Obligatoire pour tous les fournisseurs publics, la plateforme Chorus Pro est une solution mutualisée de facturation dématérialisée, permettant aux entreprises de transmettre leurs factures au format électronique. En 2020, 54,6 millions de factures ont été émises via cette plateforme. Découvrez son fonctionnement.
Qu’est-ce que la plateforme Chorus Pro ?
Chorus Pro est la seule plateforme permettant aux entreprises de transmettre leurs factures électroniques à leurs clients publics. Développée par l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’État), elle fait suite à la publication de l’ordonnance du 26 juin 2014, obligeant l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements publics à accepter les factures électroniques de leurs fournisseurs, à condition qu’elles soient déposées selon les modalités fixées.
Pour répondre à cette obligation, Chorus Pro permet de transmettre toutes vos factures B2G (« business to government ») :
- les factures simples ;
- les factures d’avoir ;
- les factures de co-traitant ou de sous-traitant ;
- les documents de facturation des marchés de travaux.
Qui doit déposer ses factures sur Chorus Pro ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous avez l’obligation d’utiliser la plateforme Chorus Pro si vous éditez des factures à destination :
- de l’État ;
- des établissements publics nationaux ;
- des collectivités territoriales et de leurs groupements ;
- des établissements publics locaux.
Au total, 1,12 million d’entreprises sont fournisseurs de la sphère publique, qui regroupe près de 140 000 entités.¹
Bien qu’elle concerne désormais toutes les entreprises, il est important de rappeler que l’obligation d’utiliser Chorus Pro s’est faite de manière progressive :
- à partir de 2017 pour les personnes publiques et les grandes entreprises ;
- à partir de 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- à partir de 2019 pour les petites et moyennes entreprises ;
- à partir de 2020 pour les très petites entreprises et les micro-entreprises.
Enfin, rappelons que l’émetteur de la facture dématérialisée peut-être :
- le titulaire du contrat auprès d’un organisme public ;
- le sous-traitant recevant un paiement direct ;
- un organisme public.
Comment fonctionne la plateforme Chorus Pro ?
Vous avez la possibilité d’utiliser Chorus Pro de trois manières différentes, notamment en fonction du volume de factures que vous avez à transmettre :
Le mode Portail : adapté principalement aux petites entreprises ayant un volume de facturation restreint, ce mode vous permet de saisir vos factures directement dans Chorus Pro ou de déposer des factures respectant le format en vigueur.
Le mode Service (ou API) : il vous permet d’intégrer les services du mode Portail directement au système d’information (SI) de votre entreprise ou via un logiciel tiers, tel qu’un ERP (progiciel de gestion intégré) par exemple. C’est via ce dernier que vous pouvez vous connecter à Chorus Pro et, ainsi, transmettre automatiquement vos factures B2G.
Le mode EDI : ce mode consiste à paramétrer votre système d’information avec un opérateur dématérialisé. Grâce à un Échange de données informatisées (EDI), vos données de facturation sont automatiquement normalisées afin de respecter le format prévu par Chorus Pro, sans intervention de votre part.
Comment ouvrir un compte sur Chorus Pro ?
Pour utiliser Chorus Pro, tout particulièrement en mode Portail, les entreprises ont l’obligation de disposer d’un compte. Pour cela, plusieurs étapes sont à respecter :
Identifiez-vous : une fois sur Chorus Pro, vous devez identifier votre entreprise en indiquant une adresse email et un numéro de SIRET. Consultez et corrigez éventuellement les informations préremplies, puis complétez les champs vides. Notez que la première personne à créer le compte Chorus Pro d’une entreprise en détient tous les droits.
Paramétrez votre compte : sélectionnez ensuite les fonctionnalités dont vous avez besoin pour émettre vos factures. Les fonctions « Factures émises » et « Sollicitations émises » sont activées par défaut, tandis que 6 autres fonctionnalités peuvent être ajoutées (factures de travaux, factures à valider, engagements, suivi des flux, mémoires de frais de justice et demande de remboursement TIC). Une fois validé, vous devez activer votre compte utilisateur en cliquant sur le lien reçu par email.
Rattachez le compte à votre structure : la fiche structure permet d’identifier chaque entreprise émettant ou recevant des factures en tant que fournisseur ou client public. Il est nécessaire de rattacher le compte utilisateur à la fiche structure ou, si celle-ci n’existe pas encore, de la créer en renseignant plusieurs informations (SIRET, raison sociale et adresse). Si plusieurs personnes sont amenées à utiliser Chorus Pro, le gestionnaire de la fiche peut définir les autorisations d’accès pour les différents utilisateurs.
Comment déposer une facture sur Chorus Pro ?
En mode Portail, adapté aux structures émettant moins de 100 factures B2G par an, vous disposez de deux solutions pour transmettre vos factures :
La saisie : cette fonction vous demande de saisir manuellement les données de chaque facture au sein d’un formulaire standardisé. Votre facture est ensuite générée automatiquement par Chorus Pro.
Le dépôt : cette option vous permet de déposer votre facture dans Chorus Pro, à condition qu’elle soit au format PDF ou XML. La mise en forme est donc conservée, mais vous devez vérifier et compléter les champs identifiés par Chorus Pro.
Une fois votre facture saisie ou déposée sur Chorus Pro, vous êtes informé si celle-ci est refusée. Trois raisons peuvent d’ailleurs l’expliquer :
- Votre facture est à recycler : cela signifie que les coordonnées du destinataire sont erronées. Vous devez modifier le SIRET, le code service (numéro permettant d’identifier le service destinataire de la facture) et/ou le numéro d’engagement (code fourni par le client public), sans avoir besoin d’éditer à nouveau la facture.
- Votre facture est suspendue : cela signifie qu’il manque une ou plusieurs pièces jointes. Vous devez la ou les ajouter, puis renvoyer votre facture.
- Votre facture est rejetée : cela se produit si votre facture présente une ou plusieurs erreurs. Vous devez éditer une nouvelle facture avant de la renvoyer au destinataire.
Comment opter pour le mode EDI ou Service sur Chorus Pro ?
Selon les recommandations de Chorus Pro, le passage en mode EDI ou API nécessite 3 mois de préparation, tout particulièrement si vous ne vous faites pas accompagner par un tiers. Pour que le raccordement entre votre système d’information et la plateforme soit possible, il est en effet nécessaire de suivre plusieurs étapes :
- mettre à jour votre base clients afin d’identifier les organismes publics raccordés à Chorus Pro ;
- collecter les paramètres de facturation éventuellement exigés : code de service et/ou numéro d’engagement ;
- définir votre organisation interne, notamment en ce qui concerne les utilisateurs et leurs habilitations respectives ;
- sélectionner le mode de transmission privilégié : API ou EDI ;
- choisir le mode de flux adapté à votre organisation : facture, pivot ou cycle de vie ;
- structurer les flux et réaliser un test de fonctionnement, via le portail de Qualification par exemple ;
- se raccorder à Chorus Pro, soit en direct, soit via un opérateur de dématérialisation.
Pour en savoir plus sur le sujet :
Sources :
¹Dématérialisation des factures du Secteur Public – Présentation des principes de fonctionnement de Chorus Pro pour les fournisseurs – AIFE – 2018
Tout comprendre sur la facture électronique
Etape 1 : décrypter !
