Control horario de los empleados, cómo llevarlo sin volvernos locos

Explicamos cómo afrontar las nuevas obligaciones legales en materia de control horario de las jornadas de los trabajadores.

• Alternativas para llevar el registro horario, desde una registro firmado por el empleado al control biométrico
• Qué alternativa es mejor dependiendo del tipo de empresa que tenemos

Ya hace un mes que se tomó la decisión de obligar a las empresas a llevar un control horario de los empleados, independientemente de qué tipo de jornada realicen, ya sea tiempo parcial o completa. Se concedieron dos meses a las empresas para adaptarse a esta nueva obligación y ya solo queda uno. Muchas están todavía tomando la decisión y, para ayudarlas a acertar, vamos a ver cómo llevar el control horario de los empleados sin volvernos locos.

Hay que tener en cuenta que el registro horario para los trabajadores a tiempo parcial ya es obligatorio. Por lo tanto, para las empresas que ya utilizan este sistema, poco cambiará, solo tendrán que incorporar a la forma en la que llevaban el registro al resto de empleados. Claro está que no es lo mismo la carga administrativa de tres trabajadores con jornada parcial que cuarenta en total, por poner un ejemplo.

Control horario de los empleados, ¿qué alternativas tenemos?

Básicamente tenemos que elegir entre llevar el registro de forma manual, con una aplicación de software o utilizando algún tipo de lector de hardware que registre la entrada y salida.

El registro manual

• La alternativa más sencilla es llevar un registro manual. Basta una simple hoja de cálculo para que firmen todos los empleados la hora de entrada y la hora de salida.
• El principal inconveniente es que no se integra con el programa de nóminas, por lo que, si alguien hace horas extra, hay que pasarlas manualmente para que se abonen.
• También puede suponer una carga administrativa alta, un trabajo en el que se van unas cuantas horas al mes en función de los empleados.
• Hay que guardar las hojas de cada empleado, tenerlas disponibles y, sobre todo, tenemos el inconveniente de que el registro no esté digitalizado.
• Corregir errores también puede suponer un problema, ya que tendría que volver a firmarse toda la hoja mensual.
• Para los empleados, esta opción tampoco es ideal, ya que cada uno es responsable de firmar entrada y salida, lo que puede dar lugar a una falta de control. ¿Quién vigila que las horas indicadas sean las correctas?

El reloj de fichaje

• El reloj de fichaje es un invento del siglo XIX. No se trata de utilizar el mismo método, ya que la tecnología ha hecho evolucionar el modelo, pero la premisa es la misma.
• Se trata de tener un hardware, un aparato que registra la hora de entrada y salida de los empleados en la empresa.
• Se puede hacer con tornos que sirven para el control de acceso a las instalaciones y una tarjeta identificativa para cada empleado.
• Otra opción es el uso de un lector biométrico, por huella dactilar suele ser el más común. En estos casos, el empleado selecciona si está registrando una entrada o una salida y, al pulsar con su huella previamente introducida en el sistema, queda registrada la entrada o salida según haya seleccionado.
• Estos lectores se suelen acompañar de un programa de software que ayuda a corregir errores, por ejemplo, hemos marcado una salida a la hora de entrar a trabajar.
• También disponen de informes que nos ayudan a poner a disposición de la Inspección de la Seguridad Social los registros horarios de forma sencilla.
• En todo caso, la información siempre queda almacenada en el propio dispositivo y no puede manipularse. Datos como la huella dactilar no puede extraerse, algo importante para cumplir con la LOPDPGDD.

El registro a través de una app

• La última alternativa es un programa de software. Puede estar instalado en el ordenador del empleado o que lo tenga en su teléfono de empresa. A través de este mecanismo, el empleado selecciona la entrada o salida y realiza su registro. Es muy sencillo de utilizar y de implantar.
• Además, se puede integrar a la perfección con nuestro programa de nóminas. En función del programa elegido también suelen tener opciones para integrarse con lectores biométricos para recoger la información.
• Todos ellos suelen tener opciones complementarias como la solicitud de vacaciones, gestión de turnos o un calendario laboral.
• Al integrase con el programa de nóminas el exceso de jornada, en caso de realizarse, se transforma en horas extraordinarias o complementarias.
• Y otro aspecto importante: facilitan la corrección de errores y la emisión de los listados de horas que nos puede solicitar la Inspección de Trabajo y que los empleados también deben tener disponibles. Además, mantener la información durante los cuatro años que requiere la ley es un poco más sencillo que con un registro manual, por ejemplo.

¿Qué dice la ley sobre cómo llevar el control horario?

La ley no entra a imponer cómo debe realizarse el registro, quedando esta opción a criterio de la propia empresa. Además, no todos tienen que hacerlo de la misma manera, pueden coexistir diferentes opciones en la misma empresa. Por ejemplo, los trabajadores que acuden cada día a la oficina y pasan por unos tornos ya acreditan de esta manera su entrada y salida. Mientras que los empleados que trabajan en movilidad pueden hacerlo desde una app móvil que registra dicha jornada.

Lo que sí es necesario es conservar los registros de la jornada al menos durante cuatro años. Esto hace que llevar un control manual sea bastante engorroso. Hay que pensar que a medida que crece el número de empleados, con una hoja de firmas por mes, doce al año, supone un volumen de papel que puede ser importante.

Los registros horarios estarán a disposición de los inspectores de la Seguridad Social si así lo requieren. Pero también se deben facilitar en el momento que lo pidan a los propios trabajadores. En este sentido, no existe la obligación de firmar las horas realizadas junto con las nóminas.

Y la mejor alternativa para tu empresa es…

Todas las alternativas pueden ser válidas. Un registro manual puede ser una buena opción para una empresa con pocos empleados y en los que todos hacen el mismo horario en la oficina. En este caso la llevanza del registro horario mediante firma no supone gran problema.

El registro mediante hardware específico es una buena opción para las empresas con muchos empleados que no trabajen en movilidad. La gran ventaja es que la inversión realizada se rentabiliza pronto. A medida que aumenta el número de trabajadores, es más económico que un dispositivo guarde toda la información.

Cuando una parte de los empleados no pasan por la oficina, la cosa ya se complica, a menos que se integre con un programa de fichaje por software.

La aplicación web o la app para móvil son perfectas si tenemos empleados en movilidad. Este tipo de aplicaciones suelen ofrecer opciones extra, como solicitar vacaciones o gestión de turnos, algo que ayuda mucho a la gestión de los recursos humanos en las empresas. Si se integra con lectores biométricos, puede ser la alternativa perfecta para todo tipo de organizaciones.

En todo caso, no hay que demorarse mucho ya que queda menos de un mes. Y ten en cuenta que Sage ofrece soluciones de control horario a la medida de tu empresa, ya sea pequeña, mediana o una asesoría o despacho profesional.