Consejos para elaborar un presupuesto de tesorería

Te descubrimos siete consejos prácticos para elaborar un presupuesto de tesorería y sacar de él el máximo partido.

• Los presupuestos de tesorería son una fuente de aprendizaje empresarial.
• La previsión de entradas y salidas de dinero debe realizarse dentro de un profundo conocimiento del negocio y entorno.

Un presupuesto de tesorería debe ser una herramienta verdaderamente útil en la toma de decisiones. Dar contexto a las cifras que arroja y comprender por qué se producen desviaciones es esencial para lograrlo.

¡TUITÉALO! ¿Quieres dar significado y utilidad a tus presupuestos de tesorería? Aprende de estos siete consejos.

La tesorería siempre es desafiante y su presupuestación y control no es una excepción. Hay que encontrar muchos equilibrios. Los siguientes consejos pueden ayudarnos a encauzar los esfuerzos en la dirección adecuada.

1. No hay buen presupuesto sin buenos datos

Un presupuesto de tesorería es, al fin y al cabo, un proceso de la información. Sin datos de calidad, todos nuestros esfuerzos serán en vano. Debemos fijarnos en detalles como:

• No trabajar con datos desfasados. Lo ideal es tener una solución que los actualice en tiempo real, gracias a la conectividad con los diferentes sistemas de información.
• Tener controlado todo el movimiento de efectivo.
• Nos vendrá bien que todos los datos bancarios puedan incorporarse automáticamente al proceso.
• Hay que asignar cada partida correctamente. Si, por ejemplo, partimos de calificaciones incorrectas de los créditos a cobrar, nunca podremos valorar el impacto de las insolvencias en la tesorería.
• El formato de visualización es muy importante. Lo mejor es contar con herramientas muy gráficas, que nos ofrezcan una comprensión integral de cada aspecto que afecta a la tesorería.
• También es crucial el nivel de detalle. Uno muy exagerado puede ser muy difícil de procesar, pero datos muy genéricos nos pueden dar presupuestos imprecisos.

Los datos son el punto de apoyo de la gran palanca que constituyen la presupuestación y el control de la tesorería.

2. El presupuesto de tesorería anterior como punto de partida

Las desviaciones del presupuesto anterior (grandes o pequeñas) nos traen lecciones valiosas. Algunas se deben a errores procedimentales, como:

• Datos omitidos o sobrantes.
• Mala ejecución de las operaciones de presupuestación.
• Criterios equivocados.

Otros nos aportan información nueva sobre el entorno y sobre la propia capacidad de la empresa para ejecutar sus planes. En definitiva, inyectan las dosis de realismo que todo presupuesto necesita.

3. Conviene un presupuesto flexible

Analizaremos el impacto de diferentes escenarios en nuestra tesorería. Debemos tener muy bien estudiado cómo determinados elementos del entorno pueden condicionar las decisiones. A partir de ahí, podremos ver cómo afectarán a nuestros cobros y pagos. Así como las medidas razonables que podrán optimizarlos a lo largo del tiempo.

Además, esa misma flexibilidad se debe extender a la propia actividad de presupuestación. Tenemos que saber incorporar cualquier nuevo conocimiento útil a los protocolos de trabajo necesarios para elaborar el presupuesto de tesorería.

4. La automatización mejora decisiones y costes

La introducción de tecnologías automáticas evita errores y brinda un análisis más fino de los datos. Además, permite centrar la utilización del talento en aquellas labores en las que es más útil, y facilita que un mismo empleado pueda encargarse de múltiples tareas.

De hecho, va de la mano de la especialización de los profesionales internos o externos que trabajan en la elaboración del presupuesto de tesorería. A medida que se van dejando las tareas más repetitivas, pueden enfocarse hacia nuevos conocimientos. Eso permite dar mayor profundidad a sus informes y aporta mayor valor añadido a su trabajo.

5. Un presupuesto de tesorería de todos

La tesorería afecta a todas las áreas de la empresa. Y, a su vez, recibe la influencia de cada una de ellas. Se debe recabar información de los diferentes departamentos que contribuya a entender los pagos y cobros que se producirán a lo largo del período.

También es muy importante hacer ‘digerible’ el presupuesto para cada departamento. Hay que ir más allá de las cifras y complementarlas con explicaciones. Todos han de saber:

• Cómo el desempeño del departamento puede influir en cobros y pagos.
• Cuáles son los principales riesgos del entorno que pueden propiciar más o menos flujos de caja.
• En qué momentos se exigirá un esfuerzo especial del departamento para optimizar los pagos, los cobros y su calendario.
• Qué tipos de medidas de corrección podría ser necesario implementar si las previsiones no se cumplen y cómo podrían afectar a su departamento.

6. Anticipación frente a excedentes de tesorería

De poco sirve un presupuesto de tesorería si no somos capaces de anticipar los momentos en los que puede haber excesiva liquidez. Hay que estar preparados y actuar conforme a un plan organizado. De lo contrario, puede que la rentabilidad del negocio termine por resentirse.

El mejor complemento de un buen plan de tesorería es un adecuado control de los movimientos de nuestras cuentas bancarias.

Si somos capaces de anticiparnos a un riesgo, podemos intentar evitarlo o minimizar sus consecuencias. Con los excedentes de tesorería previstos, podemos reorganizar nuestras actividades y los flujos financieros o de inversión. En ocasiones, compensará tener un cierto excedente de tesorería para no modificar planes que son prioritarios. Aunque podremos buscar la mejor colocación del dinero.

7. La tecnología allana el camino

La tecnología es un aliado en todas las fases. Ayuda a conseguir y organizar los datos, a elaborar el presupuesto de tesorería y a visualizarlo y compartirlo en los formatos más adecuados.

Una buena muestra de ello es Sage XRT. Con su nueva solución Advanced, responde a las necesidades de gestión de liquidez de las empresas, garantizando su solvencia financiera y velando por su seguridad.

En definitiva, el objetivo es maximizar la utilidad de un presupuesto de tesorería. Hay que convertir los datos disponibles en información que mejore la toma de decisiones. Conseguiremos no solo una gestión más acertada, sino también lecciones y aprendizajes valiosos de la mano de los flujos de dinero.