Digitalización notarial: Nuevos trámites online para autónomos y empresas

Descubre cómo el progreso de la digitalización notarial te permitirá próximamente realizar muchos trámites notariales online

• La videoconferencia facilitará muchos trámites notariales online.
• La digitalización notarial requiere innovación tecnológica, jurídica y organizativa.

Los trámites notariales online representan un hito importante en el camino de la digitalización notarial. Son la cara visible que el usuario del servicio ve de un profundo proceso de adopción de nuevas tecnologías y procesos.

Al fin y al cabo, el proceso de digitalización notarial tiene todo el sentido. Se trata de traducir los protocolos de la profesión (en el doble sentido de la palabra) a los tiempos actuales. Representa un proceso complejo en el que hay que conjugar un salto organizativo con el mantenimiento de todas las garantías jurídicas.

¡TUITÉALO! La digitalización notarial da un salto. ¡Toma nota de todos los trámites que vas a poder hacer en línea!

¿Cómo avanza la digitalización notarial?

La Ley 11/2023 surge por la necesidad de trasposición de directivas comunitarias. Entre los objetivos está conseguir un proceso de constitución de sociedades íntegramente telemático. Hasta ahora, casi todos los trámites notariales y registrales pueden realizarse en línea, pero con la comparecencia física de los fundadores en la notaría.

Con la reforma impulsada por la Ley 11/2023, se intenta hacer posible ese objetivo y se camina en diferentes líneas de digitalización notarial:

• Las matrices de los instrumentos públicos deberán reflejarse en formato electrónico en el momento de su autorización o intervención. Además, las propias escrituras y pólizas incorporadas al protocolo electrónico tendrán la consideración de matrices. Solo en caso de discrepancia entre el contenido en formato de papel y el electrónico prevalecerá el del formato de papel.
• Se da mayor desarrollo al índice único informatizado. Esto permitirá que tanto el otorgante del instrumento público como cualquier persona que tenga interés legítimo pueda realizar solicitud electrónica de copias electrónicas o en papel. También reforzará el suministro de información a Hacienda.
• La videoconferencia pasa a ser un cauce a través del cual pueden realizarse diversos trámites notariales online. Esto va a tener mucha importancia, entre otros ámbitos, en el de las sociedades de capital.
• La comparecencia electrónica podrá emplearse en diversos trámites notariales. No solo servirá para el otorgamiento de actos o negocios jurídicos, sino también para aportar antecedentes o solicitar copias.
• Se insertará un Código Seguro de Verificación (CSV) en las copias autorizadas. Este permitirá acceder a la verificación de su autenticidad e integridad y facilitará el conocimiento de modificaciones posteriores y la coordinación con otros instrumentos.

¿Cuándo se producirá el nuevo salto en digitalización notarial?

El artículo 34 de la Ley 11/2023, que modifica la Ley del Notariado, entra en vigor el 9 de noviembre de 2023. Otras reformas relacionadas ya han entrado antes en vigor. Sin embargo, muchas de estas nuevas formas de proceder requerirán desarrollos normativos para concretarse. En particular, hay que aclarar aspectos técnicos de tipo informático, pero también organizativos y de coordinación entre notarías y otras instituciones.

Por tanto, todavía habrá que esperar un tiempo hasta que el nuevo avance de la digitalización de las notarías termine de cristalizar. Este es un proceso continuo en el que ahora se da un paso importante, pero a buen seguro, pronto llegarán otros.

Los trámites notariales online

Para muchos negocios, la ubicuidad es una condición necesaria para el éxito. Desprenderse de ataduras físicas hace ganar oportunidades de negocio. Lo vemos muy bien con las soluciones de gestión en la nube como Sage 50, que permite acceder a tus datos desde cualquier lugar.

Con los trámites notariales online pasa lo mismo. Cada vez se formalizan en la notaría más contratos y otros negocios jurídicos de importancia. Tener que coincidir una serie de personas en la misma ubicación puede representar un problema. Siempre hay que plantear el coste de oportunidad que supone renunciar a realizar en ese momento otras actividades necesarias. Por tanto, el avance de la digitalización notarial, a pesar de ser un proceso complejo, pretende incrementar la calidad del servicio.

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En ese sentido, las empresas se ven beneficiadas por el progreso de la digitalización de todo tipo de trámites notariales. En particular, tiene especial importancia que podrán realizarse por videoconferencia los siguientes:

Pólizas mercantiles

Su remisión por la entidad de crédito implica que esta consiente el negocio documentado, salvo que de su texto se desprenda lo contrario.

Actos societarios

Se incluyen, sin carácter exhaustivo, los siguientes:

• Constitución de la sociedad.
• Actas de junta general.
• Nombramientos.
• Apoderamientos mercantiles.

Además, también puede realizarse por videoconferencia cualquier otro tipo de acto societario, salvo que se incluyan aportaciones no dinerarias.

Poderes

Además de los apoderamientos mercantiles, se pueden realizar los apoderamientos y, en su caso, su revocación de los siguientes tipos:

• Representación procesal.
• Para la actuación ante la Administración.
• Electorales.
• Para actos concretos.

Lo que no puede hacerse por videoconferencia son los poderes generales o preventivos ni tampoco su revocación.

Unos pocos trámites notariales, entre los que destacan los relacionados con apoderamientos generales o con aportaciones dinerarias, seguirán siendo presenciales.

Otros trámites notariales online

Además de estos, existen otros que también podrán realizarse por videoconferencia:

• Cartas de pago y cancelaciones de garantías.
• Actas de referencia en sentido estricto.
• Testimonios de legitimación de firmas.
• Testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
• Declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad y la división de la propiedad horizontal.
• Conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.

Esta lista no es cerrada, ya que la ley prevé que se pueda autorizar a que otros trámites notariales se realicen por videoconferencia.

La digitalización notarial implicará muchos pasos complejos para facilitar la vida de los usuarios. Contar con herramientas y procedimientos tecnológicos robustos y funcionales y que requieran poco esfuerzo de adaptación es parte de la receta para el éxito. Sage 50 es un buen ejemplo de ello.