement mises à jour. Cela permet de comparer les performances entre entités et d’obtenir une vision consolidée instantanée du groupe.

3. Automatisation de la consolidation

La consolidation n’est plus un travail manuel : 

• les informations remontent en temps réel ;
• les écarts sont faciles à repérer ;
• la clôture mensuelle se fait beaucoup plus rapidement. 

Sage Intacct donne ainsi à la gestion de restaurant une vue claire et cohérente de l’ensemble de l’activité.

4. Automatisation des factures fournisseurs

Sage Intacct digitalise le cycle d’achat : 

• capture automatique des factures grâce à l’IA (Intelligence Artificielle) ;
• dématérialisation des circuits d’approbation ;
• rapprochements automatisés avec les commandes. 

Le traitement manuel et le risque d’erreurs disparaissent. En outre, les volumes élevés deviennent faciles à absorber. La gestion d’un restaurant devient clairement plus facile.

5. Conformité sans surcoût avec la facture électronique

Sage propose une solution tout-en-un à ses clients pour simplifier la conformité avec la facture électronique. En effet, Sage Intacct intègre nativement et sans surcoût¹ la plateforme agréée Sage qui permet le traitement des factures électroniques.

¹Groupement des Hôtelleries & Restaurations de France
²Service gratuit dans la limite d’un nombre maximum de factures

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