Cómo realizar la legalización telemática de los libros contables

Tal y como marca el Código de Comercio en su artículo 27, todo empresario llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario, sin olvidar también los libros de actas de las juntas generales y órganos colegiados de la sociedad si operan mediante consejo de administración. En el caso de sociedades anónimas deberán llevar además de todos los libros anteriores el libro registro de acciones nominativas y las sociedades de responsabilidad, en lugar del libro de acciones nominativas, llevarán el libro registro de socios.

Desde la aprobación de la Ley 14/2013 de Emprendedores, se establece como requisito adicional que todos los libros obligatorios que tienen que llevar las empresas se legalizarán de manera telemática. Esta nueva obligación de legalización telemática, abre dos tipos de actuación diferenciados. La primera de ellas, es qué pasa con los libros en papel que ya tenemos en las sociedades, como es el libro de actas o libro de socios y la segunda ¿cómo legalizar los libros de manera telemática?

Los libros en papel, se mantienen hasta que se agoten

Si mi sociedad ya está en funcionamiento y tengo mi libro de actas en papel, deberé seguir utilizando este libro hasta que lo termine. Una vez cumplimentado totalmente este libro, procederemos a cerrarlo y a legalizar los siguientes libros de actas de manera telemática.

En todo caso, como la ley de emprendedores no ha sacado disposición transitoria para los libros existentes en papel, debemos ver cómo actúa nuestro registro mercantil respecto los propios libros de 2013. Por ejemplo, todos los registros mercantiles de la Comunidad Valenciana, obligan a legalizar de manera telemática los libros correspondientes al ejercicio 2013, incluso actas aprobadas a posterior del 29/09/2013 si no existe libro de actas anterior o el libro en papel se ha terminado.

Por contra, el Registro Mercantil de Pontevedra, la llevanza electrónica de los libros aplica para los ejercicios que terminen el diciembre de 2014 o durante el propio 2014 si tenemos ejercicios que no coincidan con el año natural.

La legalización telemática de los libros, con el software del Registro Mercantil

Para proceder a la legalización telemática de los libros, debemos contar obligatoriamente con Legalia, software de legalización de libros suministrado por el Registro Mercantil.

En el caso de los libros de contabilidad (Diario, Inventario y Cuentas Anuales), debemos confeccionarlos previamente con nuestros softwares contables, seleccionar el formato de fichero que queremos legalizar (recomendable PDF por su mejor usabilidad) y procesar la huella digital de los libros con Legalia.

Respecto los libros de actas, basta con que tengamos las actas impresas, firmadas, escaneadas en PDF y agrupadas por años, para proceder a su legalización anual durante el siguiente ejercicio de cierre.

El procedimiento de legalización es sencillo y al realizarlo de manera telemática, necesitamos ser usuarios registrados en el Registro Mercantil, con el objeto de facilitar toda la transmisión de los libros contables.

Cualquier duda sobre el procedimiento, no dudéis en dejarla en comentarios.

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