Pros y contras de externalizar los servicios financieros de tu empresa

Conoce en este artículo cómo afecta la externalización de servicios financieros al día a día de los negocios.

• Detrás de un buen asesoramiento financiero, siempre debe haber un liderazgo interno responsable.
• Las diferentes etapas de las empresas pueden reclamar servicios financieros externos distintos.

La externalización de servicios es una práctica muy extendida. En el campo financiero, la computación en la nube, por su ubicuidad, ha aportado fluidez a las relaciones entre asesores y empresas.

No obstante, los servicios financieros externalizados no son un cuerpo inerte separado de la empresa. Su uso cambia con la evolución y circunstancias del negocio, en buena medida porque, en cada fase, priman determinadas ventajas o desventajas de esta práctica. 

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Ventajas de la externalización de servicios financieros

Con la externalización de los servicios financieros, puedes obtener algunas ventajas, como:

• Especialización. Las empresas más pequeñas evitan así tener que tener personal que comparta la dirección financiera con otras funciones. A medida que se va creciendo, incluso cuando se cuenta con un departamento financiero específico, tiene sentido contratar servicios puntuales muy específicos.
• Experiencia. El asesor externo tiene la oportunidad de acompañar a muchas empresas en situaciones semejantes. Eso hace que realice con mucha soltura determinadas acciones críticas para los procesos financieros.
• Reducción de cuellos de botella. Se evitan situaciones de falta de recursos materiales, intangibles o humanos del departamento financiero. No olvides que sus retrasos, errores o mal funcionamiento pueden afectar a cualquier otro departamento del negocio.
• Lucha contra los recursos ociosos. Los despachos externos aportan sus recursos. Puedes contratar servicios más o menos extensos según tus necesidades reales. Sufres menos errores de previsión que puedan llevar a sobredimensionar el departamento financiero. 
• Actualización tecnológica. Los asesores externos deben ser capaces de anticiparse a los cambios tecnológicos. Su organización debe ser más flexible y orientada a las necesidades del campo financiero. Por ello, deben saber valorar la utilidad de distintos tipos de herramientas antes que nadie.
• Credibilidad interna. Los informes financieros externos pueden aportar objetividad. Esto es muy importante cuando diferentes departamentos de la empresa mantienen criterios y prioridades distintas. 

Inconvenientes de la externalización de servicios financieros

También puedes tener algunos inconvenientes, como:

• Pérdida de independencia. Eso se nota de forma especial cuando las características de tu negocio reclaman ciertas prácticas financieras innovadoras. Lo normal es que los asesores te guíen hacia las prácticas estándar en tu sector en inversión, financiación, presupuestación, control, gestión de tesorería, etcétera.
• Menor conocimiento del negocio. El asesor externo puede entender mucho de las finanzas empresariales. Sin embargo, los empleados internos conocen mejor la idiosincrasia del negocio, que es muy importante en la toma de decisiones financieras.
• Desaprovechamiento de la estructura informal. Los asesores externos suelen tener uno o unos pocos interlocutores principales. Sin embargo, sus labores afectan a toda la empresa. El personal interno suele saber mejor cómo tratar con cada persona o área involucrada.
• Posibles dificultades de comunicación. En general, el ‘idioma’ financiero es prolijo en verdades incómodas, difíciles de asimilar. Ese obstáculo se hace más patente cuando los informes proceden de personas que no están impregnadas de la cultura de la organización.
• Posibles problemas de adaptación. A veces, es difícil deslindar lo financiero de lo organizativo. Por muy profesional que sea el criterio del asesor externo, este necesita el apoyo del liderazgo interno. 
• Coste. Hay que estar pendientes de que la calidad del servicio recibido compense la tarifa pagada.

Con frecuencia, el valor del asesoramiento externo depende de la existencia de un liderazgo interno que traduzca los criterios profesionales a la cultura del negocio.

Cómo suele procederse

Al comienzo de su andadura, muchas empresas suelen confiar en asesores financieros externos de tipo genérico. Necesitan profesionales con habilidades mixtas que:

• Pongan al día sus procesos de información contable y financiera.
• Cubran trámites y obligaciones administrativas y bancarias.
• Elaboren informes y presentaciones financieras de uso tanto interno como externo.
• Coordinen los medios de cobro y pago y vigilen la gestión de la tesorería.

A medida que los negocios van madurando y creciendo, suele ser frecuente la incorporación de profesionales a departamentos financieros internos. No obstante, eso no quiere decir que no necesiten asesoramiento financiero externo. Al contrario, es habitual contar con él en momentos muy importantes, como, entre otros:

• Planes de internacionalización.
• Propuestas de adquisición o transmisión de negocios.
• Puesta en marcha de herramientas tecnológicas con impacto en sistemas de información financiera o procesos de cobro o pago.
• Superación de crisis y planes de viabilidad.
• Negociaciones de financiación.

Cómo afecta la externalización de servicios financieros a la gestión de tesorería 

En negocios poco maduros, la externalización de servicios financieros aporta disciplina. Los asesores se aseguran de mantener varios equilibrios en:

• Fuentes de información contable y financiera.
• Disposición de herramientas tecnológicas de gestión de tesorería. Algunas, como Sage XRT, proporcionan de una forma flexible y eficiente toda la funcionalidad y visibilidad que necesitas para sacar el máximo partido a tu liquidez.
• Prácticas de cobro, pago y relación con los bancos.
• La estructura del activo y el pasivo corriente.

En esta fase, lo fundamental es que el negocio funcione y la tesorería no le ponga freno. Más allá de mantener unas rutinas correctas, pueden ser necesarias intervenciones especiales. Por ejemplo, hay que actuar para prevenir o subsanar posibles crisis de tesorería o excesos de liquidez.

A medida que el negocio va madurando, la importancia de la tecnología se redobla. La clave está en que cada cobro o pago genera un doble flujo, no solo de tesorería, sino también de datos. Aquí suelen converger distintos tipos de asesoramiento en distintas materias, como:

• Finanzas y gestión de tesorería.
• Protección de datos.
• Ciberseguridad.
• Medios físicos y tecnológicos de pago.

En empresas medianas y grandes también tiene mucha importancia el manejo de varias monedas. Por ello, suele buscarse asesoramiento para aspectos como:

• La cobertura de los riesgos de tipo de cambio.
• La programación de fechas, procedimientos y cuantías de los flujos de una sede a otra o de una divisa a otra. 

El asesoramiento financiero externo puede ser un buen complemento para tu negocio en cualquier etapa. No obstante, en todas ellas es necesario tener claras las prioridades y liderar internamente la aplicación de los consejos, informes y acciones recibidos.