Cómo un programa de contabilidad en la nube puede simplificar la gestión financiera: Preguntas y respuestas

Damos respuesta a las principales preguntas sobre los programas de contabilidad en la nube. Descubre por qué se han convertido en la mejor alternativa para empresas de todo tipo y cómo extraer el máximo partido de su uso.

• Los programas de contabilidad en la nube aúnan sencillez y alta tecnología.
• Las soluciones contables en la nube se han convertido en un instrumento de colaboración dentro y fuera de cada empresa.

Los programas de contabilidad en la nube son una tendencia de gran difusión en los últimos años. Han sido la evolución natural de un proceso que nos ha llevado desde los contables con manguitos que trabajaban con tinta y papel hasta hoy. En definitiva, se han convertido en la opción de muchísimos negocios de todos los tamaños.

En las pequeñas empresas, han supuesto un factor de competitividad. Hacen más sencilla y barata la llevanza de la contabilidad y más útil la información contable. Buscan ofrecer una tecnología avanzada, pero con la modularidad y escalabilidad que la hacen fácilmente adaptable a todo tipo de negocios.

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¿Qué es un programa de contabilidad en la nube?

Para poder decir que te encuentras ante un programa de contabilidad en la nube, como es obvio, debe cumplir dos condiciones:

• Servir para la llevanza de la contabilidad.
• Estar instalado en un servidor central al que pueden acceder sus usuarios.

La cuestión es que esas condiciones las cumple una variada gama de softwares empresariales. Por ello, existen muchos términos que pueden emplearse para referirse a un programa de contabilidad en la nube, aunque no todos signifiquen exactamente lo mismo. Entre los más frecuentes se encuentran los siguientes:

• En ocasiones, se habla de software, herramienta, solución o programa contable en la nube. Puede emplearse en el sentido amplio de cualquiera que permita llevar la contabilidad o en uno más específico, referido a servicios en la nube que solamente se orientan a labores contables. Esto último es menos frecuente, ya que suele aprovecharse para otras funciones, más allá de la contabilidad financiera. Por ejemplo, Sage Active te permite gestionar impuestos, presupuestos, facturas, control de pagos, tareas de gestión…
• Hay otros términos que sí que se refieren expresamente a herramientas con funciones adicionales a las contables.

¿Qué aporta la nube a un programa de contabilidad?

Los softwares de contabilidad en la nube han ido ganando popularidad por su gran número de ventajas. Una parte de ellas deriva de que la mayoría de los programas emplean modalidades de Software as a Service (SaaS). Entre las más destacadas figuran estas:

• Pueden emplearse en equipos y dispositivos sencillos. Las complejidades técnicas del hardware quedan en el servidor central, por lo que el usuario del programa de contabilidad en la nube no las percibe.
• No exigen grandes inversiones. Lo habitual es pagar unas cuotas periódicas en función del uso de la herramienta.
• Detrás hay proveedores experimentados. Además, con la ley antifraude de 2021, los programas de contabilidad, facturación y gestión están sujetos a normas estrictas. Contar con una solución contable en la nube facilita mucho el cumplimiento.
• Las actualizaciones llegan a través de internet en lugar de a través de envíos físicos.
• Suelen ser más seguros, ya que no hay robos y extravíos físicos y la ciberseguridad está muy calculada.

El SaaS se ha convertido en la principal vía para que muchas empresas accedan a un programa de contabilidad en la nube. 

¿Cómo ayuda a la colaboración un programa de contabilidad en la nube?

Una de las grandes ventajas es que puedes dar permisos que hagan que los datos contables fluyan. Entre los flujos más útiles en las pequeñas empresas se encuentran estos:

• Permisos para los asesores. Estos pueden obtener un acceso remoto a tus cuentas y a todos los datos que son necesarios para las tareas contables. Además, pueden aconsejarte y realizar trámites fiscales y mercantiles que necesitan información contable sin necesidad de visitas ni envíos físicos de ninguna clase.
• Puede simplificarse el acceso de los datos que necesitan los contables y que se manejan desde otras áreas de tu empresa. Esa es una ventaja de las soluciones integrales, ya que llevar una contabilidad supone tener que estar al día de cómo están las relaciones con los clientes, los inventarios, la tesorería, el estado de las inversiones en inmovilizado, etcétera.
• La contabilidad es más útil en la redacción de informes y la gestión. En un programa de contabilidad en la nube, no se tienen que realizar peticiones de compartición física de datos. Solo tienes que dar los permisos o que el compañero con acceso te comparta lo que necesites.

¿Cuándo y dónde se puede utilizar uno de estos programas?

Puedes usarlo en cualquier lugar mientras tengas conexión. Eso supone grandes ventajas para las pequeñas empresas, ya que sus empleados suelen abarcar funciones más amplias. Pueden llevar la contabilidad, estar en contacto con los asesores, ser usuarios de informes contables y, al mismo tiempo, encargarse de otras tantas responsabilidades. Por ello, las soluciones contables en la nube son ideales en muchas de las situaciones cotidianas de estos profesionales:

• Si tu trabajo es en movilidad, disponer de un programa de contabilidad en la nube disminuye la necesidad de echar mano de una oficina.
• En los viajes de trabajo, te permite seguir al tanto de las labores contables y usar la información en las reuniones que mantengas.
• Muchas labores contables pueden hacerse en formato de trabajo remoto con un programa de contabilidad en la nube, lo que da opciones de flexibilización de horarios de presencia física.
• Si tienes varios establecimientos de trabajo puedes acceder a la contabilidad en cualquiera de ellos.

En resumen, los programas de contabilidad en la nube se han hecho un hueco en la mayoría de los negocios. Eso ha sido especialmente beneficioso para las pymes, por la mejora que han aportado a su competitividad. Aprovechar al máximo sus ventajas ayuda a aprovechar oportunidades e impulsar el crecimiento empresarial.