Por qué los silos perjudican a tu empresa y cómo evitarlos

En un contexto empresarial, un silo se define como un departamento, un sistema u otro tipo de proceso que funciona de forma aislada respecto al resto de la empresa. Pero no tiene por qué ser un aislamiento total. Puede darse el caso de que una sola función clave está desconectada del resto de la empresa. Aún así, los silos de cualquier tipo pueden destruir empresas desde dentro como si las estuvieran descomponiendo. Pero no siempre son algo malo. Por ejemplo, un departamento independiente de desarrollo de ideas avanzadas puede beneficiarse de la naturaleza «vallada» de los silos. Sin embargo, en la mayoría de los casos los silos no solo son poco deseables, sino que además son peligrosos para la salud de la empresa. Pueden dificultar el crecimiento porque limitan las acciones de los empleados dentro de la empresa, y también limitan la forma en que el personal reacciona ante las necesidades de los clientes. En un estudio reciente de Econsultancy/IBM se muestra que casi dos tercios de las empresas considera que las estructuras organizativas en silos son una de las principales barreras a las que tienen que enfrentarse al crear una visión conjunta de la experiencia del cliente.

Cómo identificar silos

Identificar un silo de funcionamiento problemático suele ser algo obvio, aunque no siempre es así. Si quieres hacer de detective, aquí tienes algunas pistas e indicios a los que debes estar atento, junto con las posibles soluciones.

Crecimiento rápido de la empresa

• Cuando una empresa crece, especialmente si se trata de un crecimiento rápido, es posible que se incorpore mucho personal. En una situación ideal, cada nuevo empleado pasará por un procedimiento de incorporación que incluirá no solo la bienvenida, sino también el establecimiento de contactos con el resto de la empresa (en particular con el personal directivo). Pero es posible que, por todo tipo de motivos, esto no llegue a suceder.
• Así se generan condiciones favorables para la aparición de silos de funcionamiento, sobre todo si la dirección está ocupada con el crecimiento de la empresa y no puede prestar la atención necesaria.
• Los nuevos empleados no son los culpables de una situación como esta. Probablemente están intentando cumplir con el cometido que se les ha asignado de la manera más efectiva y eficiente posible.
• El problema es que no tienen una perspectiva global de la empresa y, por tanto, el resto de la empresa no se beneficia necesariamente de su trabajo como debería.
• La solución a un problema como este puede ser tan sencilla como revisar las listas de nuevos empleados y asegurarse de que se aplica un procedimiento de incorporación retroactivo, o bien crear plantillas de flujo de trabajo para los empleados nuevos a nivel directivo para que aprendan a adaptarse a las prácticas de la empresa.

Empleados «asentados»

• Es a menudo un solo empleado, especialmente en el nivel de dirección inferior, el posible responsable de la aplicación de silos de funcionamiento por departamentos dentro de una empresa.
• Aunque anteriormente mencionamos que la interacción con nuevos empleados puede ser una causa, es igualmente cierto que se debe analizar la interacción con empleados más antiguos para detectar procesos calcificados o suposiciones que ya no se adaptan a los objetivos de la empresa.
• Por ejemplo, si una empresa ha aumentado de tamaño o tal vez se ha ampliado mediante adquisiciones, es posible que lo que hasta entonces parecía un proceso empresarial idóneo se haya quedado anticuado.
• Vale la pena asegurarse de que a cada empleado se le exige que revise periódicamente sus procesos y metodologías, probablemente como parte de una revisión periódica con su propio gestor.
• A nadie le gusta que se inspeccionen de esta forma sus procesos de trabajo, pero es el motivo por el que muchas empresas fomentan una cultura de exploración e innovación. Esto significa que a nadie le asusta seguir mejorando constantemente, aunque parezca que sus procesos ya están plenamente optimizados.

Comentarios de los empleados

• Una manifestación clave de silos de funcionamiento dentro de la empresa serán aquellos empleados que no pueden acceder a información o que no pueden hacer algo que necesitan. Por eso, detectar la presencia de un silo de funcionamiento puede ser algo tan sencillo como escuchar esas quejas.
• Esto puede hacerse de manera informal, simplemente preguntando al personal, o se podría utilizar un buzón de sugerencias anónimas en el que los empleados puedan plantear constructivamente mejoras para todos los procesos de trabajo.
• También puede pedirse a los gestores que pidan la opinión de los empleados sobre los procesos, con el objetivo explícito de identificar silos de funcionamiento.

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Cómo evitar los silos de funcionamiento

La identificación y la eliminación de silos de funcionamiento son tareas completamente innecesarias si puede evitarse que surjan desde el principio. La creación de una declaración de intenciones dentro de la empresa ha suscitado una desafortunada reacción de cinismo y hartazgo en muchos empleados, pero la cuestión es que sigue siendo vital que todos los empleados sean conscientes de una declaración inequívoca sobre lo que es importante para la empresa y la dirección hacia la que se encaminan. Se trata de una barrera eficaz contra la creación de silos. Por tanto, pedir a los gestores y responsables de departamentos que cotejen sus procesos con la declaración de intenciones puede ser una forma de evitar la aparición de silos de funcionamiento. Sin embargo, otra manera clave de evitar los silos de funcionamiento consiste en utilizar con inteligencia la tecnología de la información y sobre todo garantizar que los datos se transmitan sin restricciones por la empresa.

Por ejemplo, un escenario idóneo sería que los responsables del equipo de ventas pudieran acceder con facilidad a los datos del departamento de fabricación para comprobar los niveles de existencias.

Puede que ya cuentes con sistemas para compartir datos entre departamentos, pero considera hasta qué punto está actualizada la información cuando se comparte, o el grado de facilidad para acceder a esos datos.

Por ejemplo, si el departamento de ventas tiene que solicitar específicamente los datos de fabricación a través de un informe, puede que tarde días, semanas o incluso meses en enviarse y, cuando llegue, los datos siempre estarán obsoletos.

Esto indica que los gestores no cuentan con una buena capacidad de respuesta, y por eso, puede que pierdan oportunidades o no sean capaces de detectar problemas de manera oportuna. Básicamente, el hecho de tener que elaborar informes en respuesta a solicitudes de datos cruciales es una prueba más de la existencia de silos de funcionamiento. Existen algunas pruebas básicas asociadas con la tecnología de la información que, si se aplican en la empresa, dificultarán mucho la creación de silos de funcionamiento.

Cuantos menos sistemas diferenciados, mejor

Aunque es habitual que los distintos departamentos utilicen programas de software basados en sus necesidades, no es aceptable que lo hagan de forma arbitraria simplemente para satisfacer mejor dichas necesidades. Por ejemplo, aunque los departamentos de ventas y marketing puedan utilizar un sistema CRM, existen complementos para los CRM que gestionan el inventario. Debido a que se utiliza la misma plataforma, no se impide el flujo de datos entre ambos departamentos. De hecho, basar toda la tecnología de la empresa en una plataforma única como un sistema CRM o un paquete financiero es una manera poderosa de evitar la aparición de silos.

Uso de la nube

Hoy en día se puede encontrar mucho software en la nube, lo que significa que tanto la aplicación como tus datos están disponibles en línea. Desde un punto de vista operativo, las ventajas de la nube para evitar silos consisten en que los datos se comparten sin dificultades y sin necesidad de acción alguna. De hecho, existirá una versión única de los datos empresariales como en el ejemplo anterior de los sistemas CRM y los complementos asociados. En pocas palabras, como efecto secundario de su funcionamiento, la computación en la nube reduce las posibilidades de que se produzcan silos de funcionamiento desde el principio.