La representación en el envío de ficheros de facturas emitidas a la AEAT
Cómo la nueva normativa regula la representación de terceros en el envío de registros de facturación a la AEAT.
En esta entrega de la serie de artículos de la campaña «Get Ready. La nueva factura», y como parte del equipo de Legal Changes Ambassadors de Sage, te explico cómo la nueva normativa regula la representación ante la Agencia Tributaria en el envío de registros de facturación y qué requisitos debes cumplir para garantizar la validez de este proceso.
- En este artículo, abordamos los cambios introducidos por la nueva normativa sobre la representación en el envío de registros de facturación a la Agencia Tributaria.
- A medida que se acerca la implementación de estos requisitos, es esencial entender los pasos que deben seguir los empresarios y profesionales para cumplir con la ley y evitar inconvenientes.
La Resolución publicada en el BOE el 31 de diciembre de 2024, conocida como Convenio 17, introduce un marco normativo que regula la acreditación de la representación de terceros en el proceso de envío de registros de facturación.
En términos simples, esto significa que las personas o empresas que necesiten enviar estos registros a la AEAT en nombre de otra persona deben cumplir con una serie de requisitos formales para garantizar la validez de su actuación.
Esta normativa está vinculada con el Real Decreto 1007/2023, que establece los estándares técnicos que deben cumplir los programas de facturación utilizados por los empresarios y profesionales. Recuerda que este es el conocido como Reglamento Verifactu.
La intención detrás de esta regulación es asegurar que todas las facturas emitidas mantengan una trazabilidad, sean fácilmente verificables y no puedan ser alteradas posteriormente. Además, la Orden HAC/1177/2024 complementa esta normativa al permitir que los registros puedan ser enviados no solo por el contribuyente, sino también por un tercero que actúe en su representación ante la Agencia Tributaria, siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos.
CONTENIDO DEL POST
Tipos de representación ante la Agencia Tributaria y su colaboración
Cuando una persona o empresa necesita que otra actúe en su nombre ante la Agencia Tributaria, es fundamental acreditar esa representación de forma legal.
Según el artículo 46.2 de la Ley General Tributaria, esta representación debe documentarse adecuadamente a través de documentos aprobados por la Administración. Para ello, se han diseñado modelos específicos que regulan quién puede actuar en nombre y por cuenta de quién.
Los tipos de representación que se establecen en la normativa son:
- Representación de un empresario o profesional a una empresa proveedora de software de facturación.
- Representación de un empresario o profesional a un asesor fiscal o profesional tributario.
- Representación de un asesor fiscal o profesional tributario a una empresa proveedora de software.
Estos modelos garantizan que solo las personas autorizadas pueden enviar los registros de facturación en nombre de los empresarios y profesionales.
Un ejemplo práctico: si usamos un programa de software para emitir facturas y este aplica opción Verifactu, debemos firmar una representación entre la empresa y la casa de software que legitime la cesión de datos a la AEAT.
A continuación, te dejo el acceso directo al contenido completo de la norma para que puedas descargar los 3 tipos de representaciones descritas.
¡COMPARTE! La representación ante la Agencia Tributaria es clave para cumplir con los nuevos estándares de facturación. ¡Asegúrate de conocer los procedimientos!
Procedimiento y responsabilidades en la representación tributaria
Para poder emitir esos registros de facturación, es imprescindible cumplir con ciertos procedimientos:
En primer lugar, la persona o empresa que actúe en nombre de otro debe registrarse y contar con la documentación adecuada que demuestre dicha autorización.
Esta autorización la puede solicitar en cualquier momento la Agencia Tributaria, por lo que los presentadores deben conservarla y tenerla a disposición por si fuera necesario demostrar ante un tercero su validez.
Es importante aclarar que la representación concedida se limita exclusivamente al envío de registros de facturación. Es decir, no otorga ningún otro tipo de autorización para actuar en nombre del empresario o profesional en otros trámites fiscales.
Además, en caso de que la documentación de representación ante la Agencia Tributaria no cumpla con los requisitos o esté incompleta, la normativa permite un plazo de diez días para subsanar los errores y presentar la documentación correcta.
Seguridad y protección de datos
El uso de datos personales en este proceso está sujeto a normativas de privacidad y seguridad. Tanto la Agencia Tributaria como los proveedores de software y asesores fiscales deben asegurarse de que la información de los contribuyentes se maneje de acuerdo con las leyes de protección de datos vigentes.
Específicamente, se deben cumplir las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de Derechos Digitales en España.
Esto implica que cualquier persona o entidad que maneje estos datos debe contar con sistemas adecuados de seguridad para evitar filtraciones o usos indebidos de la información. Además, los contribuyentes deben ser informados sobre cómo se utilizarán sus datos y deben dar su consentimiento cuando sea necesario.
Implementación y plazos
Esta normativa entró en vigor inmediatamente después de su publicación en el BOE. A partir de ese momento, todas las personas y empresas que requieran enviar registros de facturación en nombre de terceros deben asegurarse de cumplir con las nuevas disposiciones.
Para muchos empresarios y profesionales, esto significa que:
- deben revisar sus sistemas de facturación;
- y, si es necesario, actualizar sus procesos para cumplir con los nuevos requisitos.
- También es fundamental que aquellos que deleguen esta función en terceros verifiquen que la representación esté correctamente documentada y cumpla con los estándares establecidos por la Agencia Tributaria.
No obstante, cabe destacar que los plazos aún no han empezado. La utilización del sistema informático de facturación que cumpla todos los estándares normativos entrará en vigor:
- el 1 de enero de 2026 para contribuyentes del impuesto sobre sociedades;
- y el 1 de julio de 2026 para el resto de las contribuyentes.
A modo de conclusión, esta norma busca garantizar que la facturación electrónica sea más segura, transparente y que permita verificar los registros realizados. Al estandarizar el proceso de acreditación de representación, se pretende evitar fraudes y errores administrativos, además de facilitar la gestión tributaria tanto para la AEAT como para los contribuyentes y sus representantes.
La implementación de estos requisitos supone un cambio importante en la forma en que los empresarios y profesionales manejan sus registros de facturación. Es por ello por lo que resulta crucial que todos los involucrados estén bien informados y preparados para adaptarse a estas nuevas exigencias.
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