Desde hace tiempo no es necesario utilizar facturas certificadas, puesto que es posible utilizar la factura electrónica que es la expedida y recibida en formato electrónico, sin necesidad de firma digital.
Sin embargo, para generar confianza y seguridad en quien recibe la factura, sobre la autenticidad del contenido, es aconsejable certificarla mediante una firma digital.
¿Qué es una factura certificada?
Una factura certificada es una factura electrónica que contiene una firma digital, de forma que se garantiza el origen y la integridad de los datos de la factura como:
- Los datos del emisor y del receptor de la factura.
- El número y fecha de la factura así como el lugar de expedición.
- El importe que se factura con el desglose de cada concepto y de los impuestos aplicables (IVA e IRPF).
- La forma de pago.
Tipos de factura que se pueden certificar
Entre los tipos de factura que se pueden certificar, podemos destacar los siguientes:
- Factura ordinaria. Es la más frecuente y la que documenta la venta de un producto o servicio.
- Factura rectificativa. Se utiliza cuando se ha emitido una factura ordinaria y hay que modificarla porque no cumple con los requisitos legales, contiene algún error, se devuelve el producto, etc.
- Factura recapitulativa. Puede ocurrir que se realicen varias ventas de productos o servicios a lo largo de un periodo de tiempo y se recojan todos en una misma factura.
- Copia de factura. Contiene la misma información que la factura original, pero en su denominación consta la palabra “copia”.
- Factura proforma. El objetivo es solo dar información sobre la futura venta al comprador, pero no se contabiliza, ni se numera.
- Factura simplificada. Es aquella que se expide en los siguientes casos:
- Cuando el importe no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido, o
- Cuando deba expedirse una factura rectificativa.
¿Cómo se certifica una factura?
La certificación de una factura requiere la obtención de un certificado digital que se podrá realizar a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) siguiente los siguientes pasos:
- Tendrás que entrar en la web de la FNMT y obtener un código de solicitud incluyendo en el formulario tu DNI o NIE.
- Con el código de solicitud y tu DNI o NIE deberás acudir a la Agencia Tributaria para que se proceda a tu identificación.
- Finalmente, tendrás que esperar unas 24 horas aproximadamente a que se actualice el sistema de Hacienda y, con el código, podrás descargarte el certificado.
Con ese certificado digital podrás certificar la autenticidad de las facturas que emitas.
Además de la firma electrónica avanzada existen otras dos formas de garantizar el origen y el contenido de una factura electrónica que están contempladas en el artículo 10 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y que son las siguientes:
- Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI).
- Por otros medios que los interesados comuniquen a la Agencia Tributaria y esta apruebe, antes de que sean utilizados.
Las facturas certificadas y el Ticket BAI
Puede que hayas escuchado hablar del Ticket BAI, se trata de un sistema que se va a implantar como proyecto piloto en el País Vasco a partir de octubre de 2020, y que tiene por objetivo prevenir el fraude fiscal y controlar a las empresas que realizan ventas de bienes y servicios que son pagadas en efectivo.
El nuevo sistema supondrá que todos los dispositivos que emitan facturas como ordenadores, cajas registradoras, TPVs o balanzas deberán acogerse y cumplir los requisitos del Ticket BAI.
Además, todos los dispositivos que hemos detallado tendrán que generar un fichero único identificativo de cada factura que se tendrá que enviar a Hacienda, según los plazos que se establezcan.
En definitiva, se trata de tener un mayor control sobre la facturación real de la PYMES.
