¿Qué es la fecha de emisión en una factura?

La fecha de emisión de una factura es un dato importante que debe ser registrado correctamente para cumplir con las obligaciones fiscales y contables. Te contamos qué es y por qué es tan relevante.

• No hay que olvidar que la fecha de emisión forma parte del contenido de las facturas.
• Para entender el recorrido que hacen los clientes es muy importante seguir las fechas en las que sucede cada acción.

La fecha de emisión de una factura es un detalle que tiene más importancia de la que aparenta. Comprender bien qué es y qué significa la fecha de emisión de una factura es, de hecho, un requisito para tener las cuentas y los impuestos en orden.

En realidad, no se trata solo de cumplir con una obligación de facturación o, por extensión, del IVA. Todo en la contabilidad y los impuestos debe cuadrar en el momento adecuado. De lo contrario, podrías mover tus ingresos, gastos y tus deudas tributarias al momento que deseases y la realidad no es así.

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¿Qué es la fecha de emisión de una factura?

Aunque el término fecha de emisión haya hecho fortuna en el hablar coloquial, no sucede lo mismo con las normas. En general, lo suyo es que las leyes y reglamentos fiscales denominen expedición a lo que suele llamarse emisión. 

En ese sentido, podemos entender que la fecha de emisión es la de su creación. Lo habitual es que coincida con el momento de la entrega o remisión de la factura a su destinatario. 

¿Qué significa la fecha de emisión de una factura?

Aunque pueda tener varias repercusiones, las principales son las siguientes:

• Fijar una fecha de emisión puede tener consecuencias en el valor probatorio del documento. Esa fecha debe ponerse, no obstante, en relación con otros medios de prueba.
• Desde el punto de vista fiscal, puede condicionar cuándo se pagan los impuestos, y cuándo deben cumplirse obligaciones formales y qué normas se aplican. Hay que considerar que suele coincidir el momento del devengo de los impuestos con la fecha de emisión de las facturas. 
• Desde el punto de vista contable, repercutirá en los períodos en los que se contabilizan los hechos.

La fecha de emisión es uno de los elementos de contenido obligatorio tanto en facturas completas como en simplificadas.

¿En qué momento hay que emitir una factura?

El reglamento te da los cuatro casos más habituales que marcan la fecha de emisión de una factura:

1. En el momento de realizarse la operación.
2. Si el destinatario es otro empresario o profesional que actúa como tal, entonces el plazo se extiende hasta el día 16 del mes siguiente al del devengo del IVA. Recuerda que lo más habitual es que el IVA se devengue cuando se pongan los bienes a disposición del adquirente o se preste el servicio.
3. En determinadas entregas intracomunitarias, el plazo llega hasta el 16 del mes siguiente a haberse iniciado la expedición o el transporte con destino al adquirente.
4. Para los sujetos al régimen de caja del IVA, la norma general también es facturar en el momento de realizar la operación. No obstante, cuando el destinatario es empresario o profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a la realización de la operación. En este caso, no importa si el IVA se ha devengado antes o después.

Ejemplos según el tipo de factura

Hay muchos tipos de facturas, pero los siguientes ejemplos pueden ilustrarte sobre la dinámica de la fecha de emisión:

• Cuando tu cliente es un particular, lo normal será que en el mismo momento de realizar la operación le emitas y entregues la factura. 
• No obstante, puede haber prestaciones que tienen un carácter continuado o repetitivo. Entonces, incluso aunque tu cliente sea particular, puede que te interese unificar la documentación de las operaciones en una única factura recapitulativa. El reglamento de facturación te permite hacerlo una vez cada mes. En ese caso, hay dos situaciones:
  •  Si tu cliente es un empresario o profesional, tendrás hasta el día 16 del mes siguiente a la realización de las operaciones. 
  • En caso contrario (cuando se la emites a un particular, por ejemplo) deberás hacerlo el último día del mes.
• Otro ejemplo frecuente son las facturas rectificativas. Debes emitirlas tan pronto conozcas las circunstancias que obligan a emitir la factura rectificativa.

La contabilidad y la fecha de emisión de una factura

El momento de registrar un ingreso por ventas o prestaciones de servicios viene marcado por la transferencia del control. Este criterio es, a grandes rasgos, semejante al que, en general, se emplea en la facturación. No obstante, puede haber pequeñas diferencias:

• Cuando tu cliente es un empresario o profesional, dispones hasta el 16 del mes siguiente para emitirle la factura. Sin embargo, si ya has transferido el control del bien o el servicio, tendrá que quedar registrado en tus cuentas de esa fecha. Ello no quiere decir que, si no tienes los datos, tengas que hacer el asiento el mismo día. Puedes esperar a contar con la factura, pero la fecha del asiento puede no coincidir con la de emisión de la factura.
• Si estás acogido al régimen de caja del IVA y tienes una operación con pago aplazado, se retrasa el devengo del impuesto, pero no la factura. Debes emitirla antes del 16 del mes siguiente a la realización de la operación. Y te pasará lo mismo que en el caso general. Aunque tengas esos días para emitir la factura, la fecha del asiento contable será la de la transferencia del control.

La repercusión fiscal de la fecha de emisión de una factura

En principio, puede parecer que situar unos días antes o después una factura puede tener poca importancia. Sin embargo, eso puede hacer variar el período en el que una operación afecta a un impuesto.

En general, en el IRPF y el impuesto sobre sociedades, la regla habitual sería seguir el criterio contable con las variaciones que marcan las normas de estos tributos. Como hemos visto, la contabilidad marca una fecha para reconocer el ingreso semejante a la de facturación, pero ambas no son idénticas.

Es por ello por lo que el reglamento que regula las obligaciones de facturación obliga a señalar tres fechas en cada factura:

• La fecha de expedición, también llamada fecha de emisión.
• El día en que se han efectuado las operaciones. Por lo general, suele ser la fecha en la que se ha transferido el control de los bienes o servicios. Por tanto, suele marcar en qué período entra para la liquidación del IRPF o sociedades.
• La fecha de realización del pago anticipado. Esto es importante en el IVA, ya que, si cobras por adelantado, en ese momento se devenga el IVA.

La importancia del dato en la toma de decisiones

Todas esas fechas antes citadas tienen una repercusión que trasciende la importancia del cumplimiento de una obligación fiscal o mercantil. Más allá de eso, junto con otras, como la de vencimiento o la de cobro efectivo, sitúan datos clave sobre el calendario de las operaciones. 

Con las técnicas modernas de análisis puedes cruzar muchos datos. Puedes saber, por ejemplo, qué perfiles te han comprado en una fecha o cuánto tardan en pagarte. Por eso, hoy cobra un sentido especial disponer de herramientas que, como Sage 50, integran la información contable con la gestión comercial.

Tener bien anotadas todas las fechas ayuda, por tanto, a comprender todo el recorrido del cliente. Las que aporta la facturación, además, te sirven para controlar mejor tus cuentas, impuestos y tesorería.