Cómo incorporar empleados en momentos de cambio

Con el fin del estado de alarma, muchas empresas están reanudando sus procesos de contratación. ¿Pero cómo podemos incorporar a los nuevos empleados de manera segura?

En este artículo repasamos algunas de las prácticas más comunes para el reclutamiento y la adaptación de los nuevos empleados en tiempos de crisis.

• Ahora, más que nunca, las empresas necesitan planificar sus procesos de incorporación y adoptar las herramientas y políticas adecuadas para esta situación.
• La transparencia, la formación, la tecnología y la experiencia de los equipos de la empresa son los factores esenciales de un buen plan de onboarding para empleados.

No es ninguna sorpresa que los procesos de incorporación de empleados se hayan transformado con la situación ocasionada por el COVID-19. Sin embargo, los cambios comienzan desde el momento en que tenemos el primer contacto con el candidato.

Antes era posible comenzar a evaluar si el entrevistado encaja bien en la empresa incluso antes de comenzar con las preguntas. La forma de saludar, como la firmeza del apretón de manos, es un factor que ha quedado en el pasado. Como también han quedado atrás las conversaciones de camino al ascensor o la interacción con la persona de recepción.

En cambio, evaluar únicamente basándonos en preguntas por videollamada puede resultar algo escaso. Por eso, es importante detenerse en conocer bien al candidato mediante una charla de calentamiento.

Asimismo, es recomendable priorizar las habilidades fundamentales para el trabajo en remoto o teletrabajo.

Estas son algunas de ellas:

• Capacidad de organización
• Comunicación efectiva
• Independencia

Las habilidades relacionadas con el teletrabajo son muy demandadas, incluso en empresas donde no se ha instaurado esta modalidad.

Información y transparencia

Aunque encontrar al candidato idóneo puede ser un desafío en tiempos de COVID-19, esto es solo el principio. El siguiente paso es conseguir que los nuevos empleados se adapten de manera rápida y eficaz a la cultura y al flujo de trabajo de la empresa.

El nuevo empleado es consciente de que la situación es imprevisible. Su rol en la empresa puede cambiar y, en algunos casos, podría tener que hacer frente a responsabilidades extra.

La empresa debe ser capaz de aportar una información clara respecto a la situación de su puesto de trabajo. Por ejemplo, si se prevé volver a la oficina en unos meses, comunícalo antes de cerrar el contrato.

Y, por supuesto, comunica las medidas de seguridad e higiene que ha adoptado la empresa y cuáles son sus políticas frente al COVID-19.

La tecnología en el centro del onboarding

En un ambiente de teletrabajo, los departamentos de Recursos Humanos y de IT deben colaborar para mejorar la experiencia de formación del empleado. El objetivo es conseguir que el proceso de onboarding tenga los mismos resultados que de manera presencial. Para ello, pueden ser útiles herramientas para videoconferencias, calendarios o incluso el desarrollo de un pequeño curso online.

Más allá de la formación, la tecnología está en el centro del onboarding desde el momento en que el candidato envía los papeles para el contrato. Contar con el software adecuado para la gestión de la contratación e incorporación del empleado agiliza el proceso y evita errores en el cumplimiento normativo.

Las soluciones de gestión laboral, como Sage 200cloud, automatizan el proceso de alta e integran a todas las áreas de la empresa en un único flujo de información.

Herramientas digitales de trabajo

Tanto en caso de trabajo en remoto como presencial, la empresa debe asegurarse de que el nuevo empleado conozca las herramientas de comunicación y gestión para desarrollar el trabajo.

¿Qué plataforma utiliza tu compañía para hacer reuniones internas y externas? ¿Cómo se comparten los archivos? Y, en general, ¿con qué personas tiene que comunicarse y a través de qué canales?

Estas son solo algunas de las cuestiones esenciales para la formación del nuevo empleado, pero que cobran especial importancia en tiempos de teletrabajo. Aunque parece sencillo, conviene elaborar una lista con todas las herramientas que el empleado debe conocer para trabajar con normalidad, con seguridad y de manera eficaz.

Las políticas de seguridad digital también son parte fundamental del proceso de formación inicial de las nuevas incorporaciones en la empresa.

También es recomendable informar a los empleados, especialmente si se acaban de incorporar, de las directrices de seguridad digital.

Por ejemplo: ¿hay alguna política para reforzar la seguridad de las contraseñas o prevenir el robo de información? ¿Cada cuánto tiempo debe cambiar la contraseña del email? ¿Cuál es el procedimiento para compartir archivos con terceros?

Comunicación constante

En un proceso de onboarding normal, las empresas dan la oportunidad de conocer e interactuar con los jefes de departamentos y otros equipos. En el caso de un onboarding online, no hay excusa para no hacer lo mismo a través de videollamadas. Cuanto más contacto tenga el empleado con sus nuevos compañeros, más rápido se aclimatará al ambiente de trabajo.

Uno de los inconvenientes del teletrabajo es el aislamiento, la falta de comunicación y la sensación de exclusión de un equipo. Para combatirlo, crea una planificación de tareas con reuniones de control diarias.

Estas tomas de contacto (de 10 o 15 minutos, generalmente) ayudan a detectar bloqueos y dudas en la planificación, e incentivan la colaboración entre el equipo.

Por último, es importante contar con una cultura de mentorización. Es decir, que el nuevo empleado cuente con el seguimiento y la ayuda de una persona con más experiencia. El mentor o tutor ayuda con la planificación de las tareas durante las primeras semanas, resuelve las dudas y define las metas y qué se espera del empleado en su nuevo puesto.

Estamos viviendo una situación única que supone grandes desafíos, pero, si sacamos el máximo partido a la tecnología, es posible incorporar a los nuevos empleados de manera exitosa.