Prélèvement à la source et décalage de paie : soyez prêt dès décembre 2018 pour être conforme au 1er janvier 2019

À compter du 1er janvier prochain, le prélèvement à la source devra être appliqué dans toutes les entreprises. En revanche, les modalités de la première déclaration incluant les données du prélèvement seront quelque peu différentes, selon que vous pratiquez ou non le décalage de paie pour vos salariés.

La déclaration mensuelle à effectuer

En tant que collecteur pour l’État, vous devrez prélever l’impôt sur les salaires versés, à compter du mois de janvier 2019. Cette somme devra ensuite être reversée à l’administration fiscale dans un délai variant en fonction de la taille de votre entreprise :

• soit le mois suivant pour les entreprises de plus de 11 salariés,
• soit le trimestre suivant pour les plus petites entreprises qui le souhaitent.

Pour mettre en place ce dispositif, l’administration fiscale a choisi de faire transiter les informations concernant le prélèvement à la source de chaque salarié par la DSN (déclaration sociale nominative) déjà réalisée tous les mois par chaque employeur.

Le rôle de cette DSN

La DSN va permettre à la fois de faire parvenir à l’administration fiscale vos informations concernant le prélèvement à la source de vos salariés, mais également, à l’administration fiscale de vous transmettre le taux applicable à chaque salarié (via le compte rendu métier, ou CRM, envoyé suite aux DSN que vous aurez transmises).
Utiliser le système déjà en place de la DSN évite la création d’une déclaration spécifique (qui alourdirait les obligations existantes des entreprises). De plus, ce système permet de ne pas modifier outre mesure ses process et ses logiciels de paie pour prendre en compte le prélèvement à la source.

Une nouvelle norme à respecter

Pour intégrer les spécificités du prélèvement à la source, la DSN va donc faire l’objet d’une nouvelle norme (norme 2019.1) dès la deuxième quinzaine de janvier 2019. Seront ainsi incluses de nouvelles rubriques pour les informations concernant le prélèvement à la source, à la fois dans le bloc « Versement organisme de protection sociale » et dans le bloc « Versement individu » de la DSN. Elles concerneront entre autres :

• la rémunération nette fiscale du salarié,
• le taux de prélèvement,
• le type de prélèvement,
• l’identifiant du taux de prélèvement,
• le montant total prélevé.

Ces nouvelles rubriques devront être remplies pour chaque salarié dès sa mise en place fin janvier 2019.

Première déclaration pour les entreprises ne pratiquant pas le décalage de paie

Si vous versez à vos salariés les rémunérations du mois M à la fin du mois M, vous devrez déclarer les informations liées au PAS dans la DSN concernant le mois principal déclaré (MPD).
Par exemple : pour la paie de janvier 2019, versée en janvier 2019, les informations liées à ce prélèvement à la source devront être contenues dans la DSN du mois de janvier envoyée au plus tard en février 2019 (échéances des 5 et 15 février 2019).
Par conséquent, la déclaration devra être faite selon la nouvelle norme (norme 2019.1) dès cette paie de janvier.

Pour les entreprises pratiquant le décalage de paie

Si vous versez les rémunérations du mois M à vos salariés en début de mois M+1, vous devrez là aussi déclarer les informations liées au prélèvement à la source dans la DSN du mois principal déclaré (MPD).
Mais attention : les paies de décembre 2018 versées début janvier 2019 devront faire l’objet d’un prélèvement à la source !
Vous devrez donc renseigner les informations Prélèvement à la source dans la DSN de décembre 2018 (MPD 12/2018).

À noter : Les ordres de paiement accompagnant ces déclarations seront transmis à la Banque de France dans un délai exceptionnellement plus élevé, et uniquement pour cette déclaration de MPD 12/2018 incluant le PAS à reverser, à compter du 11 février 2019.

Si vous pratiquez le décalage de paie avec vos salariés, vous devez donc impérativement être prêt dès le mois de décembre 2018 à appliquer le prélèvement à la source sur les salaires du mois pour être conforme à vos obligations. N’hésitez pas à vous faire accompagner pour être dans les temps !