Errores comunes en las cartas comerciales y cómo evitarlos

Descubre los errores más comunes en las cartas comerciales y cómo puedes prevenirlos o remediarlos.

• Las cartas comerciales dan muestra de la calidad de la comunicación de tu empresa.
• Existen muchas soluciones para resolver los errores en estos documentos.

La carta comercial es un documento clave en las relaciones con clientes y proveedores. Debe servir para realizar ofertas, peticiones, reclamaciones, sugerencias, recordatorios, avisos, confirmaciones, etcétera.

¡TUITÉALO! ¿Vas a redactar una carta comercial? ¡Toma nota de los errores que no debes cometer y apunta las soluciones!

Sin embargo, en la práctica, no es raro que los objetivos no se cumplan por errores en las cartas comerciales. Las fuentes de problemas son muchas, pero también lo son las soluciones, en especial en estos tiempos de avance tecnológico y organizativo.

Falta de identificación 

La mayoría de las cartas comerciales pretenden que su destinatario realice alguna acción. Para ello, lo frecuente es que deba haber una respuesta a nuestra empresa. Por tanto, es esencial que quede claro a quién debe dirigirse y cuándo y cómo puede hacerlo. 

De todos modos, la cuestión es que la información útil para el contacto no es igual para todos los públicos. Por ejemplo, no es lo mismo enviar una carta comercial a una empresa grande que a una pequeña, a un cliente habitual que, a uno ocasional, a uno nacional o que a un extranjero… El entendimiento y circunstancias de cada uno reclama diferentes explicaciones.

En este, como en otros campos, la respuesta es la personalización. Hoy es más sencillo que nunca enviar cartas comerciales con el contenido pertinente para cada destinatario. Incluso, puedes trabajar con herramientas que automaticen parte del proceso. Por ejemplo, una significativa proporción del contenido de la carta puede depender de información recogida de anteriores pasos de la relación con el destinatario.

Desatender los incentivos

Cuando pretendas incitar un comportamiento concreto en la otra parte, no puedes pensar en la carta comercial como algo mágico. Tu contraparte no va a hacer lo que tú quieras por el solo hecho de enviar un documento, por muy convincente que sea.

Por tanto, tienes que estudiar los objetivos de la otra parte y analizar cómo introducir los tuyos en los suyos. Buscarás que la mejor respuesta para el destinatario de la carta comercial sea actuar como tú pretendes.

Por ejemplo, si lanzas una oferta, buscarás que el cliente realice un pedido en las condiciones más favorables para ti. Pero, para ello, deberás promover un intercambio que resulte razonable para tu cliente. 

Carta comercial poco realista

Aunque pueda haber elementos meramente sugerentes, apelaciones al futuro o proyecciones sujetas a incertidumbre, el contenido debe ser realista. No puedes ofrecer lo que no serás capaz de dar. No suele ser útil reclamar imposibles. Tampoco ayuda realizar afirmaciones inexactas o falsas.

En algunos casos, el problema es organizativo: quieres expresar aquello que debería ser, pero eres incapaz de alcanzarlo. En otros, muestras deficiencias en tus sistemas de información, faltas, en definitiva, de conocimiento de la realidad de tu negocio y del entorno.

En las cartas comerciales, como en otras formas de comunicación, la tecnología es tu gran aliado para dar con el contenido y forma adecuados.

En cualquiera de los dos casos, te puede ayudar mucho contar con soluciones de gestión adecuadas. Por ejemplo, con Sage 50 puedes tener una visión integral de lo que pasa dentro y fuera de tu empresa y actuar de una forma más coordinada.

Errores lingüísticos

No todo son tildes y letras equivocadas. Existen muchos tipos de fallos e, incluso, algunos pasan inadvertidos para una gran cantidad de personas. Por ejemplo, son muy habituales el abuso de las mayúsculas, las comas mal puestas o faltas de concordancia entre el sujeto y el verbo.

Estos errores deben evitarse, en primer lugar, para no ser ambiguos ni confundir la lectura, lo que podría dar pie a algún conflicto. Además, pueden dejar una mala imagen en la mente del destinatario de la carta comercial y suelen hacer su lectura menos fluida. 

Más allá del uso de correctores ortográficos, la solución suele pasar por una escritura esmerada. En todo caso, conviene repasar las cartas comerciales antes de su envío. También ayuda que las revisen otras personas que no son los redactores. Y, por supuesto, es interesante colocar a las personas con mayores habilidades lingüísticas de tu empresa al frente de la supervisión.

Extensión equivocada

Toda carta comercial tiene su extensión óptima y lo mismo pasa con la información anexa a ella. Además, sus apartados también deben contener un número de palabras acorde a las necesidades de cada caso.

Es malo tanto quedarse cortos como excederse. Pocas palabras pueden reclamar que extraigas información necesaria. Si son demasiadas, harás más compleja y tediosa la lectura sin aportar nada nuevo.

En general, la solución más práctica suele ser optar por formatos con una extensión estándar. Con ellos, para cada tipo de carta comercial, defines un número de palabras. De todos modos, si las circunstancias lo reclaman, puedes abreviar o alargar el documento.

Problemas de tono

Las cartas comerciales tienden a ser documentos relativamente formales. Prima la precisión, ya que, de lo contrario, podrían ser fuente de conflictos. No obstante, también pueden encontrarse tonos más atrevidos, en especial cuando se envían ofertas.

Tomar una cercanía excesiva con tu destinatario puede ser peligroso, en especial, cuando no hay una relación estrecha. Ser demasiado lejano puede ser una muestra de incomprensión y falta de empatía difícil de justificar en la era del clientecentrismo.

Una vez más, la solución pasa por la personalización y esta por el conocimiento comercial. Debes saber lo más posible sobre tu destinatario para poder determinar en qué aspectos debes ser más cercano o lejano. 

En resumen, las cartas comerciales reclaman equilibrio y esmero. En ellas, además, debes volcar todo tu conocimiento comercial y la iniciativa de tu negocio.