Finanzas

Cómo calcular los gastos de explotación de tu empresa paso a paso

Explicamos cómo se calculan los gastos de explotación, cómo mantenerlos bajo control y poder mejorar la toma de decisiones.

23 julio, 20255 minutos de lectura Compartir

En este artículo, te contaremos paso a paso, con fórmulas y ejemplos, cómo se calculan los gastos de explotación. Además, descubrirás cómo ponerlos en contexto para mejorar la toma de decisiones de tu negocio.

• Saber cómo se calculan los gastos de explotación es muy sencillo con las cuentas anuales en la mano.
• Los gastos de explotación son uno de los elementos más importantes que debes seguir para controlar tu negocio.

Conocer cómo se calculan los gastos de explotación es útil para cualquier gestor, más allá de su nivel de conocimientos contables. No es complicado y, además, resulta de gran ayuda para entender los informes de contabilidad y finanzas.

De hecho, tiene un entronque con la mirada tanto a lo cotidiano como a las grandes decisiones estratégicas. Hasta cierto punto, podríamos entender que son para la empresa lo que la savia para una árbol. 

Es decir, son necesarios para poder llevar adelante la vida de la empresa y cualquier problema grave con los flujos de gastos de explotación pueden poner en peligro la organización. 

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¿Qué son los gastos de explotación?

Podemos definir los gastos de explotación como aquellos que se producen en la actividad normal de la empresa. Están asociados al proceso de producción y, dentro del conjunto de gastos de la empresa, no forman parte de los gastos de explotación ni los gastos financieros ni los impuestos sobre los beneficios.

¿Cómo se calculan los gastos de explotación?

En un primer vistazo, puede parecer muy sencillo. En realidad, implica dos pasos:

• Calcular el importe de cada gasto de explotación, agrupado en función de su categoría. Por ejemplo, calcular a cuánto ascienden los gastos de personal, aprovisionamientos, amortizaciones, etcétera. 
• Sumar los importes de cada categoría de gastos de explotación para obtener el importe del total de los gastos de explotación.

Obviamente, lo segundo es muy sencillo. Si no te equivocas con la operación aritmética, es una simple suma. Sin embargo, lo primero puede resultar más o menos complicado dependiendo de las circunstancias. 

Por ejemplo, calcular cuánto suman los salarios mensuales a los gastos de explotación es fácil. Al contrario, hay otros que pueden reclamar más tiempo de trabajo contable, como las remuneraciones a largo plazo del personal, el cálculo de la variación de existencias o el de las amortizaciones, por poner algunos casos. En definitiva, el cálculo de los gastos de explotación es sencillo una vez se tiene todo el trabajo contable hecho.

Fórmula para calcular los gastos de explotación

Si seguimos el modelo normal de cuenta de pérdidas y ganancias, podemos calcular los gastos de explotación como:

GE=VNEPTCF+Ap+GP+OGE+AI+DRNEI

Donde:

• GE: gastos de explotación
• VNEPTCF: si existe, la variación negativa de existencias de productos terminados y en curso de fabricación. Ten en cuenta que, si es positiva, sería un ingreso de explotación.
• Ap: aprovisionamientos, que incluyen, a su vez:
  • El consumo de mercaderías, resultante de restar a las compras de mercaderías de cualquier descuento o devolución y de ajustar la variación de existencias.
  • El consumo de materias primas y otras materias consumibles, que se calcula de forma análoga al anterior.
  • Trabajos realizados por otras empresas.
  • El deterioro de mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos netos de cualquier reversión del deterioro.
• GP: gastos de personal, que resultan de sumar tres subcategorías:
  • Sueldos, salarios y asimilados. 
  • Cargas sociales.
  • Provisiones por retribuciones al personal que son indeterminadas en su cuantía o en su fecha de cancelación, netas de su reversión.
• OGE: gastos de explotación, de los que forman parte:
  • Servicios exteriores.
  • Tributos, entre los que no se incluyen los impuestos sobre los beneficios, como el IS, ya que el resultado de explotación es antes de impuestos.
  • Pérdidas, deterioro y variación de provisiones por operaciones comerciales, también netas de su reversión, si existiese.
  • Otros gastos de gestión corriente.
• AI: amortización del inmovilizado.
• DRNEI: deterioro y resultado negativo por enajenación del inmovilizado, que incluye:
  • Deterioros y pérdidas, netos de su reversión.
  • Resultados por enajenaciones y otras.

Un ejemplo de cálculo de los gastos de explotación

Durante el ejercicio pasado, la empresa XSL ha tenido los siguientes datos referentes a sus gastos de explotación:

• A lo largo del ejercicio, las existencias finales de productos terminados y en curso de fabricación han disminuido sobre su importe inicial en 100.000 euros.
• La suma de sus aprovisionamientos ha sido de un importe de 1.000.000 euros.
• Ha tenido unos gastos de personal por importe de 400.000 euros.
• Los otros gastos de explotación han ascendido a 250.000 euros.
• El importe de las amortizaciones ha sido de 300.000 euros.
• Ha tenido unas pérdidas por la venta de una maquinaria por valor de 100.000 euros.

El cálculo de los gastos de explotación será, simplemente, el resultado de sumar todos esos importes. En este caso, nos da la cifra de 2.150.000 euros.

¿Cómo se controlan los gastos de explotación?

Lo ideal es que dispongas de una planificación y presupuestación. Con cifras en la mano, podrás comparar cuáles eran tus objetivos y a qué importes han ascendido, finalmente, las diferentes categorías de gastos de explotación. 

A partir de ahí, deberás intentar comprender las causas de las desviaciones de los objetivos marcados para poder proponer medidas correctoras.

En ese sentido, es fundamental entender el contexto de tu toma de decisiones. Tu objetivo no es reducir los gastos de explotación, sino incurrir solamente en aquellos que necesita tu negocio.

Por ejemplo, no es malo tener más gastos de personal o aprovisionamientos si eso es muestra de crecimiento sólido del negocio. No obstante, debes fijarte en los fundamentos de ese crecimiento para valorar su solidez y las amenazas y debilidades que puedan limitarlo.

Por eso, es recomendable que cuentes con herramientas integrales que, como Sage Active, te permitan combinar datos de diferentes áreas de tu empresa. Es la forma de poner en contexto todo tu negocio.