La disminución de los procesos manuales es ya un hecho imparable con la contabilidad automática y en este artículo te explicamos por qué.
- Conoce en este artículo cómo afecta la automatización de la contabilidad a la forma de trabajar.
- Los beneficios que conlleva la aplicación de las nuevas tecnologías en este campo y por los que el no utilizarlas ya no es una opción.
Que la tecnología avanza a un ritmo vertiginoso no es ninguna novedad. Pero que haya evolucionado de forma que hoy día la contabilidad automática sea un hecho para las empresas, es algo que no se tenía en mente hasta hace muy poco.
Lo mismo que la irrupción de los programas informáticos marcó un antes y un después en este campo, las herramientas de las que disponemos en la actualidad suponen otra revolución de impacto parecido.
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La contabilidad automática ha venido para quedarse
Cuando los medios técnicos permiten ahorrar tiempo, minimizar la comisión de errores, mejorar la distribución del trabajo, obtener mayor rentabilidad de los recursos, etc., no pasan desapercibidos.
Y no lo hacen porque su utilización incide directamente en el ahorro de costes y, por lo tanto, en el aumento de los beneficios de la empresa.
Al contrario, se integran en los sistemas de trabajo y se implementan de la mejor manera posible.
Y eso es justo lo que ha pasado en el terreno de la contabilidad, porque pudiendo llevarla de manera automática ¿por qué se va a seguir trabajando de forma manual?
A continuación conocerás más sobre la contabilidad autómatica y entenderás perfectamente de qué estamos hablando.
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Es para todo tipo de empresas
Si los beneficios que supone automatizar los procesos contables solo pudieran ser disfrutados por las grandes compañías, tendría cierto calado, no cabe duda.
Pero cuando cualquier empresa, sea cual sea su tamaño, puede implementar esta nueva manera de registrar las operaciones, el impacto es infinitamente mayor.
Y esto implica:
- El destino de más recursos a la investigación tecnológica, porque se espera más retorno económico después.
- El abaratamiento de las herramientas en las que se materializa, lo que hace más accesible su utilización.
Sage Active es un claro ejemplo en este sentido, porque se trata de un software que está al alcance de cualquier negocio y que en todos supone un ahorro de trabajo considerable.
Llevar la contabilidad de manera automática no tiene que ver con el tamaño de la entidad: es aplicable tanto a grandes compañías como a empresas más pequeñas o autónomos.
¿Qué tecnología se aplica en los procesos de automatización contable?
Para automatizar procesos, sea en el ámbito que sea, se necesita emplear la tecnología adecuada. Y en el área contable las dos que más se utilizan son las siguientes:
OCR para contabilidad
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) permite extraer los datos de un documento y guardarlos para poder operar con ellos.
En lo referente a la contabilidad, permite leer los datos de las facturas y demás justificantes y almacenarlos, no solo para poder hacer los asientos contables que correspondan sino también para realizar otro tipo de actuaciones.
IA para contabilidad
La inteligencia artificial tiene múltiples aplicaciones en las automatizaciones contables. Y a efectos prácticos, se emplea, por ejemplo:
- En la contabilización automática de asientos.
- En la conciliación bancaria.
- En la elaboración y análisis de informes, control de desviaciones, etc.
Cómo afecta el automatizar la contabilidad al día a día de las empresas
Para que te hagas una idea clara de lo que supone llevar a cabo procesos contables de manera automática, te lo vamos a explicar con un ejemplo de una tarea rutinaria que se da en cualquier departamento de finanzas.
Lo que, en la práctica, se deja atrás
La rutina más básica y común para un contable es anotar en el libro de diario las operaciones económicas de la empresa.
Con los softwares de contabilidad tradicionales, el proceso viene a ser más o menos el siguiente:
- Tener a mano el documento a contabilizar.
- Entrar en la opción del programa que permite la introducción de los asientos contables.
- Introducir a mano las cuentas que correspondan (o buscarlas y seleccionarlas en una lista) y teclear los importes.
Y esto hay que repetirlo por cada transacción económica que ha realizado la empresa. Una operación: un asiento, ya sea de compras, de ventas, de nóminas, de pagos, de cobros, …
Lo que supone llevar la contabilidad de forma automática
Si, por el contrario, cuentas con un programa que emplea la tecnología que hemos comentado, solo habría que escanear el documento en cuestión, porque la aplicación extrae los datos necesarios y hace el asiento contable de forma automática.
Es más, con la implantación de la factura digital (que más pronto que tarde va a ser obligatoria en todos los casos) ni siquiera habría que escanear el documento porque ya se podría acceder a él directamente.
Esto es un ejemplo sencillo, pero con él te puedes hacer una idea de lo que implica, en el día a día, utilizar programas que realizan tareas requiriendo muy poca intervención humana.
Ten presente lo que te hemos explicado en este artículo y no pases por alto lo que supone trabajar con programas que permitan llevar la contabilidad de manera automática, la importancia de no quedarse atrás en este sentido y las ventajas que supone para la empresa elegir la herramienta adecuada.
