Por qué los departamentos de compras y ventas deben trabajar en equipo (e-book)

Los departamentos de compras y ventas llevan años comportándose como “enemigos íntimos”. Una relación de colaboración que no siempre resulta fácil, pero que ha cambiado con el tiempo. Ambos departamentos tienen muchas cosas en común y el objetivo debe ser trabajar de forma coordinada para aportar valor a la empresa.

• Cómo encontrar las sinergias para que la colaboración entre compras y ventas funcione
• El precio de venta como factor de decisión y por qué es necesario cuidar a nuestros proveedores para lograr que la relación funcione

Desde hace tiempo los departamentos de compras y ventas han estado obligados a entenderse. Pero, en muchos casos, lo hacían con una relación tensa. Un tira y afloja acompañado generalmente de un regateo de precios, ofertas y contraofertas. Esto, en ocasiones, deterioraba la relación una vez concluida la venta, ya que ninguno quedaba del todo conforme.

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Y aquí hay que tener una mirada amplia. Un proveedor no solo vende bienes, también pueden ser servicios. A veces no vemos a nuestro asesor financiero como un vendedor, y, sin embargo, nos vende sus servicios. Nos ayuda a resolver problemas en nuestra empresa y nos puede aportar soluciones para otros departamentos, como la gestión de nóminas, que no están estrictamente relacionados con la contabilidad.

Objetivos convergentes en compras y ventas

El departamento de compras tiene diferentes funciones. Entre ellas asegurar los suministros para que la actividad de la empresa no se vea afectada. Además, tiene que conseguir reducir el coste de los productos que adquiere y coordinarse con el resto de departamentos como el financiero, recursos humanos o ventas.

El departamento de ventas tendrá que cumplir con unos objetivos previamente fijados. Para ello, es fundamental aconsejar a su cliente sobre productos y precios, darle un servicio o crear una serie de promociones que faciliten dicha venta. A veces, llegar a cumplir con esos objetivos ha llevado a este departamento a desviarse de su objetivo.

El precio no puede ser el único factor para decantar una venta. Es aquí donde se imponen otros factores que ayudan a que la relación entre un cliente y un proveedor funcione. En ese sentido, son importantes aspectos como poner en valor el producto o servicio que se ofrece, ayudar al cliente a cubrir sus necesidades, la experiencia de compra o el servicio postventa.

No es tan fácil encontrar un buen proveedor: alguien que nos acompaña, nos aconseja y ayuda a lograr el éxito en nuestra empresa. Por eso es clave conocer bien a nuestros proveedores, reunirnos con ellos de forma periódica para dar a conocer nuestras necesidades, planificar cómo podemos cubrirlas y qué es lo que ha funcionado o no desde la última reunión. Es aquí donde se teje la relación entre compras y ventas para convertirlos en un matrimonio bien avenido.

Escucha activa y empatía

Para establecer una buena relación entre los departamentos de compras y ventas, en el que ambos salgan ganando, es fundamental que se vea al proveedor como un aliado, no como un colaborador ocasional y, por supuesto, tampoco como un enemigo. Hay que aplicar las mismas reglas en el departamento de compras que con nuestro departamento de ventas.

En este sentido, además de conocer el producto o servicio, es fundamental que el vendedor empatice con la situación del cliente. A veces el producto comercialmente más rentable no es lo que necesita. Podemos venderlo, pero sería dar una solución con la que tal vez no quede del todo satisfecho. Si se le da una solución que sea la mejor para él, existen más posibilidades de que dicho cliente repita con nosotros, que sea fiel y no busque en otros proveedores lo que no hemos sido capaces de darle.

Un buen vendedor no solo logra la venta, sino que consigue que su cliente repita y, además, se convierta en su prescriptor, que le recomiende a otras empresas. Cuando esto ocurre podemos decir que la relación entre los departamentos de compras y ventas está funcionando. Ambos están contentos y ambos ganan con la relación establecida.

Pagar a tiempo para cuidar a tu proveedor

Por último, un aspecto a cuidar en esta relación son los pagos. A veces el departamento de compras puede tener alguna tensión de tesorería o un momento complicado. En estos casos, lo ideal es comunicar la situación y solicitar un aplazamiento. El proveedor es el primero que nos va a querer ayudar, ofrecer su apoyo para que nuestra empresa salga adelante y seguir conservando el cliente.

No se puede simplemente dejar de pagar o devolver pagos sin explicación. Incluso en el caso de que estemos descontentos con el vendedor, lo mejor es intentar reconducir la relación mediante una reunión, en lugar de dejar de pagar. Frecuentemente, este tipo de soluciones unilaterales sin comunicación previa destruyen toda la relación de confianza que se ha estado fraguando entre ambas partes.

Lo mismo ocurre cuando los pagos se retrasan de forma injustificada. Por ejemplo, alguien del departamento financiero ha decidido que si se paga más tarde ese dinero se puede invertir y obtener un mejor rendimiento. Mientras tanto, el proveedor que muchas veces no tiene el músculo económico suficiente, sobre todo si es una micropyme o un autónomo, sufre para llegar a fin de mes.

Dentro de la relación de colaboración entre ventas y compras este aspecto no siempre se valora lo suficiente. Si quieres tener a tu proveedor contento, pagar en tiempo y forma acordados es un sólido argumento para lograrlo.

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