Cómo enfocar nuestro presupuesto anual para conseguir los objetivos planificados

Analizamos cómo debemos estructurar y adecuar nuestro presupuesto anual en la situación actual ocasionada por la COVID-19.

• La gestión presupuestaria es un instrumento definitorio para la dirección de un negocio y para poder mantenerlo bajo control hacia el éxito deseado
• Un presupuesto facilita la utilización adecuada de los recursos y promueve la eficiencia de las operaciones

Contar con un presupuesto anual nos permite tomar decisiones encaminadas al logro de nuestros objetivos planificados. Su correcta realización va más allá de la redacción de un documento de trabajo. En realidad, es también un medio de control para nuestro negocio. Lo podemos utilizar como una herramienta fundamental para medir y contrastar cómo va la marcha de la empresa en relación con los objetivos anuales estipulados.

Lógicamente, la llegada de sucesos y situaciones de cierta relevancia que sean nuevas y no previstas en el momento de la confección del presupuesto nos llama a hacer una revisión para que continúe siendo una herramienta útil.

Es ahí donde un asesor ha de trabajar codo con codo con sus clientes para poner al día esta importante herramienta.

El punto de partida para revisar el presupuesto

A la hora de analizar dónde debemos incidir y qué ajustes debemos realizar, lo primero que debemos revisar son nuestros objetivos. Hay que mantener un contacto fluido entre asesor y cliente que se oriente, primeramente, a averiguar algunos aspectos clave:

• Cuáles son nuestras actuales fortalezas y debilidades.
• Cómo nos encontramos en nuestro marco sectorial de referencia.
• Muy importante: qué pasos están dando nuestros principales competidores.

Las herramientas que ayudan a consolidar la relación entre asesor y cliente ayudan a perfilar con mayor celeridad los nuevos objetivos

Intentaremos, de este modo, focalizar cuáles son las sensaciones de nuestros clientes actuales o futuros y analizaremos si sus necesidades siguen siendo las mismas o han variado. Una vez estudiadas las circunstancias y planteados unos objetivos realistas, conformes a la actual situación, encararemos la revisión de nuestro presupuesto y retocaremos sus tres partidas más importantes:

1. Ventas previstas.
2. Costes variables.
3. Capacidad financiera.

Ventas previstas

Lo más habitual es que nuestro anterior presupuesto hubiese sido realizado en base a una estimación de ventas en un entorno semejante al del año pasado. Y, aunque hubiésemos contemplado posibles contingencias que nos pudieran afectar, lo más normal sería que no contemplase la reducción de actividad acaecida.

Por tanto, lo primero que debemos de realizar es estimar nuestros ingresos de la manera más acertada posible. Para ello daremos los siguientes pasos.

Definir nuestra actual cuota de mercado

Debemos pensar y definir cuál es nuestro nicho específico de mercado después de los últimos sucesos y cómo pueden haber sido afectados nuestros productos o servicios. Intentaremos actuar en lo que sabemos hacer y en nuestro mercado objetivo, sin perder de vista otros posibles siempre sin arriesgar y, desde luego, sin perder nunca nuestra diferenciación frente al resto de competencia.

Analizaremos a qué nos enfrentamos y cómo podemos hacerlo de la mejor manera, teniendo en cuenta:

• Cuál será el comportamiento del mercado. Nos interesa saber si, para nuestro caso concreto, la previsión será un mercado con un crecimiento constante o, por el contrario, una nueva situación con un mercado volátil y con movimientos imprevisibles.
• La sensibilidad del precio. La mediremos valorando qué es lo que nuestros clientes están dispuestos a pagar por nuestro producto o servicio.
• Próximos movimientos. Nueva legislación, actualizaciones, requisitos… Interpretaremos cómo podrán afectarnos estos posibles cambios en nuestras ventas.

Recopilación de datos de ventas

Para poder realizar nuestra nueva estimación de ventas, debemos de estar seguros de que los datos que manejamos sean lo más precisos y reales posibles. Sin ellos, ningún pronóstico podrá ser acertado y, por tanto, no podrá proporcionarnos resultados aceptables. Si manejamos datos poco fiables, obtendremos resultados inútiles.

En este momento cobra mayor importancia, si cabe, la labor de recopilación de información de nuestros comerciales, ya que son ellos quienes mantienen un contacto cercano con nuestros clientes. Intentaremos conseguir la información actual y fresca que necesitaremos para realizar una buena estimación de ventas.

Validar nuestras estimaciones

Intentaremos decidir si nuestra predicción es demasiado optimista o, por el contrario, es acertada. Nos ayudaremos para ello de datos históricos de ventas anteriores. En el caso de que no nos parezcan fiables en la actual situación, deberíamos obtenerlos a través de observar cómo lo hace nuestra competencia.

En el caso de que nuestras previsiones no fuesen acertadas, deberemos revisarlas de nuevo y modificar la estimación de ventas teniendo presente que podría ser que nuestros puntos de partida o la lógica que apliquemos no sean correctos.

¡Comparte! Una situación como la actual puede motivar que tengas que adaptar el presupuesto anual de tu empresa. Aprende a hacerlo.

Costes variables

En este punto, estudiaremos y desglosaremos a qué costes variables nos enfrentaremos en función de nuestro nuevo planteamiento presupuestario y de ventas. Los costes fijos, por el contrario, no son relevantes, ya que, como su propia palabra dicta, son aquellos que estructuralmente no dependerán de nuestras ventas, ni de una nueva situación, salvo que, por esta, debamos tomar medidas drásticas de ajuste, tales como despidos o venta de inmovilizado.

Los costes variables deben de ser lo más ajustados posibles si nuestro nuevo escenario de actuación no es muy halagüeño. En todo caso, son uno de los factores más importantes que hay que tener presentes en nuestro presupuesto anual. Su repercusión en la fabricación de un producto o la prestación del servicio permitirá establecer precios y el mínimo de ventas que necesitamos para que nuestro negocio continúe siendo rentable dentro de la nueva realidad económica y empresarial que nos encontraremos.

Estimaremos lo más fiablemente los gastos de compras de materias primas o mercaderías, mano de obra directa y gastos generales que debemos afrontar para poder realizar nuestra actividad de la mejor manera, utilizando para ello aquellas herramientas que tengamos a nuestro alcance, bien sean propias de la actividad o derivadas de nuevas normativas legislativas en el ámbito laboral.

Capacidad financiera

De nada nos valdría adecuar nuestro presupuesto operativo a la nueva situación si no disponemos de una capacidad financiera adecuada para poder afrontar nuestra operativa y poder así conseguir nuestros objetivos.

Para poder medir nuestro estado financiero y el “pulmón” del que disponemos para afrontar lo que queremos realizar debemos analizar nuestro flujo de efectivo actual. Además de ser una herramienta fundamental para la gestión financiera de nuestro negocio, a través de ella, planificaremos el uso de nuestros saldos de efectivo y las necesidades de financiación que requiere nuestra actividad en el momento actual, para afrontar con garantías el proyecto planteado.

Una correcta planificación financiera nos tiene que proporcionar el cumplimiento de nuestras obligaciones en lo relativo al pago del personal, proveedores y acreedores generales. Buscaremos la información necesaria para conocer si disponemos de fondos propios para acometer las necesidades de inversión o, por el contrario, necesitaremos financiarnos externamente a través de préstamos de entidades financieras o aportaciones de socios.

Para obtener esa información deberemos realizar un presupuesto de flujo de efectivo que podremos calcular de dos maneras:

• A partir de los datos del último balance y desglose de resultados de los dos últimos ejercicios. (Método directo)
• Calculando el efectivo neto, a través de la diferencia de cobros y pagos efectuados por la operativa de la empresa. (Método indirecto)

Un presupuesto es un plan que nos debe permitir controlar los números de nuestro negocio

En todo caso, y a modo de resumen de lo anteriormente expuesto, debemos ser extremadamente minuciosos a la hora de contemplar el nuevo escenario y utilizar datos, variables y herramientas los más certeras posibles para obtener un presupuesto operativo anual lo más realista posible de acuerdo con la nueva situación.