Algunos profesionales y autónomos utilizan diferentes modelos de facturas que generan manualmente con plantillas, en lugar de un software profesional de facturación.
- Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los modelos de factura y te dejamos algunas plantillas.
- Conoce los cambios normativos con relación a la emisión de facturas que afectan a aquellos que utilizan modelos de facturas generados de forma manual.
Las facturas son documentos esenciales para registrar las transacciones comerciales de las empresas y autónomos. Pero no solo eso, además son el soporte necesario para poder cumplir con sus obligaciones contables y fiscales.
Para muchos pequeños empresarios y autónomos, la creación de facturas puede resultar una tarea tediosa y compleja. Sin embargo, no son pocos los que hacen esta tarea más tortuosa al utilizar diferentes modelos de facturas en formato Word, Excel o PDF. Esta forma de proceder dificulta notablemente la llevanza de la contabilidad y la presentación de declaraciones tributarias como el IVA.
La próxima entrada en vigor de la obligación de emitir facturas electrónicas entre empresas limitará la utilización de las plantillas de modelos de facturas en formato papel.
En este artículo, te explicamos los diferentes tipos de facturas que te puedes encontrar y te proporcionaremos varios modelos de factura descargables. Además, te informaremos sobre los cambios normativos que afectarán a la facturación tradicional y la importancia de adaptarse a la factura electrónica para evitar sanciones.
CONTENIDO DEL POST
¿Qué es un modelo de factura?
Un modelo de factura es una plantilla prediseñada que facilita la creación de facturas con los datos obligatorios y en diferentes formatos. Estos modelos suelen incluir campos específicos para la información del emisor, el receptor, los productos o servicios prestados, los precios, los impuestos y el total de la factura.
- Una aplicación de contabilidad y gestión puede permitir la generación de diferentes modelos de facturas a gusto del usuario.
- Los empresarios o autónomos que no utilizan un software de gestión profesional pueden recurrir a la utilización de plantillas con diferentes modelos de facturas. Estas plantillas pueden ser de diseño propio o pueden ser descargadas de Internet. Si es este tu caso, te facilitamos algunos modelos de factura.
¿Cómo convertir a formato PDF tu factura creada en Word o Excel?
Para crear facturas sin utilizar un software de facturación y contabilidad se suelen utilizar las siguientes aplicaciones:
- Microsoft: Word y Excel
- LibreOffice: Writer y Calc.
Pero para evitar posibles manipulaciones en las facturas se suelen pasar a formato PDF.
Traspasar estos modelos de facturas al formato PDF es muy sencillo. Simplemente hay que darle al botón imprimir, pero en lugar de elegir la impresora que tengamos por defecto, se debe elegir la impresión a PDF y luego guardar el archivo generado.
Los modelos de factura en PDF son muy utilizados para enviar facturas electrónicamente.
¡Atención a los nuevos cambios normativos en la facturación! La llegada de la factura electrónica transforma cómo gestionamos nuestras facturas. Es el momento de adaptarse y aprovechar los beneficios de la digitalización.
Modelos de factura según la Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria establece una serie de normas y requisitos para la emisión de facturas, asegurando así la correcta tributación y control fiscal. Estos modelos de factura incluyen todos los elementos obligatorios que deben estar presentes para ser considerados válidos ante la ley. Determina los siguientes tipos de facturas:
Factura simplificada
La factura simplificada sustituye a los antiguos tickets de caja y se puede emitir en determinados supuestos, como en el caso de facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido) o facturas rectificativas. También se puede emitir en determinadas operaciones, siempre y cuando no superen el importe de 3.000€. Sería el caso de las ventas al por menor a particulares, transporte de persones, aparcamiento de vehículos, autopistas de peaje, etc.
No se podrá expedir factura simplificada en determinados supuestos, como en el caso de las entregas intracomunitarias de bienes.
Para poder deducir el IVA con una factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente los siguientes datos:
- NIF del destinatario y domicilio.
- Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.
Factura completa
En la factura completa figuran todos los datos personales del emisor y del receptor de la factura. Además, también se refleja el detalle y el importe de los bienes vendidos o de los servicios prestados y el desglose del IVA o retención si la hubiera. También consta el número y la fecha de la factura
Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura deberán emitir una factura completa.
Dentro de las facturas completas podemos incluir algunos subtipos:
- Factura recapitulativa: se utiliza para resumir varias facturas emitidas a un mismo cliente durante un período determinado.
- Factura proforma: sería una mezcla de presupuesto y factura. Sería como quedaría exactamente la factura si llegará a emitirse. Es un formato de factura sin validez fiscal, que no se registran en la contabilidad de la empresa. Este tipo de facturas es habitual en operaciones de comercio internacional.
Factura rectificativa
Se debe emitir una factura rectificativa cuando una factura no cumple los requisitos establecidos en el Reglamento de Facturación, si debe modificarse la BI del IVA, o las cuotas de IVA repercutidas se hubieran determinado incorrectamente.
Una factura podrá rectificarse antes de que transcurran 4 años desde el devengo del impuesto, o desde que se produjeron las circunstancias que determinaron la modificación de la BI.
En las facturas o documentos rectificativos debe reflejarse tal condición y la causa que motiva la rectificación, así como los datos identificativos de la factura o documento rectificado. Las facturas que se expidan en sustitución o canje de facturas simplificadas expedidas con anterioridad no tendrán la condición de rectificativas.
Ejemplos de modelos de factura descargables
Para facilitarte la creación de tus facturas, te ofrecemos a continuación algunos ejemplos de modelos de facturas descargables en diferentes formatos:
- Modelos de factura en Excel
Los modelos de factura en Excel son una opción muy popular debido a su flexibilidad y facilidad de uso. Estos modelos permiten personalizar fácilmente los campos y fórmulas para ajustarse a las necesidades específicas de cada negocio.
Este modelo incluye los campos esenciales: datos del vendedor y comprador, descripción del producto o servicio, cantidad, precio unitario, impuestos, IRPF y total.
Puedes utilizar esta plantilla para hacer facturas con saldo positivo o negativo y en ella puedes incluir diferentes tipos de IVA y retenciones, realizando los cálculos automáticamente.
[Descarga de modelo de factura ordinaria en Excel] (URL modelo factura Excel)
- Modelos de factura en Word
Los modelos de factura en Word son preferidos por aquellos que buscan una mayor estética y presentación visual. Son fáciles de editar y personalizar con el logotipo de la empresa.
Este diseño incluye todos los campos básicos, pero no se pueden incluir fórmulas para el cálculo automático de subtotales e impuestos.
[Descarga de Modelo de factura simplificada en Word] (URL modelo factura Word)
- Modelos de factura en PDF
Los modelos de factura en PDF son muy utilizados para enviar facturas electrónicamente sin que se alteren. Aunque no son editables de manera sencilla, aseguran que el formato se mantenga intacto.
Descárgate la siguiente factura en formato PDF. Esta factura es una factura del Régimen Especial de Bienes Usados (REBU), por lo que no se desglosa la cuota de IVA y se incluye la leyenda obligatoria con relación a este tipo de operaciones que puedes generar de forma automática con Sage 50.
[Descarga de modelo de factura sujeta a REBU en PDF](URL modelo factura PDF)
Cambios normativos en la facturación: la llegada de la factura electrónica
Una de las recientes novedades legales en materia de factura electrónica se refiere a la publicación del Real Decreto 1007/2023, más conocido como Reglamento Verifactu. Este reglamento, que entrará en vigor el 1 de julio de 2025, establece un nuevo sistema de facturación electrónica para que se garantice, entre otras cosas, la inalterabilidad de las facturas y de los registros de facturación.
Además, la próxima obligatoriedad del uso de la factura electrónica entre empresas, que emana de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece, entrará en vigor gradualmente cuando se publique su Reglamento. Su publicación debería realizarse este año.
Las nuevas normas de facturación
Es importante destacar que, con la entrada en vigor de las nuevas normas de facturación, los modelos de factura tradicionales en papel, como los que te hemos mostrado en este artículo, dejarán de ser válidos.
También se verá afectada la forma en que se registran en la contabilidad las facturas recibidas ya que, al recibirse en formato electrónico, los programas contables deberán facilitar su incorporación a la contabilidad de forma automatizada.
La facturación electrónica y los programas de facturación ya están mejorando sustancialmente el proceso de facturación con respecto a la factura tradicional en formato papel, por lo que deberías ir abandonando las plantillas de generación manual de facturas.
Los modelos de factura en Excel, Word y PDF han sido durante mucho tiempo herramientas útiles para los pequeños empresarios y autónomos. Sin embargo, con la inminente obligatoriedad de la factura electrónica, es crucial que las empresas se adapten a los nuevos requerimientos normativos para asegurar la validez de sus facturas y optimizar sus procesos de facturación.
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