Optimiza tu contabilidad para ahorrar en tu declaración del IVA

Cuando se acerca la liquidación del IVA, a muchos empresarios y autónomos les empieza a subir la presión y una serie de preguntas les atormentan: ¿Tocará pagar IVA en este periodo?, ¿cuánto me tocará pagar esta vez?, ¿tendré liquidez suficiente para afrontar el pago de la liquidación?, ¿qué puedo hacer si no tengo la liquidez suficiente?

Preguntas todas derivadas de una deficiente gestión del impuesto, pero, si llegada la fecha de la liquidación toca a pagar y no disponemos de liquidez suficiente, recordemos que se puede pedir a la Agencia Tributaria un aplazamiento de deudas tributarias sin aval, por importe de hasta 30.000 euros. Además, cada vez son más las entidades financieras que facilitan la financiación de los impuestos de sus clientes.

Sin embargo, para evitar sobresaltos, la mejor opción es realizar una gestión eficiente del impuesto, apoyándose en programas de contabilidad que permitan saber en todo momento el resultado de la liquidación, aunque para ello es obvio que la contabilidad se debe de llevar al día.

En cualquier caso, las empresas no pagan IVA, ya que son sus clientes los que lo pagan cuando la empresa se lo repercute, actuando como meras intermediarias y liquidadoras del impuesto frente a Hacienda. La problemática para las pymes y autónomos se deriva en que muchas veces se utiliza el IVA repercutido como un medio de financiación, de manera que las cuotas cobradas de IVA se emplean en financiar la operativa diaria de la empresa, lo cual en principio es positivo para la empresa, ya que constituye una inyección de liquidez que se puede utilizar para optimizar los flujos de tesorería del negocio.

Por tanto, más que hablar de ahorro, habría que hacerlo de gestión eficiente del IVA.

5 consejos que debes seguir para una gestión eficiente del IVA

1. Conoce cómo funciona el impuesto y cuáles son las diferentes modalidades y variaciones a las que puedes acogerte. Así podrás elegir la que mejor se adecúe a las características de tu negocio. Por ejemplo, si una empresa acaba de empezar un negocio y tributa según el régimen general de IVA, lo habitual es que tenga muchos gastos y pocos ingresos, por lo que debería considerar la posibilidad de acogerse adicionalmente al régimen especial de devolución mensual, para conseguir que Hacienda le devuelva el impuesto cada 30 días en lugar de cada 90.
2. Infórmate sobre los requisitos formales de cada modalidad, de manera que evites sanciones y puedas valorar el beneficio o coste real que van a suponer para tu negocio. Volviendo al ejemplo anterior, debido a la carga adicional de trabajo que implica el envío de la información cada 30 días a la Agencia Tributaria, a una empresa solo le compensará solicitar la devolución mensual de IVA si tiene periódicamente saldo de impuesto a su favor, como aquellas de nueva creación o las que facturan a un tipo de IVA reducido mientras que soportan mayoritariamente el tipo general.
3. Informatiza tu empresa con herramientas de control de los procesos contables como ContaPlus o Sage 200, que te permiten presentar directamente el modelo 303 y saber en todo momento el resultado de la liquidación del IVA, de los datos introducidos. Además, Sage 200 automatiza los procesos de generación de asientos de las facturas de compras y ventas. Manteniendo la contabilidad al día, o en su defecto por lo menos los registros de ingresos y gastos, podrás tomar las decisiones adecuadas para tu negocio, como, por ejemplo, adelantar o retrasar gastos para que entren o no en la liquidación
4. Agiliza la entrega de la documentación, estableciendo procedimientos que te permitan entregar la información necesaria con la mayor rapidez y el menor coste. Usar facturas electrónicas, por ejemplo, reduce notablemente los costes de emisión y archivo, al tiempo que facilita su localización, consulta, cálculo y presentación. Si, además, utilizas los servicios de una asesoría o despacho profesional, no esperes al último momento para entregar la documentación. Evitarás errores y, lo que es más importante, sacarás mayor partido al valor que el asesor puede proporcionar a tu empresa.
5. Aprovecha las ventajas de la e-Administración para realizar la presentación por vía telemática y llevar a cabo la liquidación a través de la banca electrónica. Además, la web de la Agencia Tributaria permite utilizar datos de declaraciones ya presentadas o consultar tus liquidaciones anteriores. También puedes adjuntar documentación complementaria, que se registra oficialmente en el mismo momento en que la subes a la página. Actualmente tampoco es necesario que acudas a tu banco para saldar el impuesto. Puedes hacerlo online una vez que hayas presentado la liquidación en la web de la Agencia Tributaria.

En definitiva, no pierdas de vista este artículo si quieres tener a mano todo lo que necesitas saber para optimizar tu contabilidad y ahorrar en la declaración del IVA.