EDIFACT: Qué es y por qué es clave en la factura electrónica

En este contenido, te explicamos por qué existen los intercambios electrónicos de datos y qué es EDIFACT. Además, te contamos cuál va a ser el papel de este estándar en las nuevas obligaciones de facturación electrónica.

• EDIFACT es un estándar muy útil en el intercambio electrónico de datos para la facturación electrónica.
• Las plataformas privadas y la solución pública jugarán un papel importante en la interoperabilidad de formatos de mensajes de facturación electrónica.

EDIFACT es un término que es posible que te resulte familiar. Representa un formato asentado, entre otros ámbitos, en la comunicación electrónica entre empresas. Tiene muchas aplicaciones y se utiliza a nivel mundial.

COMPARTE ¿Conoces EDIFACT? ¡Toma nota de qué es, para qué sirve y cómo afecta a la facturación electrónica obligatoria en las relaciones B2B!

Ahora bien, es probable que la facturación electrónica obligatoria en el ámbito B2B, cada vez más cercana, ponga más de actualidad a EDIFACT. En todo caso, conviene tener claros algunos conceptos que están relacionados con la forma en la que se transmiten los mensajes en un mundo cada vez más digitalizado.

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¿Qué es un EDI?

Conocido por sus siglas en inglés, EDI (intercambio electrónico de datos) es una forma de estructurar la comunicación electrónica entre un emisor y un destinatario. Piensa que un mismo mensaje puede transmitirse de muchas maneras y lo recomendable es que se dirija en una que puedan comprender todas las partes, incluida la Administración y terceros que puedan tener un interés legítimo.

En cierto modo, es algo parecido a lo que sucede con el lenguaje natural. Para que podamos entendernos, debemos tener algún grado de conocimiento común sobre la lengua del mensaje. 

No obstante, eso no significa que no existan muchas lenguas humanas, cada una con su vocabulario, pronunciación, ordenación y formas de creación de palabras y oraciones, etc. Con el EDI sucede lo mismo, ya que hay diferentes formas de estructurar una comunicación electrónica que pueda catalogarse como EDI. 

Es decir, existen otros formatos que también se usan para el EDI. Como, por ejemplo: EDIFACT.

¿Qué es EDIFACT?

Como hemos explicado antes, EDIFACT es un estándar para el EDI promovido por la Organización de las Naciones Unidas (ONU) y enfocado, primeramente, al comercio. Establece reglas para los mensajes electrónicos que las partes pueden aceptar comúnmente

Este aspecto resulta especialmente relevante, ya que un estándar disminuye considerablemente los costes de la comunicación electrónica:

• No hay que dedicar demasiado tiempo a decidir la estructura de los mensajes. Sin formatos de aceptación general, cualquier EDI tendría que ser pactado de antemano en todas sus condiciones.
• Al ser un formato de uso frecuente, es sencillo y considerablemente más barato establecer herramientas que ayuden a procesar el mensaje. Ten en cuenta que todo EDI es electrónico y, por tanto, interesa mucho no solo que quede constancia de la comunicación (algo que podría hacerse en papel), sino también que sea fácil procesar los datos.
• Con formatos estándar que favorezcan la generación de herramientas de procesamiento que piensan en ellos es mucho más sencilla la automatización. La idea es que tú tienes un programa informático que entiende cómo trabajar con EDIFACT.
• También se reducen los costes relacionados no tanto con el mensaje en sí, sino con los protocolos de transmisión. No solo se pacta un ‘lenguaje’ para facilitar la comunicación, sino que también se introducen los momentos por los que pasará o podrá pasar el EDI.

Además, EDIFACT es un formato que tiene la característica de poder adaptarse a diversas circunstancias. Así, por ejemplo, en la facturación electrónica se ha difundido un tipo de EDIFACT concreto, que está normalizado conforme a una norma ISO, la norma ISO 9735.

EDIFACT es un formato estandarizado de amplia aceptación para el intercambio electrónico de datos.

¿Por qué es importante EDIFACT para la facturación electrónica?

La ley Crea y Crece ha establecido una senda de generalización de la facturación electrónica B2B en España. Para que ello sea posible, es necesario culminar varias etapas técnicas y jurídicas. En ese sentido, una pieza fundamental será el reglamento de desarrollo que aclare muchos aspectos técnicos.

En ese sentido, el proyecto de reglamento incorpora una regulación de la interoperabilidad de formatos de factura electrónica. Ten en cuenta que una cosa es que el mensaje de envío deba ser electrónico y otra que pueda revestir cualquier forma. 

Solo estableciendo un catálogo de posibilidades se garantiza que lo remitido por el emisor de la factura sea legible y tratable con facilidad por el destinatario e, incluso, por la propia Administración. 

El futuro de las facturas electrónicas B2B

De aquí en adelante, se vaticina que los mensajes de las facturas electrónicas B2B deban cumplir con una norma denominada EN 16931. Eso puede cumplirse con diferentes sintaxis, una de las cuales es EDIFACT. 

De todos modos, está previsto que pueda haber otros formatos, entre los que se incluirían XML, UBL y Facturae. Incluso se abre la puerta de que una orden ministerial pueda añadir nuevos formatos más innovadores o adaptados a un sector determinado.

Es por esto que surge la cuestión de cómo una factura que el emisor remite en un formato determinado puede ser recibida por el destinatario en otro formato igualmente válido. 

La respuesta viene de la mano de la solución pública y las plataformas, que estarán obligadas a la transformación del mensaje de un formato a otro. Además, deberán preservar la autenticidad del origen del mensaje y la integridad de su contenido.

En conclusión, cuando se piense en facturación, cada vez más no solo habrá que pensar en el contenido de la factura. Uno de los aspectos más relevantes es el del formato electrónico del mensaje que transmite la factura. EDIFACT es uno de los estándares que hacen posible un flujo de datos ordenado y útil para las diferentes partes.