5 elementos fundamentales de un buen manual de ventas

No todas las ventas se realizan de la misma manera, por lo que es de gran utilidad para los integrantes de un equipo comercial disponer de un manual de ventas.

• Te explicamos qué es un manual de ventas.
• Conoce los puntos clave que todo manual de ventas debe de tener.

Las ventas son el corazón de la empresa y, al igual que los latidos del corazón, tienen que fluir al ritmo adecuado. Si son escasas, la empresa se resentirá. Pero también puede hacerlo si vende mucho, lo hace sin la infraestructura necesaria, engaña a los clientes o vende sin el margen suficiente. Si una empresa quiere canalizar los esfuerzos de su equipo comercial, para la consecución de sus objetivos cuantitativos y cualitativitos de ventas, tiene que dotar a sus vendedores de un completo manual de ventas que les sirva de orientación y guía.

¿Qué es un manual de ventas?

El manual de ventas es un documento interno de la organización destinado a orientar al equipo comercial mediante una serie de directrices acompañadas de información básica para el desempeño eficiente de la tarea de ventas. Este instrumento formativo y de consulta, que debe estar en constante actualización, facilita el conocimiento de los productos o servicios que ofrece la empresa. Contiene además los canales de venta, argumentos para guiar al cliente hacia la compra del producto y las fortalezas de los productos y la empresa. Cada empresa lo establecerá siguiendo su propio criterio, pero existen algunos puntos básicos que se pueden tener en cuenta. Estas pautas pueden ayudarnos a confeccionar el nuestro. Un manual de ventas no es un catálogo, pero dentro del manual de ventas también se puede ubicar el catálogo de productos. En el manual de ventas lo que interesa es plasmar información relevante para ayudar al equipo comercial a cerrar ventas. Además de contenidos generales, debe tener contenidos específicos del área comercial. Por ejemplo, información sobre las campañas anuales, publicidad, promociones, productos, precios, argumentos de venta. También puede contener otra información concreta de nuestra actividad, como procedimientos a seguir, confección de formularios, contratos típicos y sus condiciones de financiación, etc. Dentro de un manual de ventas podemos encontrar los siguientes elementos fundamentales:

1. Plan de acogida y presentación de la empresa

En un manual de ventas podemos ubicar información de acogida que le sea útil a los nuevos trabajadores que se incorporan a la empresa. De esta manera, el manual será un material de apoyo que agradecerán los trabajadores con menos experiencia en la empresa. En este punto, se pueden introducir conceptos sobre la cultura organizacional, planes de carrera, organigrama, historia de la empresa, sistemas de remuneración e incentivos, horarios, teléfonos y direcciones de contacto, etc.… Todos estos puntos pueden formar parte de la introducción del manual, aunque también podemos trabajar con ellos de forma independiente. De esta manera, sirven también para otros puestos dentro de la empresa, siempre y cuando adaptemos los planes de carrera y los sistemas remunerativos de cada sección.

2. Organigrama del departamento comercial

• En este documento se presenta a los responsables del equipo y al personal que sirve de apoyo al área comercial.
• También se especifican las áreas de actuación y limitaciones geográficas.
• Y, por último, se facilitan teléfonos, direcciones de email y cualquier otra forma establecida de contacto.

3. Catálogo de productos y servicios

Aunque, como hemos dicho anteriormente, un manual de ventas no es un catálogo de productos o servicios, sí que conviene incluir este dentro del manual. Este catálogo facilita el conocimiento de los productos y servicios que se deben vender, incluyendo sus precios, características y puntos fuertes.

4. Argumentario de ventas

Se detallan los argumentos y las técnicas de venta que deben emplear los vendedores. El argumentario se construye en base a la experiencia de la empresa, ya que en él se pueden ir recogiendo las objeciones que pueden poner los clientes para la compra de los productos y servicios y la forma más optima de rebatir cada objeción.

5. Formularios de venta, seguimiento de la actividad comercial y otra documentación administrativa

Se recogerá la burocracia a cumplimentar en la venta. Es decir, formularios de venta, recogida de datos de los clientes, informes de seguimiento de la actividad comercial, informes mensuales, etc. Es conveniente que en el manual se incluyan documentos de ejemplo o plantillas que puedan servir ya para la realización de la actividad comercial. Por lo tanto, un buen manual de ventas es la clave del éxito de muchas organizaciones. Además de ser de gran ayuda a la fuerza de ventas, descarga de trabajo a los responsables del área comercial, pues se incluyen en este documento las respuestas a las preguntas más habituales. Nota del editor: Este artículo fue publicado en 2011 y actualizado a 2021 por su relevancia.