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Cómo explicar Verifactu a tus clientes (sin perder tiempo ni energía)

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3 marzo, 20265 minutos de lectura Compartir

Aunque la entrada en vigor de Verifactu se ha aplazado a 2027, conviene no esperar al último momento. ¿Cómo explicar Verifactu a tus clientes de forma sencilla y eficaz?

• Con la entrada en vigor de Verifactu prevista para 2027, las asesorías tienen ahora más margen para preparar la transición con calma. El éxito en la adopción dependerá, como siempre, de la comunicación y el seguimiento que brindes como asesor.
• Con ejemplos concretos y una guía descargable con plantillas y recursos, te damos las claves para explicar Verifactu a tus clientes de forma eficaz y sin complicarte.

Aunque la fecha de entrada en vigor de Verifactu se ha trasladado a 2027, muchos asesores ya empiezan a planificar su estrategia. Porque si algo hemos aprendido con otras obligaciones normativas, es que dejarlo para el final solo multiplica el caos.

La normativa es clara, pero la realidad del día a día es mucho más compleja, sobre todo cuando cada cliente factura de manera distinta. Ante ese caos, es probable que estés preguntándote: “Quiero cumplir, pero… ¿por dónde empiezo?”.

¡COMPARTE! Aún estás a tiempo para preparar a tus clientes para Verifactu con calma. Aquí tienes las claves para hacerlo sin perder energía (ni tu agenda).

Cinco claves para explicar Verifactu a tus clientes 

Lo cierto es que la mayoría de los negocios todavía no conocen los detalles del reglamento de facturación que entrará en vigor. De hecho, según el último informe global de Sage, el 60% de las empresas siguen llevando un registro manual de facturas. En ese contexto, el papel de las asesorías es esencial para informar y guiar a sus clientes, facilitando la transición. ¿Cómo lograrlo sin morir en el intento?

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1. Haz una “radiografía” de tus clientes

Las asesorías suelen tener una cartera compuesta por clientes que operan en realidades muy diferentes. Puede que algunos ya usen un software de facturación propio mientras otros siguen utilizando lápiz y papel o un Excel. Por eso, antes de implementar cualquier cambio, debes tener una visión clara del punto de partida. 

Comprender los procesos y hábitos de tus clientes te permitirá anticiparte a posibles puntos de fricción y ajustar la estrategia a sus necesidades reales. También podrás segmentarlos según sus características y requerimientos, lo que te permitirá identificar qué información y formación necesitan para realizar la transición de la manera más ordenada y eficiente posible.

2. Traduce la normativa a un lenguaje sencillo antes de explicar Verifactu

Los cambios suelen asustar y generar resistencia, sobre todo cuando no se comprenden bien. Por ese motivo, es importante que tus clientes entiendan qué es Verifactu y la factura electrónica, así como las ventajas que este sistema aportará a sus negocios. Pero no te compliques demasiado.

Simplifica el lenguaje y evita tecnicismos. Aunque conozcas al dedillo la normativa, lo cierto es que tus clientes no necesitan saber todos los detalles, sobre todo aquellos que pueden generar más confusión. Asegúrate de explicar Verifactu con claridad para disipar la comprensible ansiedad de tus clientes y evitar malentendidos que conduzcan a errores.

Verifactu no es solo un reto técnico, también pone a prueba la capacidad de gestión y liderazgo de las asesorías.

3. Apóyate en material visual o digital

Más vale una imagen que mil palabras. Y este caso no es la excepción. Diseñar una infografía, un diagrama de flujo, una guía práctica, una presentación interactiva o incluso un vídeo explicativo corto podría ahorrarte mucho tiempo y lograr que tus clientes entiendan Verifactu de un vistazo.

Este tipo de recursos simplifican la información compleja porque le confieren una estructura más sencilla y ordenada, lo que contribuirá a que tus clientes se sientan acompañados y seguros durante la transición. También podrías crear un calendario visual con fechas clave, tareas pendientes y responsables para coordinar los plazos y evitar reuniones innecesarias. Así no solo simplificarás la comunicación, también transmitirás profesionalidad y confianza.

4. Automatiza la comunicación

La adopción de Verifactu funcionará mejor si la información fluye sin obstáculos. Por tanto, asegúrate de que tu mensaje sea claro y orientado a la acción desde el inicio. Puedes enviar un email informativo a todos tus clientes usando la plantilla que incluimos en el kit y añadir un formulario corto para que indiquen qué soluciones de facturación están usando.

También podrías compartir una carpeta con los recursos visuales que has creado, de manera que tus clientes puedan informarse e ir aclarando dudas. Incluso podrías poner a su disposición un calendario para que puedan agendar reuniones de orientación según su disponibilidad, lo que te evitará llamadas e interrupciones innecesarias. 

La anticipación será tu mejor aliada a lo largo de todo el proceso, por lo que podrías preparar respuestas para las dudas frecuentes y publicarlas en una sección de tu web, resumirlas en un documento que envíes por correo o incluso activar un chatbot de atención al cliente. 

Algunas de las preguntas más comunes son: ¿Puedo corregir una factura? ¿Cómo se envían los datos a la Agencia Tributaria? ¿Qué pasa si se rechaza una factura? ¿Qué formatos de archivo acepta Verifactu? ¿Qué podría ocurrir si decido no enviar las facturas a Hacienda? Tener listas las respuestas te ahorrará muchísimo tiempo.

5. Prepara un plan de seguimiento

En la inmensa mayoría de los casos, un solo encuentro no será suficiente para explicar Verifactu y asegurarte de que tus clientes lo comprenden y aplican correctamente. Por eso, es fundamental planificar un seguimiento periódico que te permita comprobar los avances, resolver dudas puntuales o detectar posibles errores antes de que se acumulen.

Para que ese control sea más eficiente y escalable, puedes digitalizar gran parte del proceso con calendarios automáticos en los que cada cliente pueda ver fechas de revisión, plazos importantes y solicitar reuniones de orientación.

Aprovecha el margen adicional hasta 2027 para hacer una radiografía más precisa y planificada. 

También puedes enviar recordatorios automáticos por correo o mensajería sobre tareas pendientes, documentación requerida o hitos cercanos. Incluso podrías crear encuestas periódicas para que tus clientes informen sobre su avance o las dificultades que han tenido antes de cada reunión, lo que hará que cada encuentro sea más productivo.

Aunque la aplicación obligatoria se ha retrasado, Verifactu sigue siendo una excelente oportunidad para demostrar el valor de tu asesoría. En un entorno cada vez más automatizado, tu capacidad para orientar, resolver dudas y acompañar a los clientes sigue siendo insustituible. Planificar, anticiparse a los problemas y mantener un contacto constante mejorará la fidelización y contribuirá a la estabilidad de tu negocio.