5 maneras cobrar facturas sin tener conversaciones incómodas con tus clientes

¿Cuánto tardan tus clientes en procesar tus facturas y pagar por los productos o servicios que les proporcionas? ¿Y a cuántas conversaciones incómodas debes enfrentarte durante el proceso? En este post te damos algunas claves para cobrar tus facturas de modo fácil y sencillo.

• El tiempo de espera medio en el Reino Unido para el cobro de facturas de menos de 1 millón de libras es de 71 días, según la asociación bancaria británica UK Finance (anteriormente conocida como Asset Based Finance Association).
• Es un periodo considerablemente más largo que las condiciones estándar a 30 o incluso 60 días de las que dependen la mayoría de empresas para mantener un flujo de caja o «cashflow» saneado.

Según un estudio llevado a cabo por Sage, una de cada diez facturas se paga con retraso. Este estudio también muestra que, en todo el mundo, la excusa más habitual para los pagos con retraso es… ninguna en absoluto.

Lo has oído bien. Por increíble que parezca, las empresas no tienen ninguna justificación. Simplemente no se molestan en pagar a tiempo.

Cualquier empresario o profesional de las finanzas sabe que esto puede provocar llamadas o correos electrónicos delicados y a menudo incómodos cuando un pago ha vencido. Según el mismo estudio de Sage, para la mayoría de empresas el mayor obstáculo a la hora de hacer el seguimiento de los cobros es proteger la relación con el cliente.

A continuación se describen cinco formas de enfrentarse a la peliaguda cuestión de los cobros de facturas, que deberían facilitar la gestión de esas conversaciones incómodas, o, probablemente, eliminar la posibilidad de que lleguen a producirse.

1. Factura de inmediato

Si te tomas tu tiempo para emitir una factura estás trasmitiendo al cliente el mensaje implícito de que tampoco consideras que el pago puntual sea importante.

Si envías una factura con retraso perderás una posición de fuerza si tienes que ponerte en contacto con el cliente para reclamar un cobro.

Además, emitir una factura con retraso también puede crear confusión en el cliente, ya que el tiempo transcurrido puede provocar que no esté tan claro el concepto de la factura. Es posible que la persona a cargo de las finanzas tenga que investigar el asunto, lo que implica un mayor potencial de retraso en la emisión del pago.

¿Cuándo debes enviar una factura? ¿Qué te parece inmediatamente?

Si utilizas una solución de contabilidad y facturación moderna (por ejemplo, Sage 50) que incorpora una aplicación móvil, puedes, incluso, hacerlo delante del cliente.

¿Acabas de finalizar un trabajo o de entregar unas existencias? Crea y envía la factura sobre la marcha con un teléfono o tablet, y asegúrate de que el cliente sabe que lo has hecho.

Partiendo de esa base se eliminan las ambigüedades sobre si ha recibido la factura en caso de tener que reclamarla.

2. Ofrece distintas opciones de pago

Hoy en día esta cuestión resulta obvia. Cualquier factura que emita tu empresa debe ofrecer todas las opciones de pago posibles.

Tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencia bancaria, PayPal o incluso tecnologías como Apple Pay o Google Pay. Debes poner todas ellas a disposición del cliente, además de los métodos tradicionales de pago por cheque o por transferencia bancaria.

Si utilizas métodos de contabilidad y facturación modernos, tu software contable debería permitirte incluir un botón “Pagar ahora” en la factura enviada por correo electrónico que permita al destinatario liquidar la factura con unos pocos clics.

El cliente contará con todas las facilidades necesarias para saldar la factura, lo que evitará la posibilidad de postergar el asunto.

Si te encuentras en la situación de tener que reclamar el cobro, las conversaciones incómodas se suavizarán si puedes demostrar que te has esforzado por facilitar al máximo que el cliente realice el pago.

Incluso los negocios centrados en las transacciones entre empresas (B2B), parte de los cuales siguen dependiendo en gran medida de los cheques o los servicios BACS, están interiorizando la idea de pagar por vía electrónica usando métodos más modernos. Asegurarte en todo momento de que tus facturas ofrecen esta opción es, sin duda, un paso en la dirección correcta.

En función del importe de la factura, ofrecer distintos métodos de pago podría incluso permitir que la persona que autorizó la compra la pague como una reclamación de gastos.

Así se elimina la necesidad de implicar de inmediato al departamento financiero, lo que a su vez suprime nuevos posibles retrasos.

3. Averigua cuándo se han leído las facturas

Una de las funciones avanzadas del software contable y de facturación muestra una línea cronológica documental de las facturas. Además de mostrar exactamente cuándo has enviado la factura, te permite saber el momento en que el destinatario ha visto las facturas.

Es algo parecido al sistema de algunas aplicaciones de correo que te indican cuándo el destinatario ha abierto un mensaje. Incluso te notifican la fecha y la hora en que se ha visto la factura.

De esta forma tienes argumentos durante la conversación incómoda si es necesario reclamar la factura. Si el cliente dice que no la ha recibido (probablemente la excusa más habitual), puedes explicarle no solo que la ha recibido, sino decirle exactamente cuándo lo hizo.

El hecho de poder demostrar el periodo que ha transcurrido desde que supo de la existencia de la factura implica que debe enfrentarse a la presión añadida de tener que liquidarla cuanto antes, porque tanto el cliente como tú sabéis que el reloj se puso en marcha en ese punto, no en un momento posterior indeterminado.

Además, una vez que sabe que puedes hacer este seguimiento de la facturas se reducen las posibilidades de nuevos retrasos en el futuro.

4. Tus facturas deben ser claras, precisas y atractivas

Toda factura debe incluir una serie de datos pero, a partir de ahí, una factura clara y presentable fomenta que el destinatario tome medidas al respecto.

Cuanto más profesional sea una factura, mayor probabilidad habrá de suscitar una respuesta más profesional del destinatario, lo que significa que es más probable que la factura se liquide en plazo.

No nos damos cuenta de las señales inconscientes que dictan nuestras acciones y, en nuestra faceta profesional, tendemos a reaccionar ante la profesionalidad con nuestro propio nivel de profesionalidad.

Asegúrate de proporcionar la información necesaria en la factura, pero asegúrate también de incluir cualquier dato que el cliente necesite, como por ejemplo:

1. El número del pedido de compra.
2. El nombre de la persona o el departamento que realizó el pedido.
3. Una descripción breve de los conceptos que se facturan.

Esto ayudará a evitar retrasos durante su tramitación.

En todo caso evita incluir demasiada información, ya que tu objetivo es que los datos clave estén visibles de inmediato.

Muchos paquetes de contabilidad y facturación incluyen distintos diseños de plantillas de factura entre los que puedes elegir. Podrías incluso probar cada uno de ellos durante cierto tiempo, para averiguar cuál genera los pagos más puntuales de tus clientes.

5. Programa cobros periódicos

Si tu negocio proporciona bienes o presta servicios a una empresa de manera reiterada, ¿por qué no programar cobros periódicos con el cliente? Así te asegurarás de recibir el dinero en la fecha de vencimiento de la factura.

El cliente también se beneficia de este sistema porque evita gastos de administración cada vez que hay que emitir el pago.

Incluso los negocios más pequeños pueden generar débitos directos para sus clientes usando su software contable y de facturación y un proveedor como GoCardless, Stripe o PayPal.

Los cargos son similares a otros tipos de pagos electrónicos, pero las ventajas van mucho más allá de recibir cobros periódicos sin tener que reclamarlos. Los cobros se concilian automáticamente cuando se reciben en tu software contable y de facturación, por lo que también se reduce la necesidad de tramitación en segundo plano.

Evidentemente, no es necesario restringir la programación de débitos directos con un cliente solo a los cobros periódicos. Puedes programar un débito directo y usarlo para reclamar cobros cuando sea necesario de manera semiperiódica.

Una vez más, la reducción de los gastos de administración tanto para el cliente como para ti en comparación con el cobro de pagos y la facturación tradicionales puede resultar muy atractiva.

Conclusión sobre el cobro de facturas

Las conversaciones con tus clientes deberían ser productivas y proactivas, en vez de incómodas y tensas.

Si empleas las técnicas que destacamos en esta publicación deberías poder dar un vuelco a tus procesos de cobro de facturas para que las conversaciones incómodas sobre la reclamación de cobros sean cosa del pasado o, al menos, consuman menos tu tiempo y tus emociones.