La presentación telemáticas de las cuentas anuales

Como todos los años por estas fechas llega el momento de registrar las cuentas anuales de las sociedades de capital. La normativa indica que hay un plazo de 30 días desde la fecha de aprobación de las cuentas para inscribirlas en el Registro Mercantil, además la Ley establece un máximo de seis meses de plazo desde el cierre del ejercicio para convocar la junta y someter a aprobación las cuentas, por lo que en la fecha límite para el registro sería el 30 de julio.

Cada vez está más extendida la presentación telemáticas de las cuentas. La web del Ilustre Colegio de Registradores permite realizar todo el procedimiento, así como la descarga de las aplicaciones necesarias para su elaboración y registro.

Sistemas de presentación

La presentación telemática puede ser completa o mixta. La presentación completa implica el envío íntegro de todos los documentos mediante el sistema telemático, tanto el fichero.zip que contiene el depósito como el fichero que contiene el Certificado de Aprobación de Cuentas (que debe incluir las firmas manuscritas y la Huella Digital del depósito). La Presentación Telemática es firmada por el presentante mediante firma electrónica.

La persentación mixta supone el envío telemático sólo del fichero.zip, mientras que el Certificado se entrega posteriormente (bien en persona o por correo certificado) en el propio Registro Mercantil, junto con la instancia de presentación, la huella digital del depósito y el acuse de recibo de presentación telemática emitido por la web de registradores.

Acceso al servicio y carga de datos

Entrando en la opción de presentación telemática de documentos en la web de registradores nos introduciremos en el portal de servicios interactivos y deberemos seleccionar el certificado digital para acceder al servicio. Los certificados que admite la plataforma son los SCR, FNMT, ACA, CATCERT, GVA, ANCERT emitidos a Notario, DNIe, AC FIRMAPROFESIONAL CA1, CAMMERFIRMA, IZENPE. Una vez introducido el certificado y si tenemos la versión de JAVA actualizada podrémos empezar a realizar la presentación seleccionando la opción del menu «presentar cuentas».

Previa a la carga de datos debemos haber obtenido los ficheros a enviar. Para ello debemo tener instalado un programa que los genere, como la aplicación D2 para el depósito digital de cuentas anuales que se puede obtener en la sección de descargas de la web de registradores.

Si ya hemos obtenido los archivos y accedemos a la presentación y cargaremos el fichero.zip

Presentación

Cuando haya finalizado el proceso de carga del fichero la aplicación autocompletará todos los campos de la pantalla exceptuando el de «referencia del documento», que es una referencia interna para el usuario y que quedará reflejado en el acuse de recibo del envío. Esta referencia ha de cubrirla el presentante (no puede quedar en blanco) y puede utilizarse, por ejemplo, el nombre y año de la sociedad de la que se está enviando la documentación.

Una vez realizado esto debemos confirmar el correo electrónico de notificaciones (generalmente el que está asociado al certificado digital) y cumplimentar los datos de facturación. Si hemos optado por la presentación completa añadiremos también el fichero con el certificado de aprobación de cuentas. Tras todo ello podremos proceder a la firma y presentación de los documentos.

Hecha la presentación se mostrará un mensaje para obtener el acuse de recibo que también podemos conseguir en cualquier momento a través del menú de «histórico de presentaciones», donde encontraremos por defecto las presentaciones enviadas en el último mes. También podremos acceder a las presentaciones realizadas, aunque no se podrá modificar el contenido.