Parole de dirigeants – Comment Inicea gère sa trésorerie en temps réel

Inicea est un groupe de 20 établissements dédiés à la santé mentale et déployés sur l’ensemble du territoire national.
Jeanne Bellotto est la Responsable Administrative et Financière de Inicea Holding. Elle explique en quoi Sage FRP 1000 étendu, intégrant le module de gestion de trésorerie, répond aux besoins de temps réel et d’agilité d’une organisation en croissance.

Sage FRP 1000 Trésorerie, un choix stratégique pour Inicea

Inicea a choisi en 2017 d’adopter Sage FRP 1000 dans sa configuration étendue, en intégrant à son système d’information financier tout un ensemble de modules et de processus automatisés : la comptabilité, la dématérialisation des factures, les workflows de validation et la gestion de trésorerie.

5 ans plus tard, Jeanne Bellotto est en capacité d’évaluer avec précision le gain de productivité qui découle de cette décision. « Par le passé, nous avions l’habitude de travailler sur Excel^®. Chaque comptable saisissait pendant une demi-journée par semaine l’ensemble des relevés bancaires sous format papier et/ou sous format d’édition des sites de nos banques. Une demi-journée à saisir dans Excel® toutes les opérations ! Pour qu’ensuite ce soit consolidé toujours sur Excel^® ».

Bien évidemment, la situation est tout autre aujourd’hui. Inicea bénéficie en temps réel d’une vue synthétique et centralisée sur l’ensemble de ses comptes bancaires. « Le premier avantage que nous trouvons au module Sage FRP 1000 Trésorerie, c’est de disposer d’une position de trésorerie consolidée à tout instant. Au lieu d’avoir une position de trésorerie hebdomadaire, nous pouvons effectuer des extractions à la demande », poursuit Jeanne Bellotto.

Mais la vision en temps réel n’est pas le seul atout de Sage FRP 1000 Trésorerie aux yeux de Jeanne Bellotto. « Nous avons été très intéressés par une solution qui nous donnait beaucoup plus d’agilité et de sécurité. C’est pour cela que nous avons voulu mettre en place ce module de gestion de trésorerie ».

La productivité et la sécurité s’ajoutent ainsi à l’agilité apportée à Inicea par la solution. « Toutes les codifications sont automatisées et normalisées, notamment pour les codes bancaires. La cohérence de la nomenclature, en lien avec les comptes comptables que nous utilisons, ou en lien avec les codes budgétaires de notre trésorerie, nous permet de faire des extractions totalement adaptées à leur contexte d’utilisation. Mais également d’automatiser l’enregistrement de nos écritures bancaires dans la comptabilité. Il s’agit vraiment d’un gain de productivité significatif », observe Jeanne Bellotto.

La migration vers Sage FRP 1000 v9, pour gagner encore en efficacité

Le Groupe Inicea comporte également des structures immobilières et des holdings. Jeanne Bellotto anime un centre de gestion partagé. « Je travaille avec dix collaborateurs comptables et un trésorier. Nous pilotons la gestion d’une trentaine de structures, ce qui implique des besoins en termes de gestion des immobilisations et de gestion de flux intra-groupes. Et c’est aussi pourquoi la gestion de trésorerie est aussi importante ».

Inicea a opté pour la migration vers la version 9 de Sage FRP 1000 en juin 2021. Un certain nombre d’évolutions de cette version ont semblé suffisamment intéressantes aux yeux de Jeanne Bellotto pour engager cette dynamique de migration. « Un premier point qui a été très important, c’est la sécurisation de certains processus. Déjà, le fait que cette version soit certifiée selon la norme ISAE 3402 est un élément très important. Et l’autre point, dans ce contexte de fraudes assez régulières aux entreprises, c’est la validation des RIB fournisseurs à chaque création ».

Le deuxième fondement de la décision conduite par Jeanne Bellotto, c’est le gain en personnalisation des postes de travail. « Ensuite, nous avons regardé en termes de fonctionnalités pour gagner plus d’aisance et d’autonomie dans l’utilisation de l’outil. Nous avons suivi l’évolution de l’ergonomie. Et nous nous sommes appropriés des fonctionnalités qui étaient nouvelles. Notamment dans la gestion des tâches, dans la création de raccourcis sur les pages d’accueil. Ce qui permet aux collaborateurs de se créer des liens directs vers des tâches qu’ils font plus régulièrement que d’autres ».

L’usage au quotidien de Sage FRP 1000 v9 est venu enrichir le retour d’expérience de l’équipe. « Dans un second temps, nous avons apprécié quelques solutions techniques complémentaires, qui nous donnent plus d’agilité dans les écritures. Je pense notamment aux verrous qui pouvaient se créer lors de certaines opérations. Il fallait faire un ticket à l’assistance. Maintenant, nous avons cette autonomie de pouvoir déverrouiller les écritures. Et puis, nous avons gagné en flexibilité dans l’export de grands livres. Avec un nombre de lignes plus conséquent lorsque l’on fait cet export », énumère Jeanne Bellotto.

Enfin, il convient de souligner que la décision a été confortée par l’assurance de la facilité de migrer vers Sage FRP 1000 v9. C’était un aspect très important pour Jeanne Bellotto. « Nous sommes très contents de notre solution depuis 2017 et nous ne voulions pas perdre beaucoup de temps à cette migration. Ça a été effectivement indolore, grâce au partenariat très fort que nous entretenons avec notre intégrateur Actisoft. Il nous permet entre autres de travailler en toute confiance et de ne pas avoir de difficultés à faire des migrations ».

Le retour d’expérience des utilisateurs de Sage FRP 1000 est précieux pour prendre la mesure de la richesse fonctionnelle de la solution. D’autres articles de Sage Advice partagent la réalité vécue par nos clients :

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Témoignage réalisé en décembre 2021