[PODCAST] Consejos básicos para planificar tu presupuesto sin errores

En este episodio de Sage Advice Podcast, «Gestión empresarial como clave del éxito», Joan Boluda nos explica cuáles son los consejos básicos que todas las pequeñas empresas deberían conocer para planificar su presupuesto.

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Suele llegar un momento en el año en el que todo el mundo tiene muy buenos deseos y aspiraciones para el siguiente. En los negocios, sin embargo, no basta con anhelar que la empresa vaya bien, hay que trabajárselo. Y el andén en el que nos subimos al tren del éxito empresarial del siguiente ejercicio se llama presupuesto anual.

Cómo elaborar un presupuesto anual

El presupuesto no cae del cielo. Antes de ejecutarlo, hay que hacer un viaje previo: el que nos llevará a un buen presupuesto, no sin antes pasar por varias estaciones intermedias sin cometer errores.

La primera estación será el control de lo que ha sucedido en los últimos tiempos. ¿Tiene algo que ver con lo que presupuestamos anteriormente? Si no es así, deberemos plantear medidas de corrección o, incluso, cambios profundos en nuestra estrategia.

Nuestra siguiente parada deberemos realizarla en el análisis del entorno. No podemos caer en el error de ver la empresa de forma cuadriculada, tal como nos gustaría a nosotros, sin tener en cuenta el ambiente en el que se mueve nuestra actividad.

Hemos de ser capaces de ver más allá de lo sucedido y tener herramientas que nos permitan prever cómo puede evolucionar todo aquello que nos influye y que, por tanto, hará cambiar las decisiones del negocio.

Tendremos que analizar el entorno exterior:

• Coyuntura macroeconómica.
• Impuestos y regulaciones.
• Evolución de la tecnología
• Condiciones de acceso a la financiación.
• …

Además, deberemos mirar hacia adentro:

• Cómo está nuestra estructura organizativa.
• La captación y fidelización del talento.
• El conocimiento adquirido.
• El estado de las inversiones materiales realizadas.
• Los proyectos para acumular intangibles.
• …

Adaptarse a los cambios, clave para una buena planificación

En los últimos años, una de las mejores pruebas de que una empresa ha modernizado su gestión es su adaptación, muchas veces motivada por los requerimientos legales, a planes para afrontar contingencias extremas. No tenerlos puede ser un error que pagaremos caro si se materializan los riesgos. ¿Cómo afrontaríamos un incendio, un terremoto, un grave accidente laboral con muchos heridos, un brote alimentario, una fuga de datos o cualquier otra perturbación? Debemos analizar aquellas situaciones que sean más probables para nuestra actividad.

Cuando hablamos de planificación y presupuestación, los ‘pequeños’ detalles no son insignificantes. Por el contrario, muestran la capacidad de prevención y alerta temprana, así como de regulación. En definitiva, el presupuesto es la traducción a números de nuestra capacidad de respuesta.

Y, por supuesto, esto no se trata solo de tener planes para eventos negativos, sino también para saber aprovechar las oportunidades. Hay que saber detectar posibles cambios favorables del entorno antes de que lleguen.

En ese sentido, no debemos caer en el error del cortoplacismo. Debemos tener una visión de futuro más allá del alcance del presupuesto por varias razones. En primer lugar, hay muchas variables de interés que, a la larga, tienden hacia un equilibrio y que, en un momento dado, pueden sufrir perturbaciones que las desvíen de él.

Por lo tanto, nos interesa saber en qué fase nos encontramos y hacia dónde debemos caminar para aprovechar oportunidades y cubrir riesgos.

En segundo lugar, muchos de los aspectos que tenemos que analizar están relacionados con interacciones que no terminan en el mismo momento que el presupuesto. Las expectativas son claves y hay que saber qué puede esperar razonablemente cada parte de la otra.

Tecnología y planificación del presupuesto

Aquí es donde llegamos a la siguiente parada del viaje: la estrategia y planificación. Hay que proyectar respuestas ante los diferentes escenarios y no cometer el error de centrarnos solo en el más probable. Armamos un plan que plantee que vamos a hacer en cada situación, qué recursos necesitaremos y cómo vendrán a nosotros y lo traduciremos a unidades monetarias.

Además, hay que conectar todas nuestras acciones, de forma que quede integrado. Eso no quita para que, además, hagamos presupuestos específicos para cada área, pero necesitamos fijar objetivos generales y un marco en el que proyectar y analizar la dirección general del negocio.

Bien, ya conocemos el viaje. Lo que nos queda es conocer a la locomotora y al conductor. Este último no puede ser otro que los datos, que deben guiar el camino. Es imposible realizar un buen presupuesto con unos procesos y sistemas de información empresarial precarios.

Además de recoger de forma práctica la información externa, hay que gestionar muchos datos internos: comerciales, de tesorería, facturas, inventarios, rendimiento de los empleados, procesos de producción, operaciones de financiación, etcétera.

La locomotora, la tecnología que nos debe permitir abordar el camino, se denomina software de contabilidad y facturación. Y es que, en estos tiempos, necesitamos programas que permitan organizar y digitalizar todo el flujo de datos, automatizar parte de ese proceso y realizar previsiones y seguimientos. Y aquí, una solución como Sage Contabilidad y Facturación es la elección ideal para autónomos y micro empresas que quieran tomar el control de su negocio.

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