Cinco pasos para integrar Verifactu en la gestión de tu empresa

Te contamos cómo optimizar la integración en Verifactu. Una vez te decides por Verifactu sí, lo más recomendable es que des una lista ordenada de pasos. Te explicamos cómo proceder en cada uno de ellos.

• Con una planificación adecuada, la integración en Verifactu debe ser un proceso fluido.
• Decidirse por Verifactu sí permite a tus clientes verificar que has remitido a la AEAT la factura que les has enviado.

Para los que tengan la intención de decantarse por Verifactu sí, la integración en Verifactu es un proceso que debe plantearse con antelación. Lo ideal es cubrir varias fases de previsión, análisis y preparación. Después la puesta en marcha y el control de la evolución serán más sencillos.

COMPARTE ¿Piensas en decantarte por Verifactu sí? ¡Toma nota de las fases de adaptación que te ayudarán en la integración en Verifactu!

En el fondo, la opción por Verifactu sí es una elección entre alternativas para el cumplimiento de la normativa del software antifraude. Lo que se trata, ahora, es de hacer que ese camino sea fluido y natural. 

Y, para ello, la siguiente sucesión de fases organizadas te ayudará a ir aprendiendo de forma progresiva a convivir con este nuevo sistema de remisión automatizada de registros de facturación. 

CONTENIDO DEL POST

Evaluación de necesidades para la integración en Verifactu

Es lo primero que tienes que abordar. En especial, aunque no solo, analizarás lo que centrará tu atención en los pasos siguientes. Junto a esos temas centrales, deberás prestar a otros aspectos complementarios de la integración en Verifactu:

• El papel de proveedores y clientes. Es posible que necesiten algún canal de comunicación para resolver dudas, realizar sugerencias y facilitar la integración. Ten en cuenta que va a abrirse un proceso de intercambio de datos con Hacienda que afectan a las dos partes. Además, en las relaciones B2B, la llegada de Verifactu se va a solapar con la reforma de la facturación electrónica. Será preciso, por tanto, analizar cómo pretendes relacionarte con proveedores y clientes.
• También puede haber necesidades jurídicas. Los datos de facturación que vas a enviar a Hacienda documentan una actividad que puede estar sujeta a otras regulaciones. Muchas veces existen requerimientos adicionales de cumplimiento normativo que trascienden a lo puramente fiscal.
• Las necesidades de los procesos internos. Todas tus tareas administrativas van a requerir agilidad. Ten en cuenta que la facturación influye en muchos aspectos (previsiones de tesorería, movimientos contables, atención al cliente, reclamaciones, impuestos, análisis del rendimiento laboral, etcétera). Por eso, el avance en el rigor de la facturación va a hacer desaparecer muchas malas prácticas en otros ámbitos. Y lo hará tanto si te decantas por Verifactu sí como si lo haces por Verifactu no.

La actualización del software de facturación

Toda empresa deberá estar preparada ante la llegada del software de facturación para cumplir las normas antifraude. Esto vale tanto para los que tomen la decisión de Verifactu sí como los que optan por Verifactu no. 

Además, dentro de los nuevos requisitos, el software debe permitir la opción de que, si así lo decides, puedas integrarte en Verifactu cuando este sistema se ponga en marcha. Y, para que pueda considerarse que el programa que usas es un sistema de facturas verificable, este ha de remitir los registros informáticos de facturación a la AEAT conforme a ciertas condiciones.

Para la mayoría de los obligados, los problemas de falta de actualización tienen fácil solución. Si estás en contacto con un proveedor de software, este está obligado a que todas las versiones que produzca o comercialice se adapten a las nuevas normas. 

Por tanto, solo se tratará bien de actualizar el programa que vienes usando, bien de contratar una nueva solución de facturación.

La formación del equipo para Verifactu SÍ

Es importante que en la fase de valoración de las necesidades te fijes en cómo diseñar los programas de formación. Habrás de analizar en detalle quién factura en tu empresa, quién utiliza datos de facturación en sus tareas y qué perfiles formativos y profesionales tienen.

Al final, lo mejor suele ser adaptar las iniciativas de formación a las circunstancias de cada empleado. En cualquier caso, entre los focos de atención en las formaciones, deberás intentar responder a varias cuestiones:

• Dudas jurídicas sobre lo que se puede hacer o no y las repercusiones de Verifactu.
• Aspectos técnicos de tipo informático, como los relacionados con el manejo de las soluciones de software antifraude.
• La clarificación de las novedades en el contenido de las facturas y en los procesos de facturación.
• La descripción de los cambios que procedan en los procesos internos a raíz de la integración en Verifactu.

La integración en Verifactu es una oportunidad para optimizar muchos procesos internos y la participación que en ellos tienen los trabajadores.

La integración en Verifactu y su implementación

Si has cumplido bien con las fases anteriores no tendrás problemas. Sin embargo, sobre todo al comienzo, se presentarán situaciones a las que deberás prestar atención:

• Será común que los clientes, en especial los particulares, te pregunten por el significado de Verifactu. Ten en cuenta que será una mención obligatoria en tus facturas cuando te decides por Verifactu sí.
• Otra cuestión que generará interés es el procedimiento de verificación. Tu cliente podrá remitir a la AEAT los datos contenidos en el QR y esto le permitirá comprobar que tú has enviado a la AEAT la factura.
• Con el comienzo de la integración en Verifactu sí, lo normal es que adquieras más conciencia de la importancia de los registros informáticos de facturación. Al fin y al cabo, inicias un flujo continuado de datos con destino a la AEAT. Lo importante es que vayas pensando más en el contenido y la mecánica de estos registros.

Seguimiento del uso de Verifactu

Finalmente, Verifactu se traduce en un flujo de datos. Tienes unas características muy reguladas, pero el proceso que lo hace posible es bastante abierto. Tú no podrás modificar lo que incluyes en los registros de facturación ni lo que envías a la AEAT. Sin embargo, sí podrás mejorar en todos esos aspectos que te venimos contando y que hacen posible Verifactu.

Además, en principio, Verifactu será voluntario. Por tanto, llegado el momento, puedes decidir que deseas cambiar de Verifactu sí a Verifactu no. De todos modos, no podrás renunciar hasta que termine el año correspondiente. 

Por tanto, lo mejor es que controles periódicamente tu adaptación a Verifactu. Analiza los problemas que van surgiendo y traza medidas de corrección. Es la forma de ir aprendiendo y sacando provecho a Verifactu.