Todo lo que una empresa necesita saber sobre la conciliación bancaria

Tener un negocio supone gestionar todo para estar seguro de que vas por el camino correcto. Por eso, aunque la conciliación bancaria no es algo «obligatorio», sí que es muy aconsejable para cualquier empresa.

• Aprenderás en qué consiste y cómo te puede ayudar el tener automatizada tu conciliación
• Además, conocerás cuáles son los errores más habituales a la hora de conciliar (y como evitarlos)

A menudo gritamos “¡socorro!” al comprobar si los saldos de los bancos coinciden con nuestro registro de cuentas. Sin embargo, no hay que alarmarse. No nos pasa a nosotros solos. Por lo general, es normal que el extracto del banco y nuestra contabilidad o tesorería no coincidan al 100%. Para que esto no ocurra y poder solucionarlo, existe el proceso denominado conciliación bancaria.

En esta entrada de nuestro blog con contenido actualizado, te explicamos como la conciliación bancaria es el acto de cotejar el saldo real de los extractos bancarios por cada una de las cuentas que tiene la empresa con los movimientos contables de entradas y salidas de tesorería de dichas cuentas, al mismo tiempo que se corrigen las diferencias existentes. Es la única forma de conseguir llevar una contabilidad clara, fiable y transparente.

Se trata de un proceso no obligatorio, pero sí muy aconsejable para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Su objetivo no es hacer coincidir los saldos de bancos que tiene registrados la empresa con los extractos de esas cuentas, sino identificar con claridad qué es lo que ha generado la diferencia para que posteriormente se pueda corregir y nuestras cuentas sean un fiel reflejo de la realidad de la empresa.

La importancia de la conciliación bancaria

Se realice de forma automática o manual, la conciliación bancaria es algo inevitable. Pero no por capricho contable, sino por motivos como los que recopilamos a continuación:

• Ayuda a determinar diferencias entre la contabilidad y la realidad de la tesorería empresarial.
• Permite evaluar si existen diferencias temporales por el propio movimiento financiero o existen partidas pendientes de contabilización. Por ejemplo, en muchas ocasiones, debido al tiempo en el que se registran las partidas en la empresa y en el banco, los saldos no suelen coincidir. Además, la propia aplicación del criterio del devengo en la contabilidad de las empresas que se diferencia con el criterio de caja de las cuentas corrientes, hace que los saldos puedan ser muy diferentes.
• Evita errores y cargos innecesarios. Con la revisión podremos ver si en la cuenta bancaria aparece un cargo erróneo, por ejemplo.
• Sirve para un control mayor del rendimiento de la empresa. Con la conciliación bancaria podremos ver una panorámica perfecta para entender la evolución y estado de los ingresos y gastos.
• Facilita dar una imagen real y transparente.

Cómo llevar a cabo una conciliación bancaria

Aunque puede llevarnos algo de tiempo, llevarla a cabo no nos resultará complicado si seguimos los siguientes pasos:

1. Recopilar la documentación necesaria. Hay que ponerse en modo “rastreatror”. Necesitaremos extraer del banco un extracto de todos los movimientos del periodo de tiempo a conciliar (o recopilar los que nos hagan llegar por correo ordinario), así como tener acceso a un mayor de esa cuenta de bancos.
2. Comprobar entre los apuntes contables y la información bancaria. Si el proceso de conciliación lo hacemos de forma manual, en una mano deberemos tener el extracto bancario del mes; en la otra, el registro de ingresos y gastos de la empresa correspondiente a ese mismo mes. Por último, cogeremos regla y lápiz y comprobaremos línea por línea, concepto por concepto y cantidad por cantidad.
3. Aun así, existen herramientas que automatizan este procedimiento, de forma que podamos hacerlo más rápido. Para ello, utilizaremos un programa de contabilidad en la nube que haga la conciliación bancaria automática. Nosotros solo tendremos que subir el extracto del banco y enlazar los ingresos y gastos con un movimiento determinado del extracto.
4. Informes. Lo ideal es que toda la información procesada en este proceso quede en un informe de conciliación, que se archivará para poder hacer un seguimiento mes a mes. Muchas personas se saltan este paso, pero con este informe es posible que una diferencia en los saldos se termine solucionando al cabo de uno o varios meses.
5. Realizar los ajustes necesarios. Una vez detectados los descuadres, se deberán realizar los apuntes contables necesarios para que los saldos bancarios coincidan con los de contabilidad: desde nuevos asientos hasta eliminar apuntes duplicados o rectificar importes o conceptos.

Este último paso no forma parte exactamente de la conciliación bancaria, puesto que el objetivo de ésta es identificar diferencias en los valores registrados. Pero igualmente es la consecuencia lógica de este proceso Es decir, la conciliación bancaria finaliza cuando las diferencias entre contabilidad y extractos bancarios están plenamente justificadas o cuando los saldos contables y bancarios coinciden.

¿Cuándo tengo que hacer la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria suele hacerse cada mes, aunque muchas empresas deciden acortar el periodo y hacerla cada menos tiempo. No existe una regla ni un procedimiento estandarizado. Todo depende de cómo te sientas más cómodo con la gestión de tus cuentas y del tiempo que dispongas para ello.

Consejos para un proceso de conciliación bancaria eficiente

Tener muchas cuentas bancarias que conciliar puede hacer de este proceso algo tedioso. No obstante, podemos seguir unos pasos para que sea eficiente. Para empezar, debes de tener toda la información y documentación necesaria a mano. Facturas, pagos realizados, fraccionados…. Cuanta más información tengamos, mejor.

Es aconsejable conciliar por tramos. Por ejemplo, empezar comprobando el saldo final del mes anterior, y si es necesario incluso de más tiempo atrás, hasta ver dónde coincidían los saldos. Realizarlo de esta forma nos permitirá que, si encontramos un error, no hará falta revisar punto por punto, sino por intervalos.

Analiza el porqué de los descuadres. A menudo los errores contables se producen porque se nos ha olvidado contabilizar algo o por pequeños descuidos, como duplicar un apunte, equivocarse en la cifra, etc.

En situaciones extremas, podemos utilizar partidas conciliatorias. Por ejemplo, la cuenta “555, Partidas Pendientes de Aplicación”. No obstante, no se debe tomar como costumbre. Tengamos en cuenta que, si se acumulan descuadres en exceso, la contabilidad de la empresa estará cada vez más alejada de su realidad.

Por último, no debemos olvidar la caja como elemento importante de la tesorería de la empresa. Por ella se han podido pagar y cobrar facturas que debemos puntear.