Cómo hacer un buen análisis de puestos de trabajo (e-book)

En este post, te contamos al detalle cómo se analizan los puestos de trabajo en relación al negocio.

• Para analizar los puestos de trabajo es necesario detectar las habilidades requeridas para desempeñarlo.
• La pandemia ha introducido una nueva variable: el grado de orientación del profesional hacia las nuevas tecnologías.

Contenido del post

1. Un nuevo perfil para una “nueva” normalidad
2. Pasos previos al análisis de puestos de trabajo
3. ¿Cómo ayuda a una empresa la elaboración de un buen análisis de puestos de trabajo?
4. Estrategias para elaborar un buen análisis de puestos de trabajo

El análisis de puestos de trabajo es una estrategia empresarial para valorar el desempeño, facilitar la organización del trabajo y las tareas de selección. Así como para confeccionar sistemas de retribución variable, entre otras cosas.

En circunstancias normales, para realizar un buen análisis es necesario conocer y determinar:

• Los objetivos de la empresa.
• Las principales técnicas de selección existentes y los métodos de clasificación.
• La fórmula más adecuadasegún las necesidades y la naturaleza específica de nuestro negocio.

No obstante, la COVID-19 ha introducido una variable más a la hora de elaborar un buen análisis de puestos de trabajo. El grado de orientación del profesional hacia las nuevas tecnologías, variable dada la conversión digital a la que se han visto obligadas muchas empresas.

1) Un nuevo perfil para una “nueva” normalidad

Muchas compañías están poniéndose manos a la obra para recuperarse económicamente. Y el primer paso es incorporar en sus plantillas a personal que sepa responder a las necesidades actuales.

Para ello, detectar los perfiles en auge de contratación da pistas a las empresas sobre el tipo de empleado que van a necesitar. Cada empresa tendrá unas necesidades diferentes de personal. Aunque lo que sí está claro es que hay un perfil estándar para esta “nueva normalidad”. Adecco, en su informe “Análisis del mercado laboral tras el COVID-19”, pone el acento sobre los perfiles más demandados. Y, por lo tanto, más necesarios dentro de las empresas de cara a la “nueva normalidad”.

Las conclusiones de este análisis revelan una fuerte tendencia a demandar trabajadores enfocados al negocio online. Muy vinculados a la transformación digital y que, independientemente del sector, cuenten con las siguientes capacidades:

• Adaptación al cambio y aprendizaje.
• Grandes habilidades comunicativas.
• Capacidad de escucha.
• Empatía y compromiso.
• Responsabilidad y trabajo en equipo.

2) Pasos previos al análisis de puestos de trabajo.

Antes de ponernos manos a la obra, no podemos olvidar que el análisis de puestos de trabajo es un proceso. Como tal, se compone de una serie de pasos que tenemos que seguir, entre los que se encuentran:

• La planificación de objetivos del análisis.
• La determinación de la naturaleza de los diferentes puestos existentes dentro de la empresa.
• Seleccionar las herramientas de análisis en función de las características generales del puesto.
• Agrupar los datos obtenidos del análisis y verificarlos.
• Seguir la evolución de cada puesto a lo largo del tiempo.

3)¿Cómo ayuda a una empresa la elaboración de un buen análisis de puestos de trabajo?

Analizando los puestos de trabajo, el departamento de Recursos Humanos es mucho más eficaz en el reparto de tareas y responsabilidades. También lo es la determinación de la estructura salarial. Además, en base a los datos recabados de las observaciones y estudios puestos en marcha, las empresas podrán:

• Crear sistemas de retribución
• Medir adecuadamente los costes de mano de obra.
• Establecer procesos de selección más modernos o agilizar los ya existentes.
• Mejorar los sistemas de formación, que ayudan enormemente a la promoción profesional de los miembros del equipo.
• Valorar el puesto adecuadamente.

4)Estrategias para elaborar un buen análisis de puestos de trabajo

Como todo método científico, el análisis de puestos de trabajo también tiene sus fuentes y técnicas. A continuación, te enumeramos algunas estrategias útiles para recabar datos que nos ayuden a elaborarlo.

1. Mediante la observación directa

Generalmente, la observación directa deberá realizarla el responsable de área. Pero, si queremos obtener resultados más objetivos, es recomendable que esta labor la realice un observador externo. Para una mayor precisión, la observación debe seguir las siguientes pautas:

• Ha de realizarse sobre varios empleados y no individualmente. Así resultará más fácil hacerse una idea concreta sobre el puesto de trabajo en sí mismo.
• Debe ajustarse a un procedimiento acompañado de una hoja de observaciones.
• Es conveniente recoger todas las actividades realizadas, su frecuencia y las principales incidencias. Esto nos permitirá obtener una radiografía lo más realista posible del puesto.

2. Entregando diarios

Otra forma de analizar un puesto de trabajo consiste en la entrega de diarios a un número determinado de trabajadores. Los empleados registrarán en él las actividades realizadas durante sus jornadas laborales.

No obstante, conviene que, antes de poner en marcha esta estrategia, se reúna a los empleados. Lo haremos para explicarles los objetivos de la prueba y que no se sientan evaluados como trabajadores. De lo que se trata es de juzgar el puesto.

3. Realizando entrevistas

Con el formato entrevista, por ejemplo, los datos recogidos pueden ser alimentados por la propia conversación del empleado, su superior inmediato y el analista.

Sin embargo, cabe la posibilidad de que la propia conversación desvirtúe la realidad. Esto dará como resultado unos datos que no reflejen fielmente la situación real de cada puesto.

4. Con la cumplimentación de formularios

Mediante la entrega de formularios o cuestionarios a los empleados es posible llegar a un número mayor de trabajadores que con la fórmula anterior. De esta manera, se reducirán los costes del proceso y su duración.

Eso sí, para obtener datos de valor, los cuestionarios no pueden contar únicamente con una estructura de respuestas cerradas. Han de incluir una sección abierta que permita a los empleados anotar observaciones o sugerencias.

Una vez analizadas las respuestas, se puede poner en marcha un sistema de formación que armonice con las respuestas recabadas. Así ayudaremos al empleado a realizar su trabajo con mayor calidad y eficiencia.

5. Clasificando cada puesto en relación a la organización de la empresa

Actualmente, los sistemas clásicos de clasificación de puestos, es decir, los basados en criterios de evaluación estandarizados o mecanicistas, están perdiendo relevancia. Esto se debe a una sencilla razón: no se puede buscar rigidez organizativa en un mundo laboral dinámico y cambiante como el que vivimos hoy.

Para clasificar adecuadamente los puestos de trabajo desde un punto de vista organizacional, debe analizarse cada actividad dentro de la empresa teniendo en cuenta:

• Cómo las responsabilidades y funciones encuadradas en los distintos departamentos enlazan con los objetivos de la empresa.
• El impacto en el negocio de cada puesto de trabajo.
• El desempeño individual en relación a las competencias profesionales.

Esta estrategia ayuda a fijar los conocimientos, competencias y actitudes que cabe esperar de los empleados de cada departamento. Así como a determinar un sistema de retribución y recompensa acorde con cada rol.

Nota del editor: Este contenido fue creado por primera vez en septiembre de 2018 y actualizado a noviembre de 2020 por su relevancia.