Sí, sí es posible llevar el inventario al día

Una de las tareas que más cuesta en algunos negocios es la de gestionar el inventario al día. Cuando existe una alta rotación de productos, cuando existen recursos insuficientes para gestionar el almacén, o cuando se usa un sistema de gestión que no está bien adaptado, los descuadres en el inventario son habituales, generando nuevas tareas de control que no añaden valor al cliente y que, por tanto, hay que evitar.

A continuación, te contamos en qué frentes debes trabajar para llevar el inventario al día:

Enemigos y buenas prácticas para llevar el inventario al día

Cuando en el sistema figura que hay disponibles X unidades y luego resulta que la cantidad real es diferente, se corre el riesgo de romper stock (cuando en el inventario figuran más unidades de las que realmente hay); también de tener descontroladas mercancía o materias primas (cuando en el inventario figuran menos unidades de las que realmente están almacenadas), con el riesgo de que se pierdan (sobre todo en caso de perecederos) o que se pierda eficiencia en las compras.

Por tanto, el inventario necesita ser llevado al día de forma eficiente. Para ello, hay que evitar los mayores enemigos para llevar el inventario al día, entre los que están el desorden y la falta de organización. Si el desorden afecta a la planta de producción, al almacén o incluso a la oficina, lo más probable es que surjan problemas para cuadrar el inventario cada poco tiempo.

Para garantizar el orden y la buena organización, se pueden aplicar metodologías como las 5’S, que ayudan a eliminar lo superfluo y a quedarse sólo con lo estrictamente necesario, organizado de forma eficiente (con gestión visual, procedimientos bien definidos,…). Eso sí, en algunos entornos se están planteando soluciones radicales basadas en sistemas inteligentes, que permiten una gestión del caos en los almacenes con resultado de éxito.

Un punto a tener en consideración son las personas, dado que su compromiso es fundamental para que el inventario sea fiable y real. Si no existe este compromiso y cualquiera de las involucradas en un proceso no cumple con el estándar marcado, surgirán problemas que afectarán al inventario. Por ejemplo, un trabajador en una línea de producción que no anota correctamente las piezas retiradas por defectos, provocará pequeñas variaciones que necesitarán una «investigación» para poder cuadrar el inventario.

Para eliminar el error humano, la alternativa está en la automatización de procesos, que permite registrar en tiempo real el trasiego que siguen materias primas, mercancías y productos terminados sin intervención humana o casi sin ella. Disponer de buenos sistemas de captura de datos en planta facilita la gestión del inventario porque elimina las tareas manuales de registro de datos y su posterior alta picando datos a mano en el sistema. Es mucho mejor usar sistemas de RFID, lectura de códigos de barras o QR

El software como aliado para gestionar el inventario de forma eficiente

El software es otro de los pilares necesarios para una gestión del inventario eficiente. Si se disponen sistemas de captura de datos en planta y se automatiza su carga en las aplicaciones de gestión, se facilita enormemente la tarea de cuadrar el inventario.

Pero ojo, dado que el software no lo es todo. El sistema de gestión no puede hacer milagros. No hace sólo determinadas tareas, ni cambia automáticamente cada vez que cambia un proceso y afecta a la gestión del inventario. Hay que estar encima para parametrizarlo correctamente y para alimentarle los datos oportunos y así conseguir la información esperada.

Con un buen software se puede facilitar enormemente la tarea de gestión del inventario, disponiendo en tiempo real de datos fiables para la toma de decisiones, evitando problemas de una gestión deficiente del inventario, como son las roturas de stock o la pérdida de productos y materias primas por una falta de control.