ERP inteligente: 6 estrategias críticas a tener en cuenta al implementarlo

Incorporar un nuevo sistema ERP inteligente en tu empresa te brindará una oportunidad de oro para transformar tu negocio. Y siempre incrementando la eficiencia, dotándote de nuevas capacidades y mejorando el rendimiento empresarial.

• Pero, si bien es cierto que una solución ERP moderna puede servir de impulso a tu organización, su implementación será uno de los proyectos más complejos y de mayor riesgo que seguramente lleves a cabo.
• En este artículo hacemos un repaso a cuáles son las seis estrategias críticas que has de tener en cuenta para poder implementar un ERP de modo inteligente.

De todos los errores que puedas llegar a cometer, una gestión del cambio mal ejecutada seguramente sea la causa de problemas y de fracaso del proyecto más fácil de evitar. La resistencia al cambio (incluso al cambio positivo) es un comportamiento humano normal y esperable, y debes tenerlo en cuenta para minimizar su impacto.

Es importante entender que la gestión del cambio no es una fase discreta de la implementación. Por el contrario: debe integrarse en el proyecto, incorporarse en la metodología e inculcarse en la cultura del equipo que lo lleve.

Teniendo esto en cuenta, aquí tienes seis estrategias de gestión del cambio pensadas para apoyar y facilitar la implementación de un ERP inteligente con éxito.

1.  Desarrolla y comparte tu visión

• Define cómo será y funcionará la organización tras la implementación, y después comunícaselo al resto de la empresa.
• Toda compañía espera que su nueva solución ERP “transforme” su negocio. ¿Pero qué significa eso exactamente? Desarrollar la situación deseada para el futuro (y comunicárselo a toda la organización) es el primer paso para el éxito en la gestión del cambio.

2. Expón claramente por qué es necesario el cambio

• Asegúrate de que todas las personas a todos los niveles de la empresa entiendan por qué es fundamental rehacer los procesos empresariales clave e implementar una nueva solución ERP inteligente.
• Es esencial explicar claramente a toda la organización el porqué del cambio. Es más, animamos a los clientes y equipos de implementación a comunicar el alcance del proyecto, la estrategia de ejecución y los plazos de implementación antes de empezar.

3. Moviliza a los líderes y asegúrate de tenerlos de tu parte

• Crea un grupo de orientación integrado por líderes que compartan la misma visión para la transformación de la empresa y acepten los cambios que están por llegar.
• Deberán ser capaces de entender y comunicar los beneficios del proyecto y posicionarlo como una iniciativa de transformación empresarial prioritaria.

4. Interactúa con los empleados y las partes interesadas

Analiza el impacto de cada cambio y mantén una comunicación fluida con todos los empleados, equipos y funciones afectadas.

• Una táctica importante en lo que respecta a la gestión del cambio organizativo consiste en desarrollar y ejecutar un plan detallado de comunicación con los empleados. Tu plan debe incluir qué vas a comunicar, por qué, a quién (público), quién va a hacerlo, cuándo y cómo. Todas las comunicaciones deben incluir el alcance del proyecto, los objetivos, los avances y los resultados, presentar factores de éxito y enfoques clave y abordar de la transición a la nueva solución.
• Además, es de vital importancia identificar a los actores clave (personas influyentes) de tu negocio y determinar su nivel de conocimiento y apoyo hacia la iniciativa de ERP inteligente. Traza un plan para mantener y potenciar sus conocimientos y su apoyo durante todo el proyecto.
• Periódicamente, evalúa la predisposición al cambio de tu negocio y tus empleados. Realiza controles para hacer un seguimiento de su estado de ánimo, interés, ilusión y nivel de apoyo durante el transcurso del proceso de implementación.

5. Crea la organización del futuro

Desarrolla y diseña la organización que deseas tener en el futuro.

• Analiza la situación actual de tu negocio, tus ubicaciones y departamentos en términos de procesos, organización y sistemas de personal. Y lo más importante, elabora un plan de transformación. En él deberás detallar las acciones, responsabilidades y plazos para lograr que tu organización alcance sus objetivos.
• Define nuevos procesos aplicando mejores prácticas del sector y adáptalos a tus necesidades específicas cuando sea necesario. Evalúa los requisitos de reestructuración y competencias laborales necesarios para el nuevo entorno. Seguramente quieras analizar también las implicaciones para Recursos Humanos en lo relativo a, por ejemplo, gestión del rendimiento, compensación y clasificación, contratación, incorporación, etc.

6. Prepara y equipa a tu plantilla

Capacita a tus empleados para que puedan prosperar en una empresa transformada.

• Esta fase no debe limitarse a formar a los trabajadores en el uso de una nueva tecnología:  por lo general conlleva una importante redefinición laboral, adquisición de competencias y cambios en el diseño de la organización. Define qué nuevas competencias harán falta.
• Tómate la molestia de evaluar a tu plantilla en términos de destrezas, habilidades, experiencias y capacidades. Documenta cualquier impacto en el personal derivado de la nueva solución ERP inteligente. Después desarrolla, planifica e implanta estrategias de formación para cubrir las brechas existentes. Por último, antes del lanzamiento, ayuda a todos –usuarios finales, líderes, miembros del equipo de implementación, propietarios de procesos, clientes y proveedores– a entender claramente cómo afectará esto a sus procesos y a su trabajo.

Conclusión

La clave para una gestión del cambio eficaz estriba en una comunicación rigurosa y frecuente sobre el proyecto y en explicar claramente por qué es necesario este cambio. Es fundamental reforzar y reiterar dicho mensaje para asegurarse de que todos los niveles de la organización estén centrados en los beneficios derivados de la situación futura y no en las disrupciones y los cambios incómodos que traerá consigo la implementación del sistema ERP inteligente.