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El Registro Mercantil y sus funciones

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En el Registro Mercantil son anotados, salvaguardados y puestos a disposición pública todos los actos manifestados por las sociedades o personas inscritas.

  • El Registro Mercantil es una institución cuya finalidad es la inscripción de personas, cosas y actos en relación a la negociación mercantil que el interés del comercio exige que se les dé publicidad.
  • ¿Cuáles son sus funciones? ¿Quiénes están obligados a inscribirse? ¿A qué sanciones se enfrentan quienes no cumplen con las responsabilidades derivadas de dicha obligación?

El Registro Mercantil es una institución a través de la cual, y en virtud de la ley, se da publicidad a ciertos actos de las sociedades mercantiles o empresarios individuales. Dichos actos deben ser conocidos o puestos a disposición de la comunidad.

En cuanto a su organización, el Registro Mercantil está integrado por los Registro Mercantiles territoriales y el Registro Mercantil Central. Todos ellos dependen del Ministerio de Justicia a través de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Contenido del post

  1. Registro Mercantil: características y finalidades
  2. Las funciones del Registro Mercantil
  3. El Registro Mercantil Central
  4. ¿Quiénes están obligados a inscribirse en el Registro?
  5. Presentación de las cuentas anuales: una obligación para todos los inscritos
  6. Sanciones por incumplir el deber de presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil

1) Registro Mercantil: características y finalidades

El Registro Mercantil es la Oficina del Estado, dependiente del Ministerio de Justicia, en el que se inscriben los hechos y actos relativos a los empresarios individuales y a las sociedades mercantiles. Su objetivo es dar publicidad a los mismos de forma que puedan ser conocidos por las personas que contraten con ellos, ya sean proveedores, bancos, etc. Pero, también, por inversores reales y potenciales, así como por entidades públicas con la Seguridad Social o la AEAT. Por lo tanto, es de carácter público, y cualquier persona podrá consultar, obtener copia o certificación de los actos inscritos.

Para facilitar la localización de los actos inscritos de cada sociedad o empresario, el Registro Mercantil se llevará por el sistema de hoja personal. Este sistema conlleva que, tras la inscripción de la sociedad o empresario, en la hoja abierta al mismo se inscriben los hechos que les afecten.

¡Comparte! Así funciona el Registro Mercantil. Descubre sus funciones principales.

2) Las funciones del Registro Mercantil

El Registro Mercantil tiene por objeto la anotación, salvaguarda y puesta a disposición pública de todos los actos manifestados por las sociedades o personas inscritas.

Principalmente, la inscripción de los actos relativos a las sociedades o empresarios obligados a ello, entre otros se registrarán:

  • La constitución de sociedades.
  • Cambios de domicilios sociales o modificaciones de estatutos.
  • Nombramientos y ceses de los componentes de los Órganos de Administración o, en su caso, de los auditores.
  • Ampliaciones y reducciones de capital. Transformaciones, fusiones, escisiones o liquidaciones de las sociedades.
  • Quiebras, medidas judiciales de intervención o resoluciones judiciales o administrativas que afecten a las sociedades.

Se ocupará, además, de la legalización de los libros y de las cuentas anuales de los inscritos, que deberán presentarse para su depósito dentro del mes siguiente a su aprobación. De la misma manera deberán proceder los liquidadores en relación al estado anual de las cuentas de la liquidación.

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Mientras una entidad mercantil no esté inscrita en el Registro, no es sujeto pasivo del Impuesto de Sociedades.

3) El Registro Mercantil Central

El Registro Mercantil Central se ocupa de la ordenación tratamiento y publicidad, meramente informativa, de los datos que reciba de los distintos Registros Mercantiles y se encargará de la publicación del Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME).

Además, dentro de las responsabilidades del Registro Mercantil Central, se encuentra la gestión de una sección de denominaciones, que registrará las denominaciones de todas las entidades inscritas, así como de las denominaciones sobre cuya utilización exista alguna reserva temporal.

4) ¿Quiénes están obligados a inscribirse en el Registro?

La Ley dispone de la obligación de inscribir sus actos en el Registro Mercantil a:

La inscripción de los empresarios individuales o autónomos será voluntaria, a excepción de los navieros. El empresario individual no inscrito, no podrá pedir la inscripción de ningún documento ni aprovecharse de sus efectos legales.

El incumplimiento, por parte de las entidades obligadas a su inscripción, de sus obligaciones registrales podrá ser sancionado, conforme a la Ley de Procedimiento Administrativo con multas que van desde los 300 a los 3.000 euros.

5) Presentación de las cuentas anuales: una obligación para todos los inscritos

Como ya hemos adelantado, todas las sociedades obligadas a inscribirse en el Registro Mercantil deben presentar, a través de sus administradores, las cuentas anuales de la empresa. De esta forma, una vez inscritas y publicadas, un tercero podrá acceder y conocer la situación financiera de la empresa.

Las cuentas anuales reflejan la situación financiera y patrimonial de una sociedad.

Entre las consecuencias de la falta de presentación de las cuentas anuales se encuentran, por ejemplo, el impedimento de inscribir nuevos actos en el registro (ya que se cierra provisionalmente la hoja registral). Por supuesto, también conlleva una responsabilidad del administrador de la sociedad que puede derivar en multas y sanciones muy elevadas.

6) Sanciones por incumplir el deber de presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil

Las sanciones por no presentar las cuentas anuales, contempladas en la Ley de Sociedades de Capital (LSC), ya incluían multas de hasta 300.000 euros.

Con la entrada en vigor del RD 2/202, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede encargar al Registro Mercantil la imposición de sanciones.

Sin embargo, el nuevo real decreto 2/2021, con efectos desde el 31 de enero de 2021, establece ciertas novedades en cuanto a la determinación del importe de la sanción. Lo hace, eso sí, de acuerdo con los límites establecidos en la LSC:

  • La sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, mas el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria, cuyo original deberá aportarse en la tramitación del procedimiento.
  • Si no aporta dicha declaración, la sanción se establecerá en el 2% del capital socialsegún los datos obrantes en el Registro.
  • Si se aporta la declaración tributaria y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fueran mayor que el 2% del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10%.

Ya has comprobado la importancia de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil conforme a la ley. Por lo tanto, no debes dejar nada al azar cuando decidas valerte de tecnología de gestión contable eficaz que te facilite esta tarea con garantías.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado en 2021 por su relevancia.