La subrogation de salaire permet à l’employeur de simplifier le versement des différentes indemnités en cas d’arrêt maladie d’un salarié. Explications.
La subrogation de salaire : définition
En temps normal, lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, il perçoit les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) ou les prestations de prévoyance auxquelles il a droit.
La subrogation de salaire permet à l’employeur de percevoir les IJSS et de continuer à verser un salaire à son employé. Autrement dit, l’employeur avance les sommes dues au salarié, puis en récupère le montant auprès des organismes concernés.
Est-ce que la subrogation est obligatoire ?
La subrogation n’est pas une obligation légale, sauf si elle est imposée par la convention collective de l’entreprise ou un accord de branche. Certaines entreprises peuvent choisir de l’appliquer pour faciliter la gestion des absences de leurs salariés.
Comment ça fonctionne la subrogation de salaire?
Selon le Code de la Sécurité Sociale, pour bénéficier de la subrogation de salaire, certaines conditions doivent être remplies, tant du côté de l’employeur que du salarié.
Le salarié
Le salarié doit également avoir au moins 1 an d’ancienneté(sauf si la convention collective ou l’accord d’entreprise prévoient des dispositions plus favorables) et être assuré à la Sécurité sociale.
Il doit transmettre à son employeur, dans les délais légaux, un arrêt de travail validé justifiant des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale.
L’employeur
L’employeur doit faire la demande de subrogation quand il signale l’arrêt de travail dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Il indique la période de la subrogation :
- la date de début correspond au début de l’arrêt de travail
- la date de fin correspond au terme de l’obligation de maintien de salaire. En effet, la date de fin de la subrogation ne correspond pas nécessairement à la date de fin de l’arrêt de travail.
Si la subrogation n’est pas prévue au contrat de travail ou la convention collective, le salarié doit donner son accord dans le cas d’un maintien de salaire est partiel.
Comment gérer la subrogation de salaire en paie ?
Voici les étapes à suivre pour établir correctement un bulletin de paie lorsque la subrogation de salaire est en place.
Le montant du salaire à maintenir
L’employeur doit déterminer le montant du salaire à maintenir pendant l’arrêt de travail. Selon les dispositions légales ou conventionnelles, cela peut correspondre à un maintien total ou partiel du salaire qui sera déterminé en fonction des conventions collectives ou accords d’entreprise. Il convient donc de vérifier les conditions applicables.
La fiche de paie
Les IJSS sont déduites du salaire brut pour indiquer que l’employeur ne paye que la différence entre le salaire maintenu et les indemnités versées par la Sécurité sociale ou la prévoyance.
Sur le bulletin de salaire, la subrogation se présente généralement ainsi :
- Salaire brut habituel qui serait perçu si le salarié n’était pas en arrêt de travail.
- Indemnités journalières Sécurité sociale (IJSS) qui sont déduites du salaire brut pour refléter le montant que la Sécurité sociale verse directement à l’employeur.
- Complément employeur (maintien du salaire) : il s’agit de la différence entre le salaire maintenu et les IJSS. Cette somme est avancée par l’employeur et représente ce que le salarié perçoit effectivement sur sa fiche de paie.
Prélèvements sociaux et fiscaux
Même si l’employeur avance le salaire, il doit continuer à appliquer les prélèvements sociaux sur les montants maintenus.
Cependant, les IJSS ne sont soumises à cotisations qu’à la CSG (Contribution sociale généralisée) et à la CRDS (Contribution pour le remboursement de la dette sociale).
Les avantages d’un logiciel de paie
L’utilisation d’un logiciel de paie sécurise la gestion et le suivi de la subrogation de salaire.
Le logiciel permet de :
- Calculer automatiquement les montants à maintenir pour le salarié.
- Déduire les indemnités journalières de manière transparente.
- Éviter les erreurs de calcul et s’assurer du respect des règles légales et conventionnelles.
- Suivre les remboursements de la Sécurité sociale et de la prévoyance pour une gestion plus fluide.
En comprenant les modalités de la subrogation de salaire et en mettant en place les outils adaptés, vous optimiserez la gestion des arrêts de travail dans votre entreprise tout en garantissant un service de qualité à vos collaborateurs.
Ces articles peuvent également vous intéresser :
