Gestionar la incertidumbre: cómo crear un plan de emergencias para el lugar de trabajo

Este artículo forma parte de una serie titulada Continuidad de negocio, en la que ofrecemos apoyo y consejos prácticos que te ayudarán a conseguir que tu negocio avance, así como a abrirte paso en estos momentos sin precedentes.  

• Si tenemos en cuenta los efectos que el COVID-19 puede ocasionar (y está ocasionando) en el entorno empresarial, la planificación de contingencias se ha convertido en un aspecto clave sobre el que deben reflexionar las empresas de todo el mundo.   
• Un plan de este tipo resulta útil en situaciones inesperadas, ya sea una pandemia mundial, inclemencias meteorológicas o una huelga de transportes. 

Por suerte, puedes preparar tu negocio para mantener su capacidad operativa si creas un plan de contingencia en el que se incluyan soluciones ante el impacto en tu empresa, empleados, proveedores y clientes.    

Con Sage nunca estás solo. Las pymes y autónomos son los héroes de nuestra economía. Por eso, hemos creado un espacio con información, novedades legales y consejos útiles sobre COVID-19 para que puedan seguir gestionando sus negocios. Echa un vistazo a nuestro contenido.  

5 consejos para crear un plan de contingencia efectivo 

Independientemente del tamaño de tu negocio, a continuación, encontrarás varias recomendaciones sobre cómo empezar.  

A. Nombra a un responsable

• Todos los planes deben disponer de un único punto de contacto, una persona que se responsabilice de él y tenga capacidad para delegar.  
• No hace falta que sea un miembro sénior del personal, pero los demás tienen que saber quién es.  
• Su labor será encargarse de que el plan sea la opción más adecuada y de no dar nada por sentado. 

B. Anima a los demás a que den su opinión 

• La granularidad del plan dependerá de tus necesidades. Por ejemplo, quizá decidas dotar de un plan específico a cada función o departamento de tu empresa, o puede que te parezca que la mejor opción es que cada persona desarrolle sus planes propios.  
• Recuerda que todos los planes funcionales, departamentales e individuales deberían poder sincronizarse y combinarse en un plan más amplio centrado en el lugar de trabajo. 

C. Ten en cuenta todo tu ecosistema, desde los proveedores hasta los clientes 

• Tu plan podría incluir una lista de proveedores alternativos de recursos clave a quienes recurrir en el caso de que tu proveedor actual deje de estar disponible.  
• Además, podría contar con planes específicos sobre cómo tratar a clientes concretos, sobre todo a los de mayor tamaño o relevancia. 

D. Entiéndelo como un documento dinámico 

• No lo redactes y lo dejes abandonado en un cajón. Asegúrate de que tu plan se revise periódicamente y no tengas miedo de modificarlo si fuera necesario. 

E. Transmítelo 

• Cuando se haya creado el plan, tendrás que ponerlo a disposición de la plantilla al completo para que todos sepan qué es, dónde pueden consultarlo y qué implica para ellos.  

Cómo preparar tecnológicamente tu negocio para afrontar la incertidumbre 

No cabe duda de que, en una situación de incertidumbre como la que estamos viviendo, las empresas tecnológicas tienen una gran responsabilidad para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a transformarse digitalmente.  

Es por ello por lo que, en empresas como Sage, seguimos trabajando para facilitar no solo a nuestros trabajadores, sino también a nuestros clientes el trabajo de forma remota. Pudiendo así estos últimos potenciar tanto su propio negocio como el de sus clientes.  
“En momentos como estos, es responsabilidad de las empresas tecnológicas, como Sage, el velar por la salud de sus trabajadores y clientes. Además de facilitarles el teletrabajo desde casa a través de un buen uso de la tecnología”. Fernando Galvache, CIO, Sage Iberia.  

Por ello, hemos reunido una lista de herramientas y consejos útiles para que puedas mantener el rumbo de tu negocio si necesitas trabajar en otro lugar que no sea tu oficina.  

Existen varias maneras en las que una empresa puede acceder a sus datos de forma remota, por lo que siempre es recomendable consultar con tu proveedor de software y/o con tu especialista en TI para determinar siempre cuál es el mejor método.  

Aquí un repaso a algunas de las opciones:  

• Configurar un servidor de terminal que contenga el software y todos los datos de la empresa, permitiendo a los usuarios acceder de forma remota al servidor y trabajar dentro del software. 
• Configurar una red privada virtual (VPN) para que los usuarios puedan acceder al ordenador del trabajo a través del Protocolo de escritorio remoto (RDP) desde un equipo doméstico. 
• Hacer una copia de seguridad de los datos diariamente, almacenándolos en algún lugar para poder acceder a ellos de forma remota. 
• Instalar el software en una computadora portátil o PC para poder llevar a casa y al trabajo, utilizando una copia de seguridad de los datos

De cualquier modo, nadie puede predecir cuándo empezará o terminará una crisis, pero, con la tecnología adecuada y procesos de comunicación de calidad, tu negocio podrá seguir funcionando de forma efectiva incluso cuando tenga que hacer frente a incidentes imposibles de controlar.    

Echa un vistazo a nuestro espacio de Sage Advice Continuidad de negocio para consultar más artículos de esta serie.