Excel vs. Software de facturación: Diferencias, beneficios y cuál es la mejor opción para ti
Los beneficios del software de facturación en comparación con Excel hacen que casi nadie se plante utilizarlo para emitir facturas.
Los beneficios de un software de facturación en comparación con Excel hacen que casi nadie se plante utilizarlo para emitir facturas. Si todavía utilizas Excel para hacer tus facturas ve pensando en cambiarlo por un software de facturación. Te explicamos los motivos.
- Te explicamos las diferencias entre facturar con Excel y hacerlo con un software de facturación eficiente.
- Conoce los beneficios de utilizar un software de facturación para agilizar el proceso de gestión de facturas.
Facturar con Excel tiene los días contados. A partir del 1 de enero de 2026 los requisitos para cumplir con la Ley Antifraude y su reglamento prohíben su utilización para empresas. Si eres autónomo puedes prolongar un poco más esta agonía, hasta el 1 de julio de 2026.
Una facturación ágil, eficiente y sencilla es un proceso fundamental para cualquier negocio que aspire a tener éxito.
COMPARTE! A partir del 1 de enero de 2026 las empresas ya no podrán facturar con Excel. Si facturas con Excel ahora es el momento de cambiar, conoce las razones. ¡No esperes más!
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Contenido del post
Invertir en un software de facturación y contabilidad como Sage 50 puede ser una de las mejores decisiones que tomes para tu negocio.
Precisión y eficiencia vs errores y pérdidas de tiempo
La precisión y la eficiencia en la facturación son esenciales para mantener un buen flujo de caja y cumplir correctamente con las obligaciones fiscales.
Una buena gestión de las facturas emitidas es un proceso fundamental para cualquier negocio. Sin embargo, a la hora de elegir la herramienta adecuada para facturar, algunos empresarios que dan sus primeros pasos dudan entre las siguientes opciones:
- Utilizar plantillas de Excel para emitir sus facturas.
- Usar las funcionalidades avanzadas de un software de facturación especializado.
Cada vez son menos los negocios o profesionales que utilizan Excel para emitir sus facturas. Con el avance de la tecnología y las nuevas normas de facturación, los beneficios de un software de facturación se han vuelto cada vez más evidentes.
También hay empresas con cierto volumen de facturación que utilizan un software de facturación muy básico, cuando deberían utilizar un ERP. La comparativa Excel vs. ERP, no deja lugar a dudas, un ERP además de facturar te permite integrar todos tus procesos administrativos y no necesitarás elaborar tediosos informes en Excel.
Diferencias clave entre Excel y el software de facturación
Las principales diferencias entre Excel y un buen software de facturación las podemos resumir en los siguientes cuatro puntos.
1. Funcionalidades
- Excel: ofrece funciones básicas de cálculo y organización de datos, pero carece de herramientas específicas para la facturación, como la generación automática de facturas, la gestión de clientes y proveedores, o el seguimiento de pagos. A partir del 1 de enero de 2026, Excel no se podrá utilizar, ya que permite la manipulación de registros de facturas emitidas.
- Software de facturación: diseñado específicamente para la gestión de facturas, este tipo de software ofrece una amplia gama de funcionalidades, como la creación y envío de facturas personalizadas, la contabilización automática, la generación de informes detallados, y la integración con otras herramientas de gestión empresarial. Si comparamos Excel vs. ERP, el caballo ganador es el ERP.
2. Facilidad de uso:
- Excel: si ya estás familiarizado con Excel, la curva de aprendizaje para utilizarlo para la facturación será relativamente corta. Sin embargo, la creación de facturas y la gestión de datos pueden ser procesos tediosos y propensos a errores.
- Software de facturación: la mayoría de los programas de facturación ofrecen interfaces intuitivas y fáciles de usar, incluso para usuarios sin experiencia previa. Además, muchos cuentan con tutoriales y recursos de formación para facilitar el aprendizaje.
3. Automatización:
- Excel: la automatización de tareas en Excel requiere conocimientos avanzados de macros y fórmulas, lo que puede ser complejo y llevar mucho tiempo.
- Software de facturación: la automatización es una de las principales ventajas del software de facturación. La mayoría de los programas permiten automatizar tareas repetitivas como la creación de facturas, el envío de recordatorios de pago y la generación de informes, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.
4. Escalabilidad:
- Excel: a medida que tu negocio crece, la gestión de facturas en Excel puede volverse cada vez más compleja e insostenible. La cantidad de datos y la complejidad de las tareas pueden superar las capacidades de Excel, lo que puede generar problemas de eficiencia y precisión.
- Software de facturación: el software de facturación está diseñado para escalar con tu negocio. Puedes agregar usuarios, clientes y productos a medida que creces, sin sacrificar la eficiencia o la precisión.
Es decir, al final las diferencias entre Excel y el software de facturación son:
| Excel | Software de facturación | |
| Funcionalidades | Funciones básicas de cálculo y organización de datos. No está diseñada para facturación. | Creación y envío de facturas personalizadas, contabilización automática, generación de informes detallados, integración con otras herramientas de gestión empresarial |
| Facilidad de uso | Familiar pero propenso a errores. | Intuitivo y fácil de usar, incluso sin experiencia previa. |
| Automatización | Limitada y requiere conocimientos técnicos. | Alta automatización de tareas clave |
| Escalabilidad | Difícil de gestionar con crecimiento. | Se adapta fácilmente al crecimiento del negocio. |
Beneficios de un software de facturación para agilizar el proceso de gestión de facturas
Entre los principales beneficios de un software de facturación para la emisión de facturas, podemos destacar los siguientes:
Ahorro de tiempo
La creación de facturas manualmente puede ser un proceso largo y tedioso. Con un software de facturación, puedes generar y enviar facturas en cuestión de minutos. De esta forma puedes liberar tiempo para actividades más estratégicas y con mayor valor añadido para tu negocio.
Reducción de errores
El software de facturación minimiza el riesgo de errores humanos al automatizar los cálculos, validar datos y generar informes precisos.
Mejora de la eficiencia
Los flujos de trabajo optimizados y la automatización de tareas en los procesos de facturación permiten gestionar las facturas de forma más rápida y eficiente.
Accesibilidad y movilidad
Muchos programas de facturación basados en la nube permiten acceder a tus datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es especialmente beneficioso para empresarios y empleados que necesitan trabajar de forma remota o en movimiento.
Mayor organización
El software de facturación centraliza toda la información de tus facturas en un solo lugar, lo que facilita su acceso, organización y análisis.
Mejora de la imagen profesional
Las facturas personalizadas y profesionales proyectan una buena imagen de marca a tus clientes.
Mayor control financiero
Los informes detallados y las facilidades para realizar el seguimiento de pagos te brindan una visión completa de tu situación financiera y te ayudan a mejorar la toma de decisiones.
Mejora en la gestión del flujo de caja
Un software de facturación ofrece un seguimiento en tiempo real de las facturas pendientes y los pagos recibidos. Esto te permite tener un control más preciso sobre tu flujo de caja y planificar mejor tus finanzas.
Cumplimiento normativo
Mantenerse al día con los frecuentes cambios de la normativa fiscal puede ser complicado. Un software de facturación se actualiza regularmente para cumplir con la normativa contable y fiscal.
La obligación de cumplir con el reglamento Verifactu y con las disposiciones en materia de facturación que emanan de la Ley Crea y Crece, hacen inviable que nadie se plante seguir facturando con Excel.
¿Cuál es la mejor opción para ti?
A continuación, te dejamos algunas consideraciones que puedes tener en cuenta para elegir entre Excel o un software de facturación.
Si eres un autónomo o una pequeña empresa con un volumen de facturación muy bajo:
- Excel: era una opción para empezar con tus primeras facturas a pesar de sus limitaciones y el esfuerzo en la creación de plantillas y macros personalizadas. Ahora ya casi nadie se lo plantea, si eres una pyme no podrás utilizarlo a partir del 1 de enero de 2026 y si eres autónomo solo podrás utilizarlo 6 meses más.
Si eres una pyme o un negocio en crecimiento:
- Software de facturación: es una inversión que te ahorrará tiempo, reducirá errores y te permitirá gestionar tu negocio de forma más eficiente y escalable. Tu software de facturación estará siempre actualizado con las últimas novedades legales y fiscales.
Por lo tanto, mientras que Excel sigue siendo una herramienta útil para la gestión de determinados datos financieros, los beneficios de un software de facturación son difíciles de igualar en lo que a facturación se refiere.
Evalúa tus necesidades específicas y considera hacer la transición a un software de facturación para agilizar tus procesos y llevar tu negocio al siguiente nivel.
Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.
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