Qu’est-ce que l’échange de données informatisé ?
L’Échange de Données Informatisé (Electronic Data Interchange en anglais) est une technique de dématérialisation des échanges inventée dès les années 80.
Le fondement même de l’EDI, ce sont des standards et protocoles d’échanges élaborés par les entreprises ou des organisations internationales capables de porter ces standards dans le monde entier. Historiquement, les industriels de l’automobile, de l’aéronautique, des transports ont travaillé très tôt sur des normes techniques pour s’échanger des données, essentiellement des bons de commande, des avis d’expédition, des factures de manière totalement automatisée.
Quelle est l’utilité de l’échange de données personnalisé ?
L’objectif initial était de gagner du temps sur les tâches administratives sans valeur ajoutée, comme la génération des documents et leur acheminement par les services postaux, leur traitement manuel par le destinataire. Toutes ces tâches sont à la fois coûteuses en main-d’œuvre, mais elles introduisent aussi de nombreux délais additionnels et ralentissent les échanges entre entreprises.
En outre, un échange électronique permet d’éviter la ressaisie des informations dans le système informatique du destinataire et ainsi de diminuer le risque d’erreur et les litiges potentiels. De même, tous ces échanges sont conservés dans un historique : Il est possible de tracer toutes les transactions et régler un différend entre un fournisseur et son client.
Les divers standards de l’EDI
De nombreux standards sectoriels ont été créés au fil des années pour répondre aux besoins de chaque secteur d’activité. L’industrie automobile européenne a ainsi élaboré Odette puis GALIA, le secteur du retail britannique a créé Tradacoms, l’industrie électronique a mis en place RosettaNet ou encore Eancom dans le secteur commercial. Outre ces standards très spécifiques, des standards EDI multi-sectoriels sont apparus depuis. Plus généralistes, ces standards sont utilisés pour dématérialiser de multiples types d’échanges. Parmi eux, on peut citer XML, X12, EDIFACT, HC7 et il en existe bien d’autres encore.
Automobile, grande distribution, transports, énergie, mais aussi dématérialisation fiscale pratiquement tous les échanges d’une entreprise peuvent aujourd’hui être réalisés de manière électronique.
Le Cloud, levier de démocratisation de l’EDI
Initiée dès les années 90 par les grandes entreprises auprès de leurs sous-traitants, la démarche EDI s’est aujourd’hui très largement démocratisée. Toutes les entreprises peuvent dématérialiser leurs échanges avec leurs fournisseurs et leurs clients au moyen de plateformes EDI dans le Cloud sans qu’il leur soit nécessaire de se connecter à un réseau dédié. Les échanges vers la plateforme EDI sont réalisés via Internet, ce qui abaisse le coût d’entrée à l’EDI.
L’important dans le choix d’un prestataire EDI est de s’assurer qu’il supporte effectivement les standards que l’on souhaite mettre en œuvre. Il faut aussi s’assurer qu’il existe une interface entre l’ERP ou le logiciel de gestion et le prestataire afin d’alimenter l’EDI avec les requêtes et recevoir les réponses et messages des partenaires sans ressaisies manuelles.
Les interfaces automatiques participent grandement à la démocratisation de l’EDI. Elles permettent aux entreprises de se connecter aux réseaux EDI sans devoir lancer un coûteux projet d’intégration informatique.
Le Web EDI, nouvelle étape dans l’accessibilité à l’échange de données informatisé
Les grands EDI industriels et commerciaux des années 80 furent les précurseurs d’une grande vague de dématérialisation qui touche aujourd’hui absolument toutes les entreprises, y compris les PME et les TPE. Les logiciels de gestion modernes savent se connecter aux services EDI Cloud et l’approche Web EDI permet d’accéder à l’EDI sans disposer du moindre logiciel. Un simple portail Web permet aujourd’hui d’envoyer de manière électronique un bon de commande, une facture dématérialisée à un partenaire commercial via EDI. Cette solution technique est d’autant plus pertinente pour les TPE qui n’ont qu’un faible volume d’échanges à dématérialiser.
Glossaire initialement publié le 03/08/2021. Dernière mise à jour le 31/01/2023
